Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Ведение кассовых операций: как работать с наличкой в организациях и у ИП». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Кассовая дисциплина — это соблюдение юрлицами и ИП законодательных требований по ведению наличных денежных расчетов. Это касается всех видов приходно-расходных операций с наличкой. Например, выдачи зарплаты, расчетов с подотчетными лицами, передачи выручки инкассаторам.
Получение наличных в кассу
Основание приема денег в кассу — приходный кассовый ордер.
Алгоритм действий кассира следующий:
- Проверить ПКО: наличие подписей бухгалтера и руководителя, их соответствие образцу, корректность сумм цифрами и прописью.
- Поверить дополнительные подтверждающие документы, если они указаны в ордере.
- Пересчитать внесенные деньги и сверить полученную сумму с документом. Важно, чтобы у человека, который вносит наличность в кассу, была возможность наблюдать за действиями кассира.
- Параллельно проверить платежеспособность банкнот. Задача кассира — проверить их подлинность и не принимать в кассу купюры, утраченные на 60% и более, так как их невозможно обменять по номиналу.
- Если сумма внесенных средств совпадает с указанной в ПКО, поставить подпись и печать на основной части ордера и квитанции, затем — выдать квитанцию тому, кто внес денежные средства.
- Отразить в кассовой книге информацию о принятых денежных средствах.
- Сформировать с помощью кассового аппарата отчет о закрытии смены, оформить приходный кассовый ордер на выручку и другие поступления в кассу.
- Передать кассовые документы бухгалтеру.
Лимит расчёта наличными
Когда собираетесь рассчитываться с ИП и организациями наличными, не забывайте про лимиты.
Для организаций и ИП при выполнении работ и оказании услуг лимит расчётов наличными — 100 000 рублей по одному договору. Если договор заключён в иностранной валюте, то сумма не должна превышать 100 000 рублей по курсу ЦБ РФ на дату заключения договора. Всё, что свыше этой суммы, нужно оплачивать безналичным способом. Лимит действует при расчётах между:
- двумя организациями;
- организацией и индивидуальным предпринимателем;
- двумя индивидуальными предпринимателями.
Ведение кассовой книги
Поступающие в кассу и выдаваемые из нее наличные деньги должны учитываться в кассовой книге (ф. 0504514). Записи в ней должны производиться по каждому приходному и расходному кассовому ордеру. Согласно внесенным изменениям вести кассовую книгу теперь может не только кассир, но и другие уполномоченные лица учреждения.Напомним, что кассовые документы учреждения могут оформляться:
-
главным бухгалтером;
-
бухгалтером или другим работником (в том числе кассиром), определенным в распорядительном документе, или должностным лицом юридического лица, физическим лицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухучета;
-
руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).
Правило 2. Цели расходования наличной выручки
Если наличка поступила в кассу с расчетного счета, тогда компания или ИП вправе тратить ее так, как посчитают нужным. Если же деньги пришли в кассу как выручка от покупателей, тогда израсходовать их можно только на определенные цели. Вот на такие:
- зарплата и социальные выплаты работникам. Полный перечень таких выплат есть в п. 83–86, 88 приказа Росстата от 24.11.2021 г. № 832;
- оплата работ, услуг, товаров за исключением ценных бумаг;
- выдача подотчетных сумм сотрудникам;
- возврат покупателям за оплаченные наличкой, но возвращенные товары или невыполненные работы и неоказанные услуги;
- личные нужды ИП, не связанные с его предпринимательской деятельностью;
- страховые возмещения по договорам страхования в пользу физических лиц, которые ранее платили взносы наличными;
- выдача денег при осуществлении банковским платежным агентом (субагентом) операций на основе ст. 14 Федерального закона «О национальной платежной системе».
Для микрофинансовых организаций, ломбардов и кредитных потребительских кооперативов, в том числе сельскохозяйственных, есть свои особенности. Кроме наличной выручки, они вправе тратить другую наличку, которую получили в кассу как:
- заем;
- возврат основной суммы долга, процентов, штрафов, пени по выданным займам;
- паевые взносы.
А еще для таких организаций расширен перечень трат. Обобщили их в таблице.
Таблица 1. На что еще некоторые компании могут тратить наличку из кассы
|
Вопросы |
Виды компаний |
|
|
Ломбарды и микрофинансовые организации |
Кредитные потребительские кооперативы, в том числе сельскохозяйственные |
|
|
Куда еще могут тратить наличку из кассы |
· Выдача займов; · возврат привлеченных займов; · уплата процентов, штрафов и пени по привлеченным займам |
· Выдача займов; · возврат привлеченных займов; · возврат средств по договорам передачи личных сбережений; · плата за использование денег по договорам передачи личных сбережений; · уплата процентов, штрафов и пени по привлеченным займам, по договорам передачи личных сбережений; · выплата паенакоплений (паев) |
|
Каковы дополнительные условия таких трат |
Наличные траты не должны превышать: · 50 тыс. руб. по одному договору займа; · 1 млн руб. в течение одного дня в расчете на ломбард, микрофинансовую организацию или их обособленное подразделение |
Наличные траты не должны превышать: · 100 тыс. руб. по одному договору займа, передачи личных сбережений или по каждому паенакоплению; · 2 млн руб. в течение одного дня в расчете на кооператив |
Контроль за ведением кассовых операций
До 2012 года контроль кассовой дисциплины возлагался на банки, но теперь эта функция только налоговых органов. Регулирует эту функцию Административный регламент, утвержденный Приказом Минфина от 17 октября 2011 года N 133н. На что имеют право налоговики при проверке кассовой дисциплины?
- Учет наличных денег в кассе.
- Распечатка отчетов из фискальной памяти контрольно-кассовой техники и использованных накопителей фискальной памяти.
- Проверка всех документов, оформляющих кассовые операции: журнал кассира-операциониста, приходные и расходные кассовые ордера и журнал их регистрации, кассовая книга и др.
- Действия по проверке выдачи кассового чека, которые хоть и не называют контрольной закупкой (т.к. они относятся к мероприятиям следственного контроля), но могут представлять собой визуальное наблюдение, с применением или без него способов видеоаудиофиксации фактов приобретения и оплаты товаров.
Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, а также нарушение требований об использовании специальных банковских счетов влечет наложение административного штрафа по статье 15.1 КоАП РФ:
- на должностных лиц (руководителей организации или ИП) — от 4 000 до 5 000 рублей;
- на юридических лиц — от 40 000 до 50 000 рублей.
От Порядка ведения кассовых операций к первичным документам по учету кассовых операций
Обратимся к Порядку ведения кассовых операций в РФ — документу, на который прямо ссылается ст. 346.11 НК РФ, чтобы определить, какие первичные кассовые документы предписывает оформлять данный документ.
|
Положение Порядка ведения кассовых операций в РФ |
Первичный документ |
|
Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое |
Кассовая книга |
|
Прием наличных денег кассами предприятий производится |
Приходный кассовый |
|
Выдача наличных денег из касс предприятий производится |
Расходный кассовый |
|
Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие |
Журнал регистрации |
Таким образом, из анализа положений Порядка ведения кассовых операций в РФ становится понятно, что приходные и расходные кассовые ордера — не единственное, что должен иметь «упрощенец».
Кроме того, в п. 12 Порядка ведения кассовых операций в РФ сказано, что кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом России по согласованию с Центральным банком Российской Федерации и Министерством финансов Российской Федерации. Данное положение отсылает нас к Постановлениям Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (далее — Постановление N 88), от 01.08.2001 N 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 «Авансовый отчет».
Кто может заниматься инкассацией кассовой выручки
Путей здесь три:
- самостоятельная инкассация. Это когда вы лично берете деньги из кассы, отвозите их в банк и размещаете на расчетном счете через кассу. Либо вносите наличные на корпоративную карту и они падают на расчетный счет. Плюсы — бесплатно, быстро. Минус — небезопасно;
- обратиться в организацию, занимающуюся инкассацией денежных средств. Они выступают в роли посредников между вами и банком. Фактически их функции сводятся к физическому перемещению денег из точки “А” (ваш розничный магазин в точку “Б” (банк)). Плюсы: быстро и безопасно, минус — это стоит денег;
- обратиться в банк, где у вас открыт расчетный счет. Среди прочих это самый предпочтительный вариант. Его плюсы: быстро, безопасно, нет посредников. Минус — это, опять же, стоит денег.
Учет и бухгалтерские проводки при инкассации
После того, как деньги поступили на расчетный счет, нужно правильно оформить процедуру. Для тех, кто ведет полную бухгалтерию, нужно сделать соответствующие проводки в учете:
- дебет 57 — кредит 50 — «Переданы наличные денежные средства из кассы инкассаторам». Запись делается на основании квитанции от сотрудника службы инкассации и приходного кассового ордера;
- дебет 51 — кредит 57 — «Зачислены денежные средства на расчетный счет в банке». Основание для записи — выписка из банка о движении средств на расчетном счете;
- дебет 91.2 — кредит 51 — «Списана комиссия банка за прием и пересчет наличных денежных средств». Основание записи — выписка из банка.
Сдача денежных средств в банк: бухгалтерский учет
Сдача в банк наличных денежных средств отражается следующей проводкой:
Д57 К50 – денежные средства сданы в банк.
Д51 К57 – денежные средства зачислены на расчетный счет компании.
В случае, если наличные в банк сдаются с помощью инкассаторов, проводки будут такими же.
Если при проверке кассиром наличности будет обнаружена фальшивая купюра, то по 51 счету отражается не вся сумма выручки, направленной банк. Отразить следует только часть суммы, то есть не будет учитываться сомнительная купюра. Получив акт экспертизы, подтверждающий, что купюра была фальшивая, в бухгалтерском учете потребуется сделать следующую запись:
Д94 К57 – отражена недостача наличной выручки.
Иногда виновным в том, что купюра фальшивая может быть признан кассир. В этом случае недостачу нужно будет взыскать с него. Проводки при этом будут следующими:
Д73 К94 – недостача отнесена на кассира;
Д70(50) К73 – кассир возместил недостачу.
Если кассир не виновен в том, что купюра оказалась фальшивой, то недостачу нужно будет отнести к прочим расходам. Проводка в этом случае будет следующей:
Д91-2 К94 – за счет собственных денежных средств компании списана недостача.
Важно! При сдачи наличных в банк с помощью инкассаторов также могут обнаружиться фальшивые купюры. В этом случае порядок действий ничем не будет отличаться от того, как действовали при сдачи налички в кассу банка.
Затраты на услуги инкассаторов в бухгалтерском учете относят к прочим расходам:
Д 91-2 К60 – отражение расходов по оплате услуг инкассации.
Как составлять рко на сдачу наличных в банк работником
В строке «Организация» указывается правовая форма (ООО, ЗАО и т.д.) и наименование организации (например, ООО « необходимо указать код по ОКПО в соответствии с полученным уведомлением из Росстата. Если код не был присвоен, поставьте прочерк. Далее указывается наименование структурного подразделения организации, оформляющего РКО (если в организации нет структурных подразделений, поставьте прочерк).
В поле «Номер документа» указывается порядковый номер РКО (нумерация приходных и расходных кассовых документов в течение года должна быть непрерывной, а с начала следующего года начинаться заново). В поле «Дата составления» указывается дата выдачи денег из кассы в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, 05.03.2016). РКО должен быть оформлен в день выдачи денег из кассы, поэтому дата выдачи денег и день формирования ордера совпадают.
- поступления (прихода) денежных средств в кассу;
- выбытия (расхода) денежных средств из кассы.
К основным способам поступления наличных денежных средств в кассу организации относятся:
- поступление из банка по чеку на выплату заработной платы сотрудникам, на хозяйственные, операционные и командировочные расходы;
- поступление в виде выручки от покупателей и заказчиков за отгруженные товары, продукцию (выполненные работы, оказанные услуги);,
- поступление в виде кредитов или займов, полученных от кредитных или других организаций;
- поступление в виде возврата авансов или займов, ранее выданных другим организациям;
- поступление наличных денежных средств при осуществлении операций, связанных с расчетами по оплате труда персонала организации, с персоналом по прочим операциям, с учредителями и др.
Поступающие в кассу организации наличные денежные средства в первую очередь должны сдаваться на расчетный счет организации в банке.
В остальных случаях наличные денежные средства могут выдаваться (расходоваться) из кассы организации на следующие цели:
- под отчет на хозяйственные и операционные расходы;
- на командировочные расходы;
- на выплату заработной платы;
- на выплату пособий по социальному страхованию;
- на выдачу займов (ссуд) работникам организации;
- на выплату компенсаций за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок;
- на закупку товарно-материальных ценностей и др.
Для оформления и учета хозяйственных операций по движению наличных денежных средств установлены следующие унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций:
| КО-1 | Приходный кассовый ордер |
| КО-2 | Расходный кассовый ордер |
| КО-3 | Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов |
| КО-4 | Кассовая книга |
| КО-5 | Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств |
Помимо указанных выше форм первичной учетной документации по учету кассовых операций каждая организация обязана использовать также документы, формы которых установлены ЦБ РФ, в частности кассовую заявку (форма № 0408027) и денежный чек.
Нюансы в вечернее время
Кассы, которые обслуживают своих клиентов после окончания операционного дня называются вечерними. Данные кассы осуществляют операции только по приему денежных средств. Время работы таких касс коммерческий банк устанавливает самостоятельно.
Приемка денежных средств осуществляется кассиром, его при этом контролирует бухгалтер-контролер или же деньги может принимать кассир самостоятельно, но при использовании специального контрольно-кассового аппарата. Денежные средства, принятые вечерней кассы обрабатываются в этот же день, для того чтобы уже на следующий день с утра их возможно было использовать для операций по кассе.
При передаче денег в вечернюю кассу банка, лицо вносящее данные денежные средства, должно будет заполнить соответствующее объявление и передать его контролеру. Далее, контролер должен будет осуществить сверку денежных средств отраженных в объявлении и фактически ему передаваемых и если все верно он подписывает документ.
После этого контролер должен произвести регистрацию суммы взноса в кассовом журнале по приходу, далее уже объявление будет передано непосредственно кассиру банка. Кассир банка после приема наличных должен будет подписать объявление, ордер и квитанцию и передать квитанцию с оттиском вечерней кассы своему клиенту.
Как сдать остаток денежных средств в банк
Если предприниматель сдает деньги в кассу банка самостоятельно то ему потребуется заполнить РКО, сделать запись в кассовой книге и заполнить объявление на взнос наличными. Если предприниматель не соблюдает подобный порядок действий, то данная операция не будет считаться сдачей остатка наличных на расчетный счет.
При всем при этом также следует иметь ввиду, что предприниматели могут использовать денежные средства на личные нужды, которые не связаны с его коммерческой деятельностью.Поэтому он может забирать из кассы всю свою наличку и ограничений в этом случае нет, а также сдать ее в банк.
Таким образом, ответственности за нарушение порядка использования наличных для предпринимателя не предусмотрено. Главное, чтобы в кассе не оставалась наличка сверх лимита, а выдача денег из кассы оформлялась РКО, в котором указано, что деньги предпринимателю выданы на его личные нужды.
Каждому хозяйствующему субъекту необходимо четко знать не только свои обязанности, он и обязанности контролирующих органов, которые они должны соблюдать, привлекая нарушителей к ответственности. Практика показывает, что зачастую на стадии привлечения к административной ответственности допускаются грубые нарушения норм КоАП РФ, которые могут явиться основанием для отмены вынесенного постановления о привлечении к ответственности (даже в том случае если есть состав правонарушения).
Так, необходимо знать, что постановление о назначении административного наказания за продажу товаров (выполнение работ, оказание услуг) без применения ККТ не может быть вынесено по истечении двух месяцев со дня совершения данного нарушения (ст. 4.5 КоАП РФ). Поэтому если постановление о штрафе вынесено уже после того, как истек двухмесячный срок давности, то оно недействительно.
Двухмесячный срок давности может быть приостановлен только в одном случае – если потребуется время на пересылку дела для рассмотрения по месту жительства нарушителя на основании его ходатайства (ч. 5 ст. 4.5 КоАП РФ).
ВАС РФ и Верховный Суд РФ подчеркивают, что пропущенный двухмесячный срок давности вынесения постановления восстановлению не подлежит (п. 18 постановления Пленума ВАС РФ от 27 января 2003 № 2, п. 14 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 24 марта 2005 г. № 5).
В постановлении № 5 Верховный Суд РФ уточнил, что двухмесячный срок давности привлечения к административной ответственности исчисляется со дня, следующего за днем совершения административного правонарушения. Кроме того, он разъяснил, что постановление о привлечении к административной ответственности не может быть отменено на том основании, что срок привлечения к административной ответственности истек во время пересмотра этого постановления.
Позиция налоговых органов о том, что срок давности исчисляется со дня обнаружения «кассовых» нарушений не состоятельна, поскольку данные нарушения не относятся к длящимся, в связи с чем сроки исчисляются со дня следующего за днем совершения административного правонарушения, а не со дня составления протокола.
По результатам проверки могут быть установлены несколько нарушений, например, неприменение ККТ и неполное оприходование в кассу денежной наличности, за которые ст. 14.5 и 15.1 КоАП РФ предусматривают различные штрафы. Согласно ч. 2 ст. 4.4 КоАП РФ, если лицо совершило несколько административных правонарушений, дела о которых рассматриваются одним и тем же органом (налоговым органом или органом милиции), наказание назначается в пределах только одной санкции. Таким образом, по результатам такой проверки организация-нарушитель не может быть подвергнута штрафам за каждое из упомянутых нарушений, а наказана только в пределах одной санкции (скорее всего в максимальном размере).
ВАС РФ разъяснил, что КоАП РФ допускает оформление одного протокола об административном правонарушении в отношении одного лица, совершившего несколько административных правонарушений, но не предусматривает оформление одного протокола по правонарушениям нескольких лиц. При выявлении одного правонарушения к административной ответственности могут быть привлечены сразу несколько лиц: само юридическое лицо, его руководитель и (или) иные работники. Однако протокол о допущенном руководителем юридического лица административном правонарушении не дает оснований привлечь к административной ответственности само юридическое лицо, а протокол в отношении последнего не влечет административного наказания его руководителей или иных работников (постановление Президиума ВАС РФ от 24 февраля 2004 г. № 13894/03).
На практике налоговые органы в большинстве случаев выявленных нарушений в форме неприменения ККТ составляют протоколы на юридическое лицо (индивидуального предпринимателя).
Только в случае непробития кассового чека (неоформления или невыдачи бланка строгой отчетности) или выдачи чека с суммой, менее уплаченной, штрафуют физическое лицо (продавца).
В остальных случаях составляется протокол на должностное лицо организации.
В протоколе об административном правонарушении указываются дата и место его составления, должность, фамилия и инициалы лица, составившего протокол, сведения о лице, в отношении которого возбуждено дело об административном правонарушении, фамилии, имена, отчества, адреса места жительства свидетелей и потерпевших, если имеются свидетели и потерпевшие, место, время совершения и событие административного правонарушения, статья КоАП РФ, предусматривающая административную ответственность за данное административное правонарушение, объяснение физического лица или законного представителя юридического лица, в отношении которых возбуждено дело, иные сведения, необходимые для разрешения дела.
При составлении протокола об административном правонарушении физическому лицу или законному представителю юридического лица, в отношении которых возбуждено дело об административном правонарушении, а также иным участникам производства по делу разъясняются их права и обязанности, предусмотренные КоАП РФ, о чем делается запись в протоколе (ст. 28.2 КоАП РФ).
Протокол вправе составлять только должностные лица, поименованные в перечне, установленном соответствующими федеральными органами исполнительной власти (ч. 4 ст. 28.3 КоАП РФ). Перечень должностных лиц налоговых органов, уполномоченных составлять протоколы об административных правонарушениях, утвержден приказом ФНС России от 2 августа 2005 г. № САЭ-3-06/354.
Судам надлежит проверять, были ли приняты налоговым органом необходимые и достаточные меры для извещения организации либо ее законного представителя о составлении протокола в целях обеспечения организации возможности воспользоваться правами, предусмотренными ст. 28.2 КоАП РФ (постановление Президиума ВАС РФ от 17 марта 2005 г. № 391/05).
В одном из случаев инспекторы известили нарушителя о дате рассмотрения административного дела и ее переносе. На практике они рассмотрели дело самостоятельно, на третью дату. Окружные судьи вернули дело в первую инстанцию и потребовали разобраться, была ли в курсе проверяемая организация насчет фактической (третьей) даты рассмотрения дела (постановление ФАС Северо-Западного округа от 7 марта 2003 г. по делу № А56-28474/02).
Некоторые судьи считают, что подписание протокола законным представителем организации – это право нарушителя, которое проверяющим соблюдать не обязательно. По мнению этих арбитров, подпись рядового сотрудника (в деле он именуется «представителем») не лишает протокол доказательственной силы (постановление ФАС Северо-Западного округа от 25 июля 2005 г. по делу № А56-16301/2005).
Если владелец ККТ уклоняется от участия в рассмотрении своего дела, то могут понадобиться меры для выявление его фактического местонахождения и доставления в инспекцию. В том числе с помощью милиции. Также может понадобиться экспертиза и другие процессуальные действия. В этом случае назначают административное расследование. Оно может продлиться от одного до двух месяцев (в исключительных случаях). По окончании расследования составляется протокол об административном правонарушении либо выносится постановление о прекращении дела об административном правонарушении (ч. 1, 5, 6 ст. 28.7 КоАП РФ).
В пункте 4 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 24 марта 2005 г. № 5 разъяснено, что считается существенными недостатками протокола, а какие пробелы в его составлении считаются несущественными и устраняются в процессе его доработки. Верховный Суд РФ признал несущественным, в частности, нарушение сроков составления протокола об административном правонарушении, установленных ст. 28.5 КоАП РФ. Аналогичное послабление налоговикам озвучено в Постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 1 сентября 2005 г. № А56-49273/04, ФАС Московского округа от 25 мая 2005 г., 18 мая 2005 г. № КА-АЧ1/4114-05.