Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как устранить переплату по зарплате». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При обнаружении излишне начисленной и выплаченной суммы следует помнить, что часть этой суммы составляет налог на доходы. Таким образом, излишняя выплата «разбивается» на две самостоятельные суммы и отражается разными проводками.
Сначала переплату в целом сторнируют, применяя те же проводки, по которым она начислялась:
Дт20, 23, 26 Кт70 – сторно на сумму переплаты (аналогично сторнируют выплаты в Фонды по переплате).
Затем сторнируют НДФЛ: Дт70 Кт68/НДФЛ – сторно из суммы переплаты (13%).
Оставшуюся сумму, излишне выплаченную работнику, отражают на счете 73 с открытием соответствующего субсчета: Дт 73 Кт 70.
Работник добровольно гасит задолженность внесением средств в кассу либо удержанием из зарплаты. Возможно и внесение средств на расчетный счет фирмы: Дт50,51,70 Кт73.
Если долг по какой-то причине взыскать невозможно, то делаются такие проводки:
- Дт76 Кт 73;
- Дт 91/2 Кт 76.
Как производится удержание из зарплаты излишне выплаченных сумм
В случае выявления неотработанного аванса работодателю достаточно издать приказ на удержание переплаты. В данном приказе фиксируются:
- Причины возникновения переплаты (в связи с обнаружением неотработанного аванса).
- Сумма переплаты.
- Распоряжение об удержании данной суммы, адресованное главному бухгалтеру.
Если письменное согласие требуется, то его необходимо у работника запросить. В этих целях могут быть применены:
- акт сверки, в котором указана сумма переплаты (подписывается работодателем и работником);
- уведомление работнику о необходимости дать согласие на списание переплаты (на нем работник может написать: «Даю согласие»).
На основании полученного письменного согласия работодатель издает приказ об удержании из заработной платы излишне выплаченных сумм. В нем необходимо привести ссылку на документ, отражающий факт согласия работника на возврат излишне выплаченных сумм зарплаты.
Скачать образец приказа об удержании излишне уплаченных сумм можно у нас.
Как убрать переплату по уволенному сотруднику
При этом взносы, которые были перечислены в ПФР, ФСС и ФОМС с суммы отпускных, становятся излишне уплаченными. Следовательно, их нужно отразить в отчетности перед фондами как переплату.
При этом в статье под номером 137 Трудового кодекса не указано, как именно должно быть оформлено согласие работника — письменно или устно.
Руководство приказало всё это убрать. Работник может получить депонированную заработную плату в течение 3-х лет с момента ее начисления.
Нужно заметить, что общий размер удержаний по закону ни в коем случае не должен превышать двадцать процентов. Следовательно, временной промежуток удержания растягивается на несколько месяцев. Только по соглашению сторон возможно осуществление возмещения ущерба с рассрочкой платежа.
Руководство приказало всё это убрать. Работник может получить депонированную заработную плату в течение 3-х лет с момента ее начисления.
Ему начислили отпускные в сумме 10 000 руб. Бухгалтер удержал и перечислил в бюджет НДФЛ в размере 1 300 руб.(10 000 руб. х 13%). На руки Иванов получил 8 700 руб. (10 000 — 1 300).
Как списать переплату по зп работника
Даже в той ситуации, когда начальник предприятия или другой организации имеет право взыскать излишне выплаченную ЗП с работника, есть ряд серьезных ограничений. К примеру, сделать это можно только с согласия работника.
Для начала нужно определить можно ли удержать излишне выплаченные деньги с работника. Удержать с работника деньги можно в следующих ситуациях (137 ТК РФ):
- Выданные работнику ранее денежные средства работник не отработал, либо не вернул. В качестве примера можно привести непредоставление отчета по командировке или за подотчетные деньги. Либо работнику был выплачен аванс, который он не отработал. В некоторых случаях также можно удержать и отпускные, например, когда отпуск работнику был предоставлен авансом, а работник увольняется. Важно при этом помнить, что удерживать отпускные нельзя в том случае, если работник увольняется в связи с сокращением или призывом в армию;
- Работнику переплатили зарплату из-за счетной ошибки. Либо из-за счетной ошибки работник получил большую сумму отпускных или пособий.
Чаще всего чрезмерная выплата зарплаты вызвана одной из двух причин. Первая — это так называемый перерасход отпуска, когда работнику дали отпуск за еще неотработанный период.
Удержать переплату работодатель может только из зарплаты работника (137 ТК РФ). Однако если работник уже уволился, сделать это невозможно. В том случае если добровольно вернуть переплату работник не хочет, работодатель имеет право обратиться в суд. При этом следует подготовить доказательства того, что ошибка по которой перешла переплата была счетной.
Взыскание с уволенного работника излишне выплаченных сумм
Бывают случаи, когда работник становится должником работодателя. Например, взял кредит, попросил выдать аванс в счет заработной платы из-за тяжелого материального положения и т.д.
Работодатель идет навстречу работнику и помогает финансово. Но момент, когда трудовые отношения прекратятся, может быть непредсказуем. Работник решит сменить работу и уйдет по собственному желанию или, возможно, расстаться решат по соглашению сторон.
Что же делать, если при увольнении о долге забыли? Или удерживать сумму было не из чего?
Например, работнику давали заработную плату авансом по его просьбе и при увольнении удержать сумму выплаченного аванса невозможно, так как фактически невыплаченной заработной платы нет.
Либо, при подписании соглашения сторон использовали шаблонную фразу «стороны не имеют претензий друг к другу».
Основанием к непринятию судом от работодателя искового заявления о взыскании выплаченного работнику аванса, данный факт не будет.
Но есть ли шансы взыскать с бывшего работника сумму долга?
Данная ситуация весьма спорная и судебная практика в данном случае расходится. Решение зависит от мнения конкретных судей и порядка толкования норм права.
Например, даже по одному делу, решение судов разных инстанций может отличаться.
Так произошло при рассмотрении дела Синарским районным судом г. Каменска-Уральского 21 января 2016 года и при рассмотрении этого же дела в апелляционной инстанции Свердловским областным судом.
В ходе судебного разбирательства было установлено, что на основании письменных заявлений ответчика, поданных работодателю, работнику была произведена выплата авансов в счет будущей заработной платы, которые в дальнейшем ответчиком отработаны не были, как не были и возвращены истцу в полном объеме.
Работник ссылался на 137 статью Трудового кодекса РФ, т.е. на невозможность взыскания заявленной суммы в связи с тем, что она является излишне выплаченной из-за счетной ошибки и не подлежит взысканию.
Данные доводы признаны судом необоснованными.
«Поскольку ответчик, получив аванс, была в последующем уволена, не возместив истцу образовавшуюся задолженность, работодатель не смог произвести удержания из заработной платы ответчика, что свидетельствует об обоснованности заявленного иска.
Работодатель может взыскать излишне выплаченную сумму, если им была допущена счетная ошибка. Чтобы возвратить излишне уплаченные суммы в судеб работодатель должен доказать, что выплата была произведена в связи со счетной ошибкой.
Переплата в связи со счетной ошибкой возникает как с работающими, так и с уволенными работниками. В первом случае работодатель может возвратить излишне уплаченные суммы и не обращаясь в суд. Работодатель должен убедится, что была допущена ошибка в математических действиях, то сеть неправильно было произведено математическое ( сложение, вычитание, деление, умножение). После этого нужно предложите работнику вернуть деньги в определенный срок или дать согласие на удержание.
На основании заявления с согласием необходимо издать приказ об удержании по 20% от заработка ежемесячно. Если работник уже уволен, придется обращаться в суд. В суд нужно будет представить документы, доказывающие счетную ошибку и расписать отдельно алгоритм расчета. Если ошибка в программе, понадобится отчет IT-специалиста, который должен зафиксировать сбой системы и указать, как неполадки повлияли на вычислительные операции.
Ситуации, когда удержание из заработка работника будет законным, перечислены в ст. 137 ТК РФ. Одна из них — работник получил больше положенного из-за счетной ошибки.
Речь может идти об излишне выплаченной зарплате, премии или пособиях (по болезни, детских). Счетная ошибка — это арифметическая ошибка, то есть неправильное выполнение математических действий (письмо Роструда от 01. 10. 2012 № 1286-6-1.
В большинстве случаев вопрос с возвратом денег решается в суде, так как работники редко соглашаются сделать это добровольно. Однако следует учесть, что работодатель не сможет взыскать переплату, если бухгалтер допустил техническую ошибку или неправильно применил норму. Работодатель вернет деньги, только если докажет счетную ошибку.
- Излишние начисления и выплаты по заработной плате без проблем можно вернуть организации, только имея письменное согласие работника, в отношении которого допущена переплата, и только при соблюдении месячного срока после того, что установлен работнику на добровольное погашение.
- В иных случаях возврат может оспариваться, в том числе и в судебном порядке, несмотря на законодательно прописанную возможность возврата долга. Обнаруженная ошибка в выплатах должна быть зафиксирована актом, который подписывается внутренней комиссией организации. С актом необходимо ознакомить работника.
- Бухгалтер, допустивший ошибку, несет материальную ответственность за нее в соответствии с законом.
- Корреспонденции счетов, применяемые для учета переплат по зарплате, представляют собой сторнировочные записи ранее сделанных проводок. Излишне выплаченная на руки сумма отражается на Дт 73 счета. Ее погашение работником отражается на Дт соответствующих счетов, в зависимости от способа погашения. Если убыток вернуть невозможно, он переносится на Дт 76, а затем фиксируется по Дт 91/2.
Как удержать у сотрудника излишне выплаченную зарплату — НалогОбзор.Инфо
Взыскать с сотрудника излишне выплаченную зарплату можно, если:
- излишняя выплата произошла в результате счетной ошибки. При этом под счетной ошибкой понимается арифметическая ошибка, то есть ошибка, допущенная при арифметических подсчетах (письмо Роструда от 1 октября 2012 г. № 1286-6-1, определение Верховного суда РФ от 20 января 2012 г. № 59-В11-17);
- доказана вина сотрудника в невыполнении норм труда или в простое (эти обстоятельства должны быть установлены комиссией по трудовым спорам или судом);
- ошибка была вызвана неправомерными действиями самого сотрудника. Например, если он подал в бухгалтерию неправильные документы на стандартные налоговые вычеты (это обстоятельство должно быть подтверждено судом).
Такие правила установлены статьей 137 Трудового кодекса РФ.
Счетная ошибка и судебная практика
Наличие счетной (арифметической) ошибки – наиболее частый аргумент работодателя при удержании излишне выплаченных сумм оплаты за труд. Однако судебная практика в этой сфере чаще всего складывается не в пользу организаций.
Пример: Мособлсуд в своем определении №33-19764 от 12-10-10 г. высказал мнение, что переплата не может являться счетной ошибкой, а является следствием неправильного применения работодателем законодательства по труду. По мнению судей, переплату нельзя отнести и к суммам необоснованного обогащения (ГК РФ, ст. 1109). Работник возвращать излишне выплаченные ему средства не обязан. Кроме того, не все суды признают сбой в работе бухгалтерской программы счетной ошибкой.
Пример: Свердловский облсуд определением по делу №33-7642/2016 от 21-04-16 г. не признал техническую ошибку счетной, а Самарский облсуд в определении №33-302/2012 от 18-01-12 г. – признал.
Ответственность бухгалтера
Бухгалтер может нести материальную ответственность по закону, если погасить переплату за счет средств сотрудника не удалось. Основанием для привлечения счетного работника к ответственности может служить акт, фиксирующий (ТК РФ, ст. 247):
- величину материального урона;
- причину возникновения убытка.
Размер убытка бухгалтером может быть погашен двояко:
- если существует договор материальной ответственности с ним – погашение происходит полностью;
- если договор материальной ответственности отсутствует – погашение происходит в размере среднемесячных трудовых выплат (ТК РФ, ст. 244, 248).
Если бухгалтер не согласен погасить сумму ошибки добровольно либо истек месячный срок, о котором шла речь выше, вопрос о взыскании решается исключительно судом.
На заметку! Полная материальная ответственность бухгалтера может быть зафиксирована в трудовом договоре с ним.
Что делать, если обнаружена счетная ошибка при начислении зарплаты
В ходе исполнения должностных обязанностей работники бухгалтерского подразделения компании выполняют большое количество математических вычислений, при котором неизбежны ошибки.
Арифметические ошибки, полученные при подсчете заработной платы сотрудникам организации из-за недочетов в использовании элементарных математических операций в виде сложения или умножения, вычитания или деления, называют счетными ошибками.
В трудовом законодательстве РФ указанное понятие не раскрывается. Термин встречается в письме Роструда № 1286 (01.10.2012), Определении ВС РФ № 59-В11-17 (20.01.2012), подтверждающим в качестве счетных ошибки, образовавшиеся исключительно в результате выполнения арифметических действий.
Удержание из начисленного гражданину заработка средств, раннее выплаченных ему из-за некорректности в расчетах, предусматривается согласно ст. 137 ТК РФ.
Как определить характер допущенной в расчетах ошибки
Для того чтобы установить тип расчетной ошибки, следует выяснить, в результате каких действий она образовалась.
Счетной будет признана ошибка при осуществлении расчета заработной платы сотруднику предприятия, произошедшая из-за неверного исполнения математических действий или сбоя, случившегося в компьютерной программе в ходе проведения расчета.
Другие варианты ошибок не признаются в качестве счетных, в том числе если:
- на счет работнику повторно произвели перечисление любой выплаты;
- при проведении расчета оказалось неучтенным время неоплачиваемого отдыха сотрудника;
- сумма подоходного налога, удержанная из заработка сотрудника, оказалась больше требуемой;
- премиальные и иные поощрительные выплаты, включая надбавки, выплачены работнику при отсутствии соответствующего распоряжения руководства организации.
Причиной несчетных ошибок являются случаи двойного начисления средств, неправильное использование законодательных норм или правил внутреннего трудового распорядка компании.
Недочеты, связанные с некорректным вводом данных в компьютерную программу, отнесены к техническим.
К сведению! В некоторых ситуациях ошибки, возникшие по причине небрежности в работе или недостаточной квалификации сотрудника предприятия, по решению суда могут быть отнесены не к счетным, а к техническим нарушениям.
Как отразить возврат денег в бухучете
Излишняя сумма денег может взыскиваться предприятием из начисленного заработка сотрудника при наличии его согласия или работник самостоятельно вносит средства.
Если сотрудник лично сдает деньги в кассу работодателя, выполняется операция:
Дебет сч. 50 / Кредит сч. 70.
Если работник перечисляет средства на расчетный счет компании в банке, проводка выглядит так:
Дебет сч. 51 / Кредит сч. 70.
Когда действительно имела место арифметическая ошибка при расчете зарплаты, необходимы следующие операции:
- Дебет сч. 20, 26, 23 / Кредит сч. 70 (сторно избыточного начисления);
- Дебет сч. 73 / Кредит сч. 70 (списание начисленного излишка на прочие расчеты с работниками).
Порядок действий для удержания переплаты
Для начала нужно определить можно ли удержать излишне выплаченные деньги с работника. Удержать с работника деньги можно в следующих ситуациях (137 ТК РФ):
- Выданные работнику ранее денежные средства работник не отработал, либо не вернул. В качестве примера можно привести непредоставление отчета по командировке или за подотчетные деньги. Либо работнику был выплачен аванс, который он не отработал. В некоторых случаях также можно удержать и отпускные, например, когда отпуск работнику был предоставлен авансом, а работник увольняется. Важно при этом помнить, что удерживать отпускные нельзя в том случае, если работник увольняется в связи с сокращением или призывом в армию;
- Работнику переплатили зарплату из-за счетной ошибки. Либо из-за счетной ошибки работник получил большую сумму отпускных или пособий.
Добровольное возвращение
Часто происходит так: работник уволился, а за ним остался долг. Переплата отпускных при увольнении — что делать с налогами и документами администрации, знают не все руководители фирм.
Предположительно бывший подчинённый может сам вернуть деньги. Если подобная операция происходит с авансом, то дополнительные корректировки по страхованию не нужны, поскольку с аванса взносы не могут быть начислены. Если же налог удержан, то деньги, которые перечислены, могут быть возвращены только на расчётный счёт или приняты в счёт последующей оплаты в бюджет. Если же налоговый период истёк, то по сотруднику производится уточнённая справка.
Если денежный эквивалент был возвращён предприятию добровольно человеком, то взаиморасчёты с сотрудником проводить не нужно, поскольку с этих денег уже был удержан налог.
Бухгалтер, в свою очередь, должен сторнировать их начисление в отчёте для налоговой инспекции и провести аннуляцию расходов. В этом случае образованию переплаты по страховым взносам не нужно удивляться. Корректировки по их начислению должны быть учтены в обязательном порядке в текущий период в отчётах в ФСС, дальнейшие платежи позволять отрегулировать образовавшуюся переплату.