Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как исправить неточности и ошибки в трудовой книжке». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Фиктивной будет запись о том, что работник трудился в компании, хотя на самом деле это не так. Бывает, так «оформляют» родственников. Это обман государства, так как человек не работает, но получает стаж для пенсии, если при этом работодатель сдает персонифицированную отчетность и форму СЗВ-ТД.
Как вносить изменения в трудовую книжку
Ошибка при первичном заполнении. До 1 января 2021 года если работодатели начинали заполнять титульный лист трудовой книжки и допускали ошибку, то запись не исправляли. Испорченный бланк трудовой необходимо было списать и уничтожить по акту, а работнику завести другую книжку.
С 2021 года тем, кто впервые устраивается на работу, трудовые в виде серо-зеленой книжки вообще не заводят. Поэтому такие ошибки если и случаются, то в форме СЗВ-ТД, которую подают в том числе при приеме на работу. Чтобы их исправить, нужно подать корректирующую форму.
Исправления на титульном листе. На титульном листе трудовой книжки можно исправлять и дополнять ранее внесенную информацию.
Бывает, что работник меняет фамилию, например при вступлении в брак или при разводе. Тогда сотрудник, ответственный за ведение трудовых, зачеркивает одной чертой прежнюю фамилию. При этом зачеркнутая фамилия должна остаться читаемой.
Сверху, снизу или рядом на той же строке нужно написать новую фамилию работника. А, например, в трудовых книжках образца 1974 года, которые до сих пор в ходу, есть пустая строка для новой фамилии.
На внутренней стороне обложки делают ссылку на документы, которые послужили основанием для смены фамилии: паспорт, свидетельство о браке, разводе, перемене имени и т. д. Текст заверяют подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью, если она используется в организации.
Запись в строке «Образование» работодатель делает на основании документов об образовании. Это, например, аттестат о среднем общем образовании, диплом бакалавра и др. В зависимости от того, какое учебное заведение окончил сотрудник, указывают уровень образования: среднее общее, высшее и др.
Когда работник получает новый уровень образования — например, после техникума оканчивает университет — сведения об образовании в трудовой книжке нужно дополнить. При этом ранее внесенные записи работодатель не зачеркивает, а новую информацию указывает через запятую.
Если в строке «Образование» не осталось места для новых сведений, то их указывают в этой же строке выше предыдущей записи.
На внутренней стороне обложки трудовой книжки обычно не делают ссылку на документ, который подтверждает изменение уровня образования.
Бывает, что исправления в трудовой книжке делают неправильно: например, на титульном листе в строке «Образование» зачеркивают запись о первом образовании, а потом указывают образование следующего уровня. В этом случае менять ничего не нужно. Хотя изменение сведений об образовании оформлено неверно, такая ошибка не влияет на действительность стажа и всей трудовой книжки.
А вот если ФИО или дата рождения работника на титульном листе не совпадают с паспортными данными, то это серьезная проблема. Получается, что формально трудовая книжка не принадлежит этому человеку.
Что делать в такой ситуации, порядок ведения трудовых книжек не разъясняет. Но это может повлечь для работника серьезные последствия: например, ПФР не примет книжку, ссылаясь на то, что она принадлежит другому лицу.
Тут есть несколько вариантов действий со стороны работодателя:
не принять трудовую книжку и посоветовать кандидату обратиться к тому работодателю, который ее оформил. Он внесет исправления по аналогии с изменением фамилии;
внести исправления самостоятельно, предварительно получив от прежнего работодателя документ об ошибке;
завести работнику по его заявлению новую трудовую. Но в этом случае ошибка в старой трудовой книжке останется неисправленной, и в дальнейшем у сотрудника могут возникнуть проблемы при назначении пенсии.
Исправление сведений о работе. В отличие от титульного листа, при исправлении записи в разделе «Сведения о работе» нельзя ничего зачеркивать.
Вот, например, как нужно исправлять неверную запись о приеме на работу:
После последней записи указать следующий порядковый номер и текущую дату записи.
В 3-й графе написать: «Запись за номером таким-то недействительна». И внести правильную запись.
В 4-й графе повторно указать дату и номер приказа или другого решения, запись из которого ранее неправильно внесли в трудовую книжку. Либо написать дату и номер приказа или решения, на основании которого делается верная запись.
Все исправления должны точно соответствовать документам, на основании которых они вносятся. В качестве исключения принимаются свидетельские показания, если есть судебное решение и если работодатель массово утратил трудовые книжки сотрудников из-за чрезвычайных ситуаций.
В таком же порядке признаются недействительными записи о переводе на другую постоянную работу и об увольнении. Это необходимо, в том числе если суд признал незаконными перевод или увольнение.
Когда сотрудника восстанавливают на прежней работе, необходимо сделать такую запись: «Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе». Если меняют формулировку основания увольнения — «Запись за номером таким-то недействительна, уволен по собственному желанию» — указывается новое основание увольнения. В 4-й графе нужно сделать ссылку на приказ или решение, которым работодатель восстановил сотрудника на работе или изменил формулировку причины увольнения.
Если в трудовой книжке есть запись об увольнении, впоследствии признанная недействительной, работник вправе вместо исправления записи потребовать, чтобы ему оформили дубликат трудовой книжки.
Если запись о признании недействительной записи вносится в период работы сотрудника, то заверять ее не нужно. Подпись ответственного и печать при наличии ставится только после записи об увольнении.
Исправление дат. Во всех разделах трудовой книжки даты записывают арабскими цифрами: число и месяц — двузначными, год — четырехзначными. Например, 01.09.2021, а не 1 сентября 2021 года.
Если месяц указан прописью, но сама дата правильная, исправлять ее не нужно. Если дата неверная — например, не тот месяц или год — то ее исправляют в том же порядке, что и другие неверные записи. То есть запись, где допущена неточность, признают недействительной, а затем вносят корректную с правильными датами.
Исправление реквизитов. В трудовой книжке нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен». Нужно ли исправлять подобные сокращения, порядок ведения трудовых книжек не разъясняет. Поэтому надо исходить из того, понятен ли смысл записи.
Некорректные реквизиты, например неправильные номера приказов, исправляют так же, как другие неверные записи.
Ошибки в сведениях о награждении. Наиболее частая ошибка в сведениях о награждении — внесение в раздел о них записей о работе. Такие записи необходимо признать недействительными и перенести в раздел «Сведения о работе» или во вкладыш к трудовой книжке, если в разделе о работе закончилось место.
В целом неверные и неточные записи в разделе «Сведения о награждении» исправляют в том же порядке, что и в разделе «Сведения о работе»:
После последней записи раздела «Сведения о награждении» нужно указать следующий порядковый номер, дату внесения записи, а в графе 3 сделать запись: «Запись за номером таким-то недействительна».
В разделе «Сведения о работе» сделать правильную запись.
Если записи вносят во вкладыш, нумерация продолжает записи из раздела «Сведения о работе».
Ошибки в названии организации. Порядок исправления ошибок в наименовании работодателя не определен. Проблема в том, что такая запись не нумеруется, поэтому стандартная формулировка тут не подходит.
Ошибки во вкладыше. Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, делают вкладыш, который работодатель оформляет и ведет в том же порядке, что и саму книжку. Вкладыш без трудовой недействителен.
Как сделать запись об увольнении
Правила внесения записи об увольнении сотрудников прописаны в инструкции из постановления Минтруда № 69 от 10 октября 2003 года (далее инструкция № 69). Они таковы:
- в графе 1 ставится порядковый номер записи;
- в графе 2 — дата увольнения;
- в графе 3 делается запись об увольнении с указанием причины;
- в графе 4 дается ссылка на основание (приказ об увольнении).
Основной вопрос, который обычно заботит специалистов кадрового дела в связи с этим — с какой формулировкой нужно вносить запись об увольнении? Правильно писать «уволен» или «трудовой договор расторгнут»?
Если обратиться к инструкции № 69, то сложится впечатление, что правильно применять формулировку «уволен». Именно такие примеры приводятся в пункте 5 инструкции:
- уволен по сокращению штата;
- уволен в связи с ликвидацией;
- уволен по собственному желанию;
- уволен в связи с неизбранием на должность и так далее.
Однако опираться на формулировки, данные в инструкции, было бы неправильно, и вот почему. Дело в том, что этот документ был принят еще в 2003 году и с тех пор практически не менялся. Уже давно Минтруд работает над новыми правилами ведения трудовых книжек, и, видимо, именно поэтому не спешит обновлять старое постановление.
Между тем инструкция № 69 входит в противоречие с правилами статьи 84.1 Трудового кодекса. Эта норма требует, чтобы в записи об увольнении делалась ссылка не только на статью закона и пункт, на основании которого сотрудник увольняется, но также и на часть, то есть на конкретный абзац. Однако в действующий инструкции № 69 в качестве примера приводятся записи, в которых отсутствуют ссылки на часть статьи (идет указание только на ее номер и пункт). Получается, что если работодатель укажет в трудовой книжке формулировки из инструкции, правила ТК РФ будут нарушены.
Как же быть в такой ситуации? Ответ дается в упомянутой статье 84.1 ТК РФ. Ее пункт 5 требует, чтобы запись о причинах и основаниях увольнения производилась в точном соответствии с Трудовым кодексом или иным законном, на основании которого это увольнение производится. Поэтому здесь применяется правило из юридической практики, суть которого в следующем: если 2 нормативных акта вступают в противоречие, то применяются нормы из вышестоящего документа. В данном случае это Трудовой кодекс.
Таким образом, получается, что более корректной будет запись о расторжении или прекращении трудового договора. Причем между этими двумя выражениями есть вполне конкретная разница, и заключается она в следующем:
- если на окончание трудовых взаимоотношений есть инициатива работника или работодателя, то имеет место расторжение договора;
- если такой инициативы нет, то есть трудовые отношения прекращаются из-за независящих от сторон обстоятельств, то идет речь о прекращении трудового договора (например, статьи 83, 79 ТК РФ).
Внесение исправлений в трудовую книжку: общие правила
Важно! С 01.09.2021 правила ведения трудовых книжек утверждены приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н (далее Правила). А трудовые книжки нового образца нужно применять с 01.01.2023. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками старого образца, читайте здесь.
В трудовой книжке содержатся как личные сведения о ее владельце, которые приводятся на титульном листе, так и информация, касающаяся его профессионального пути и полученных награждений, которая вносится в 2 соответствующих раздела.
Подробнее о том, как корректно внести в книжку указанную информацию, см. в статье «Инструкция по заполнению трудовых книжек».
Законодатель определил 3 возможных способа исправления записей в трудовой книжке:
В 2021 году указанный порядок изменений не претерпел, поэтому ответ на вопрос, как исправить ошибку в трудовой книжке, по-прежнему зависит от того, в каком именно разделе книжки была допущена неточность/ошибка.
Изменения и исправления в трудовой: как правильно делать
В соответствии с разделом III Постановления Правительства № 225, работодатель может исправить:
Главное правило кадровика при исправлении ошибочно внесенных сведений — никаких зачеркиваний. Это допустимо только при исправлении неверной информации на титульном листе. В остальных случаях изменения вносятся путем признания определенных записей неточными и внесения правильных. При этом новые данные должны быть заверены подписью ответственного лица и, при наличии, печатью организации или кадровой службы.
В п. 1.2 Постановления Минтруда России № 69 уточняется, как именно надо вносить поправки. Вот примерный алгоритм:
Обратите внимание: этот алгоритм актуален для корректировки сведений не только трудовых, но и вкладышей к ним.
Как выполняется запись
Если возникла необходимость зафиксировать данные сотрудника предыдущим или «старым» числом, то это можно сделать таким образом:
- если дата изготовления трудовой книжки является более поздней, чем записи в ней, то в таком случае имеет место регистрация новой книжки;
- если титульная страничка содержит неверную дату его рождения, то в таком случае специалисты рекомендуют зачеркнуть неверную дату тонкой линией так, чтобы просматривалась предыдущая запись, а сверху исправлений указать верную дату;
- если человек работает по совместительству, то в таком случае несложно ответить, можно ли внести запись в трудовую книжку задним числом, поскольку есть два варианта:
- нельзя, пока работник работает на предприятии только по совместительству и работодатель не может внести какую-либо информацию в учетный регистр – трудовую книжку работника;
- можно, если сотрудник уволился с предыдущего постоянного места работы и сменил место по совместительству на постоянное.
Если вы не уверены окончательно в том, как поступить в подобных ситуациях, то лучше обратиться к юристу.
Когда возможны пропуски записей в документе
Самыми распространенными являются следующие ошибки:
- неправильное указание на титульной странице ФИО работника или личных данных;
- отсутствие печати на титульном листе;
- внесение недостоверной информации относительно совместительства работника и вообще хранение книжки на дополнительном месте работы;
- неправильное указание квалификации и специализации работника, его должности на предприятии;
- отсутствие или неточная дата приема на работу;
- отсутствие информации относительно перевода работника;
- несоответствующее оформление вкладышей.
Совет: работник должен проявлять бдительность, понимать, что трудовую заполняет обычный человек и проверять достоверность указания особенно личных данных.
Важно: каждая из перечисленных ошибок должна исправляться согласно инструкции в индивидуальном порядке.
Внесение пропущенной записи в трудовую книжку
Об этом сказано в пункте 26 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Изменение фамилии, имени, отчества, даты рождения Как изменить в трудовой книжке фамилию (имя, отчество, дату рождения) сотрудника Изменения в данные трудовой книжки о фамилии, имени, отчестве, дате рождения сотрудника внесите в следующем порядке. Прежнюю запись аккуратно зачеркните одной чертой, а сверху (снизу, либо на той же строке, где есть место) запишите новые сведения. Зачеркнутая запись должна легко читаться. На внутренней стороне обложки трудовой книжки сделайте пояснение со ссылкой на документы, на основании которых были внесены изменения, с указанием их номеров и дат. Текст пояснения заверьте печатью организации (кадровой службы, если у нее есть своя печать) и подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек.
Особенности заполнения трудовой книжки
Важно знать, куда обратиться, если нет записи в трудовой книжке о приёме и увольнении. Нужно направиться к бывшему работодателю с письменным заявлением о дополнении послужного списка. Перед добавлением строк внести заголовок в виде полного названия организации. Графу 2 можно заполнить датой заявления. Это подтвердит правомочность дополнительной строки. Фактические сроки приёма и увольнения на практике прописывают в графе 3.
Приписку в виде «пропущенная строка» делать не нужно, запись оформляется в обычном порядке. Для подтверждения опоздавших сведений можно вложить в книжку заверенные копии приказов, справку или другие бумаги.
Иногда потеря даже незначительного стажа может сказаться не лучшим образом при оформлении пенсии, допустим, не хватит нескольких месяцев для горячего или педагогического стажа. Нужно быть очень внимательным при проверке послужного списка.
Нормативное регулирование
Согласно ст. 66 ТК РФ работодатель обязан своевременно вносить записи в трудовую книжку.
ТК РФ Статья 66. Трудовая книжка
Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти. Работодатель (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.
Согласно законодательству, запись должна быть внесена в трудовую книжку, если для работника новое место является основным, а период трудоустройства от 5 дней.
Кроме этого порядок внесение и правок записи регламентируется следующими документами:
- инструкция Минтруда № 69 от 2003 года;
- комплекс методических рекомендаций и постановлений утв. Постановлением Правительства № 225 от 2003 года.
Примеры исправления ошибок в трудовой книжке
Первой вносится запись об организации, в которую устраивается работник. Обычно организации имеют штамп с реквизитами, который ставится перед внесением сведений о работе. Если его нет, приходится вносить сведения вручную. В этом случае можно допустить техническую ошибку. Ее следует исправить по соответствующим правилам.
Пример. Инспектор отдела кадров вписала наименование учреждения: «МБУ ДО «Центр детского творчества», забыв внести слово «технического». Спохватившись, она написала строкой ниже: «МБУ ДО «Центр детского технического творчества». Такое исправление наименования учреждения будет правомерным.
Далее вписываются сведения о работе, в соответствии со следующими графами:
- Порядковый номер;
- Дата приема на работу или увольнения;
- Формулировка записи в соответствии с Трудовым кодексом;
- Основание записи – реквизиты соответствующего приказа.
Как исправить недействительную запись в трудовой: образец внесения изменений
Неверное указание даты трудоустройства является распространенной ошибкой. Это возникает по следующей причине: оформляя трудовую книжку на шестой рабочий день с момента выхода сотрудника на работу, специалист кадровой службы указывает дату, соответствующую дню заполнения сведений. На самом деле необходимо ориентироваться на число в приказе о приеме сотрудника на работу.
- подать заявление в организацию, допустившую ошибку в записи, с просьбой внести исправления;
- запросить в организации, где гражданин работал и работник которой внес запись в книжку неверно, уточняющие документы (копии приказов, трудовых договоров и т.д.). С этими документами обратиться с заявлением о внесении изменений к работодателю, у которого работает в настоящее время;
- запросить копии приказов, трудовых договоров, выписки и т.д. в городском архиве, если организация уже ликвидирована и документы сданы в архив.
Когда вносятся изменения в трудовую книжку
Вносить записи в трудовую книжку и корректировать их может ограниченный круг людей. Обычно в организации приказом руководителя назначается ответственное лицо, на которое возлагаются эти функции. Перечень должностей, которых возможно назначить приказом, не установлен. Поэтому руководитель сам вправе назначать и наделять такими полномочиями. Обычно это специалист кадровой службы или бухгалтерии. В случае, когда организация с очень маленьким штатом, руководитель может сам вносить записи в трудовую книжку.
—>
Если ошибка была допущена при оформлении новой трудовой, то этот документ уничтожается (списывается по акту), а взамен его оформляется новый. При допущении неточности в действующем документе, ошибку запрещается замазывать, исправлять или подтирать. Рассмотрим варианты исправления в трудовой книжке образца 2019 года, который представлен ниже. Корректировка производится путем внесения новой записи после ошибочной.
Корректировка методом зачеркивания неактуальных сведений допускается лишь на титульной и на 33 странице трудовой книжки. Титульный лист содержит данные о владельце документа: ФИО, дату рождения, образование, специальность. Изменение этой информации, в том числе – исправление даты рождения в трудовой книжке выполняется путем зачеркивания существующих сведений и вписывания новых. На внутренней стороне обложки указываются сведения о документе, на основании которого корректируются записи. Они должны быть заверены подписью ответственного лица и оттиском печати организации.
Недействительная запись в трудовой — 10 ошибок и их исправление
- Недействительная запись в трудовой книжке, правила заполнения которой мы неоднократно рассматривали в статьях рубрики о трудовом праве в Российской Федерации – довольно распространённая проблема, отсутствие решение которой, нередко приводит к сложным ситуациям для сотрудников (например, трудности при устройстве на новую работу) и для работодателей (к ним могут быть применены соответствующие правовые последствия за не исправленную, допущенную ими, ошибку).
- Сегодня, бессменный автор и практикующий Юрист Олег Устинов – расскажет, как внести запись в трудовую книжку о недействительности записи и о том, как провести правильно процедуру для каждого типа ошибок.
- Оставайтесь с нами!
- Исправления, которые можно вносить работодателю в трудовые книжки своих сотрудников – можно разделить на 2 категории:
- К первой из них относятся исправления, которые нужно сделать при дополнении или же изменении личных данных, указанных на титульном листе документа.
- Во вторую группу входят исправления, которые работодатель обязан сделать в случаях обнаружения им ошибки в разделах «Сведения о награждениях», а также «Сведения о работе».
При этом, стоит выделить в отдельную группу оснований для исправлений и обнаружение работодателем ошибки заполнения титульного листа трудовой. Однако, в этом случае – работодатель должен заполнить новый бланк, а не исправлять ошибку!
Согласно действующему законодательству Российской Федерации состоянием на 2021 год, исправления вносятся такими способами:
- Перечёркивание одной чертой, не мешающей разборчивости записи, с последующим проставлением рядом верной информации.
- Признание, зафиксированных в документе данных недействительными – при помощи внесения записи об этом.
Стоит отметить, что первый, из вышеуказанных способов – используется исключительно на титульном листе, а зачёркивание на других страницах иных разделов – является грубой законодательной ошибкой и влечёт за собой соответствующие последствия (о них мы расскажем немного позже).
Когда возможны пропуски записей в документе
Конечно полностью запись, например, о трудоустройстве работника кадровик пропустить не может, так как впоследствии работника еще нужно уволить, но вот лишить ее какой-нибудь составной части, которая в дальнейшем обесценит запись вполне возможно и такое происходит очень часто.
Самыми распространенными являются следующие ошибки:
- неправильное указание на титульной странице ФИО работника или личных данных;
- отсутствие печати на титульном листе;
- внесение недостоверной информации относительно совместительства работника и вообще хранение книжки на дополнительном месте работы;
- неправильное указание квалификации и специализации работника, его должности на предприятии;
- отсутствие или неточная дата приема на работу;
- отсутствие информации относительно перевода работника;
- несоответствующее оформление вкладышей.
Совет: работник должен проявлять бдительность, понимать, что трудовую заполняет обычный человек и проверять достоверность указания особенно личных данных.
Важно: каждая из перечисленных ошибок должна исправляться согласно инструкции в индивидуальном порядке.