Отпускные в 6-НДФЛ в 2023 году: примеры заполнения

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Отпускные в 6-НДФЛ в 2023 году: примеры заполнения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Как было сказано выше, теперь в 6-НДФЛ в виде приложения включены данные справки 2-НДФЛ. Порядок заполнения этого приложения по окончании 2021 года практически такой же, как и в прошлом году, хотя есть и небольшие изменения.

Бланк 6-НДФЛ утверждён приказом ФНС от 15.10.20 № ЕД-7-11/753@. Последние изменения в него были внесены 28.09.2021 (приказ ФНС № ЕД-7-11/845@).

С прошлого года в форму входят сведения, ранее подававшиеся в справке 2-НДФЛ, которая уже отменена. Последние же обновления, вступившие в силу с 2022 года, связаны в основном с изменением порядка исчисления налога с дохода в виде дивидендов. По новым правилам налог на прибыль, удержанный с дивидендов, полученных российской организацией, засчитывается при определении НДФЛ учредителя этой организации. Обновлённый расчёт 6-НДФЛ содержит и другие небольшие изменения. О новшествах мы подробнее расскажем, когда будем рассматривать порядок заполнения документа.

Новая форма по-прежнему состоит из титульного листа, двух разделов и приложения, практически повторяющего бывшую справку 2-НДФЛ, хотя и с некоторыми отличиями. Если отчёт подаётся за квартал, полугодие или 9 месяцев, заполнять нужно только титул, Разделы 1 и 2. Приложение заполняется лишь при представлении 6-НДФЛ за год, а также при ликвидации / прекращении деятельности ИП с работниками.

Отражения отпускных в 6-НДФЛ: примеры и порядок заполнения

При подготовке формы 6-НДФЛ бухгалтеры сталкиваются с трудностями, как отражать те или иные суммы НДФЛ, исчисленные и удержанные налоговым агентом. В статье рассмотрим, как правильно отразить отпускные выплаты в четырех различных ситуациях.

На основании профстандарта каждый специалист может наметить для себя конкретные направления повышения квалификации. Для этого достаточно пройти обучение в Школе Бухгалтера. Все наши курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

Порядок заполнения расчета по форме 6-НДФЛ утвержден Приказом ФНС РФ от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@.

В расчете 6-НДФЛ отпускные отражаются в том периоде, в котором они фактически выплачены.

В Письмах ФНС РФ от 12.02.2016 № БС-3-11/553@, от 24.03.

2016 № БС-4-11/5106 указано, что при выплате доходов в виде оплаты отпусков налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты.

Начисленные, но не выплаченные отпускные, в расчет 6-НДФЛ не включаются. Согласно п. 1 ст. 223 НК РФ датой фактического получения дохода в виде отпускных является день их выплаты.

Дата перечисления НДФЛ с отпускных — это последнее число месяца, в котором они выплачены.

Как отразить материальную помощь в 6-НДФЛ в 2021 году

Материальная помощь в некоторых ситуациях облагается налогом и должна отражаться в декларации. Расскажем о правилах отражения таких выплат сотрудникам, чтобы не допустить принципиальных ошибок в отчётном документе.

Материальная помощь — это финансовая поддержка сотрудника в связи с определённым обстоятельством, непростой жизненной ситуацией. Это нерегулярные, ситуативные выплаты, для которых необходимо конкретное основание: рождение ребёнка, смерть близкого родственника, свадьба и т.д. Матпомощь может быть выплачена деньгами или передана работнику в натуральном виде.

Матпомощь сотрудникам бывает нескольких видов:

1. Выплаты любого размера, которые не облагаются НДФЛ.
2. Выплаты, часть которых не облагается налогом.
3. Выплаты, которые облагаются налогом полностью.

В отчёт 6-НДФЛ должны войти последние два вида матпомощи. Если выплата облагается НДФЛ частично (только после достижения определённого лимита), необлагаемая часть выступит в роли вычета, который уменьшит налоговую базу.

Разберём типы матпомощи детальнее, чтобы лучше понимать, как их нужно отражать в декларации 6-НДФЛ.

Пример отражения в отчете материальной помощи сверх установленного лимита

Приведем простой пример. Логист Светлана получила 22 января 2023 года материальную помощь от работодателя по случаю рождения малыша. Сумма поддержки составила 65000 рублей. В форму отчета необходимо внести следующие данные.

Как мы знаем, при рождении ребенка налогообложению не подлежит только сумма, не превышающая 50000 рублей. Поэтому в строку 020 необходимо проставить величину полученной помощи, а в строке 030 отразить вычет 50000 рублей. Таким образом, доход, с которого нужно удержать НДФЛ составляет 15000 рублей, а сам налог 1950 рублей. Во втором разделе прописываем дату получения средств и удержания НДФЛ в строках 100 и 110, а сроком перечисления налога в бюджет будет последний день января (строка 120).

Как оформляют выплату матпомощи

Правила выплаты материальной помощи в компании лучше уточнить у бухгалтера и кадровика. Они скажут, какое заявление писать и какие документы к нему приложить.

Обычно работник пишет заявление и прикладывает подтверждающие документы. Руководитель рассматривает заявление и либо дает указание подготовить приказ о выплате, либо отказывает в просьбе. В некоторых случаях материальную помощь выдают по инициативе работодателя без заявления работника — например, к юбилею.

Заявление об оказании материальной помощи. В заявлении можно указать сумму, которую просите выдать. Если знаете реквизиты положения о матпомощи, сошлитесь на него. Это ускорит решение руководителя.

В отделе кадров или бухгалтерии попросите шаблон заявления о матпомощи. Если его нет, заявление можно составить в свободной форме: сформулируйте просьбу о выплате и назовите обстоятельства, из-за которых требуется помощь. Обязательно поставьте дату и подпись.

Подтверждающие документы. Работник должен подтвердить документами, что имеет право на материальную помощь. Например, чтобы получить выплату в связи с рождением ребенка, к заявлению нужно приложить копию свидетельства о рождении.

Когда право на выплаты зависит от родства, то в документах работодателя будет указано, о каких членах семьи сотрудников идет речь. Например, в положении может быть такая формулировка: «Материальная помощь предоставляется работнику в связи со смертью члена семьи (супруга или супруги, родителей, братьев или сестер, детей)».

Если работодатель не указал степень родства в документах, скорее всего, он ориентируется на положения семейного кодекса. По закону к членам семьи относятся только супруги, родители и дети, усыновители и усыновленные.

Как облагается страховыми взносами материальная помощь, выплаченная лицу в связи лечением?

На материальную помощь, выплаченную работнику в связи лечением, взносы на обязательное пенсионное, медицинское страхование и по ВНиМ начислять нужно в обычном порядке, так как данная выплата не входит в перечень необлагаемых выплат (ст. 422 НК РФ).

Возможен иной подход: материальная помощь на лечение не облагается страховыми взносами, потому что она не является оплатой труда, значит, не относится к объекту обложения (п. 1 ст. 420 НК РФ). Этот подход согласуется с выводом ВС РФ в отношении страховых взносов, начислявшихся по Закону № 212-ФЗ (Постановление Президиума ВАС РФ от 14.05.2013 № 17744/12). Однако если вы не начислите страховые взносы, то налоговый орган при проверке может доначислить их и пени, а также привлечь вас к ответственности. В этом случае свою правоту вам придётся отстаивать в суде.

Форма 6 НДФЛ. Чего не стоит указывать в документе?

Отчет по форме 6-НДФЛ часто вызывает множество вопросов. Заполнение его касательно выплат материальной помощи также требует пояснений.

Сразу стоит отметить, что не следует указывать те виды, которые выплачиваются единовременно и суммы полностью не облагаются налогом. К ним относятся выплаты в связи со стихийным бедствием, пострадавшим от террористических действий или тем, кто написал заявление на материальную помощь в связи со смертью близких.

Если указать такие выплаты в данной форме по строке 020, то главное равенство данной формулы будет нарушено и отчет просто не сойдется.

То есть, если некий работник получил материальную помощь на погребение супруги в сумме пяти тысяч рублей, то включать ли материальную помощь в 6-НДФЛ? Ответ: нет.

Материальная помощь, не облагаемая налогом 2022

Кто же может получить материальную помощь на работе? Давать материальную помощь или не давать — это право работодателя. Материальная помощь может также выплачиваться выборочно. В течение календарного года сотрудник обладает необлагаемым лимитом матпомощи в 4000 рублей на различные цели. Лимит в 4000 рублей не зависит от того, в какой связи были выписаны деньги. Это может быть:

• свадьба;
• день рождения;
• материальная помощь к юбилею (налогообложение 2022);
• приобретения;
• лечение и пр.

Налогообложение материальной помощи в 2022 году и страховые взносы с нее различаются в зависимости от того, превышают ли выплаты 4000 руб.

Исключение составляют только:

• смерть сотрудника или его родственника;
• рождение ребенка;
• стихийные бедствия и террористические акты.

Материальная помощь малоимущим семьям в 2022 году

Материальная помощь малоимущим гражданам Российской Федерации на сегодняшний день предоставляется в нескольких формах. Наиболее распространенный вариант — это денежные выплаты, которые государство производит ежемесячно. Кроме этого, есть и единовременная денежная помощь в виде гранта на обучение, стипендию, помощи на приобретение предметов первой необходимости, помощь в натуральном выражении (продукты питания, лекарства и т. д.). Малоимущая семья может быть освобождена от уплаты всех налогов и сборов при начислении материальной помощи в виде пособий, дотаций.

Дети, которые воспитываются в семье, носящей статус малоимущей, имеют право на получение образования в высших и средних учебных заведениях, принимая участие в общем конкурсе для абитуриентов. Они могут рассчитывать и на помощь со стороны государства, но для этого должно выполняться хотя бы одно из перечисленных условий:

• если ребенок воспитывается только одним родителем, который признан инвалидом второй или первой группы;
• если ребенок из малоимущей семьи по результатам экзаменов набрал минимальное количество баллов, что позволяет ему принимать участие в конкурсе, так как считается, что экзамены были сданы успешно;
• возраст ребенка, который желает поступить в высшее учебное заведение, не превышает 20 лет.

Действует ряд нововведений специально для детей, которые воспитываются в малоимущих семьях:

• вне очереди дети должны быть приняты в образовательные дошкольные учреждения;
• в школах дети должны иметь двухразовое питание, которое оплачивается государством;
• бесплатно дети должны получать как форму для школы, так и одежду для занятий спортом;
• дети до 6 лет могут получать необходимые медикаментозные препараты бесплатно, но только по рецепту врача.

Родители, которые входят в состав малоимущей семьи, могут рассчитывать на следующие льготы:

• трудоустройство льготного характера;
• снижение уровня возраста выхода на пенсию;
• освобождение от уплаты регистрационного сбора;
• получение садового или дачного участка вне очереди;
• получение ипотечного кредита на льготных условиях.

Если с полями 130-140 все понятно, там указываются размер помощи и удержанный с нее налог, то какие даты необходимо проставлять в графах 100-120? Разберем все поля отдельно:

• 100 – указывается день, когда материальная помощь была получена сотрудником, независимо какую форму она принимает;
• 110 – с денежных выплат НДФЛ удерживается в день перечисления. С матпомощи в виде продукции или услуг, налог удерживается с ближайших денежных перечислений работнику (но не более 50% от суммы дохода). Причем цели выплат не имеют значение;
• 120 – указывается день, когда налог должен быть уплачен в казну по закону.

Некоторые работодатели предусматривают дополнительные выплаты к ежегодному отпуску или пособию по временной нетрудоспособности. В 6 НДФЛ такая материальная помощь показывается с учетом некоторых особенностей.

Даты перечисления доходов должны совпадать, так же как и дата удержания налога – будет такой же. Отличия возникают только при заполнении поля 120.

Отчет 6НДФЛ: что это и для чего

Форма отчета установлена законодательно и утверждена Приказом ФНС России №ММВ-7-11/450 от 14.10.2015 года.

Такой отчет сдают все компании и предприниматели, у которых есть наемные сотрудники.

В отчете показываются величины начисленной зарплаты и НДФЛ, а также сроки, в которые производятся данные выплаты. Отчет обезличен, заполняется общими суммами за квартал.

Первый раздел отчета составляется нарастающим итогом, во втором разделе показаны суммы начисленной зарплаты и перечисленных налогов за конкретный, отдельно взятый квартал.

Относительно подачи нулевой формы можно сказать следующее. Еще в 2016 году ФНС выпустила 2 письма по этому поводу:

• Письмо ФНС №БС-4-11/7928 от 04.05.2016 года
• Письмо ФНС №БС-4-11/4901 от 23.03.2016 года

Согласно этим документам, нулевой отчет 6НДФЛ представлять не нужно (что, кстати, весьма логично).

Если у налоговой появятся вопросы, можно написать письмо, в котором указать, что в отчетном периоде вознаграждение сотрудникам не начислялось и не выплачивалось.

Отчет можно заполнять как вручную, так и в электронном виде. Заполнять лучше и удобнее всего в специальной программе. Это поможет избежать ненужных ошибок, в этом случае форма отчета всегда актуальна. К тому же передача отчета через телекоммуникационные каналы связи намного удобнее, чем личное посещение инспекции или отправка по почте. Передача через интернет занимает совсем немного времени, есть возможность проверить корректность введенной информации, форма отчета всегда актуальна, а извещение о сдаче отчета приходит быстро.

Часто встречающиеся ошибки и вопросы

Ошибка 1

Сотрудник получил отпускные выплаты вместе с материальной помощью. Бухгалтер при составлении отчета указала эти выплаты одной суммой и срок перечисления НДФЛ проставила последним числом месяца. Это является ошибкой, поскольку при заполнении раздела 2 нужно было показать эти суммы различными блоками. К тому же, срок перечисления НДФЛ с отпускных выплат действительно последний день месяца, а вот с материальной помощи НДФЛ следует перечислить не позднее, чем на следующий день за выплатой помощи (абзац 1, 2 пункта 6 статьи 226 НК РФ).

Ошибка 2

Если сотрудник уволился с работы 25.05.2018 года, а ему положена премия по результатам деятельности, начисленная 31.05.2018 года, то эта сумма обязательно должна быть отражена в отчете 6 НДФЛ, поскольку премия начислена по результатам работы того периода, когда работник еще трудился в компании. В связи с тем, что премия выплачивается 31 мая, данная сумма должна быть показана в отчете за 1 полугодие 2018 года.

У организации есть обособленное подразделение. Это подразделение не имеет своего баланса. Куда в таком случае должен сдаваться 6НДФЛ по подразделению?

Согласно Письму ФНС России от 26.02.2016 года №БС-4-11/3168@, отчет в такой ситуации сдается в ту налоговую инспекцию, где состоит на учете это подразделение.

Для выполнения разовой работы было привлечено физическое лицо по договору гражданско – правового характера. Акт выполненных работ составлен в июне, а вознаграждение выплачено в июле. В каком квартале следует отразить сумму вознаграждения в отчете 6НДФЛ?

По общему правилу суммы вознаграждений отражаются в отчете в том квартале, когда денежные средства были получены работником. Если акт подписан в июне, а деньги работнику заплатили в июле, то операцию по выплате такого вознаграждения нужно показать в отчете за 3 квартал.

Отчет 6НДФЛ является одним из самых молодых форм. С помощью него налоговая инспекция собирает информацию о том, сколько зарплаты начислено на предприятии и в каком объеме удержан, а, главное, перечислен НДФЛ. В современных реалиях такая информация очень ценна для инспекции, поскольку позволяет вычислять неплательщиков и следить за общим уровнем зарплаты в компании.

Отчет не сложный, однако, до сих пор у бухгалтеров возникают многочисленные вопросы по его заполнению, а инспекции одно за другим выпускают разъяснения по заполнению.

Когда происходит выплата материальной помощи, следует учитывать многочисленные нюансы. Каждый конкретный случай имеет свои особенности. Несмотря на это, отражение сумм материальной помощи не такой сложный и непонятный процесс, как может показаться на первый взгляд.

Случаи, когда налоговый вычет полностью исключается

Помощь может подходить под разные категории денежных издержек организации, но не все они облагаются налогом. Существует определенный перечень обстоятельств, когда сотрудник получает денежные средства без учета НДФЛ независимо от суммы:

1. Помощь, выраженная в единовременной выплате пострадавшим или их семьям в результате чрезвычайных ситуаций, таких как стихийное бедствие. Денежное выражение данного типа закреплено в п. 8.3 ст. 217 НК РФ.
2. Социальная поддержка гражданам и их семьям в случае нанесения материального, физического или морального вреда в результате теракта произошедшего на территории страны;
3. Единовременная выплата на погребение, связанная с потерей (смертью) члена семьи сотрудника. В соответствии п. 8 ст. 217 НК РФ денежная выплата может быть осуществлена даже после выхода сотрудника на пенсию;
4. Матпомощь, предполагающая рождение одного или нескольких детей, их усыновления. По законам РФ в соответствии с п. 8 ст. 217 НК РФ помощь не должна превышать размер 50 тысяч рублей на каждого из детей с расчетом на одного родителя.
5. Разовая выплата на услуги медицинского типа работнику, вышедшему на пенсию. Помощь осуществляется за счет чистого дохода предприятия ФНС от 17.01.2012 № ЕД-3-3/75. Чтобы с этих средств не взимался налог нужно подтвердить обстоятельства документальным выражением в соответствии с п. 10 ст. 217 НК РФ.

Не всякая выплата – материальная помощь

По какому принципу выплаты сотрудникам можно отнести к материальной помощи? Трудовой Кодекс, как и Налоговый, не дает такого определения. Это устоявшееся выражение, используемое в практике предпринимательской деятельности. Проанализировав косвенные данные из НК и ТК РФ, можно определить выплату материальной помощи как вид финансового социального обеспечения, не зависящего от трудовой деятельности. Это значит, что при начислении той выплаты не берутся во внимание:

• стаж работы у этого работодателя;
• успехи, достижения и показатели сотрудника;
• степень его занятости;
• квалификация;
• график работы и др.

Материальная помощь отличается от премий и компенсаций, «привязанных» к фактору успешности трудовой деятельности.

Компания выдала материальную помощь более 4 000 рублей

Компания во втором квартале выдала сотруднику материальную помощь в размере 15 000 рублей. От НДФЛ освобождены только 4 000 рублей.

Материальную помощь более 4000 рублей за налоговый период надо показать в расчете. В строке 020 запишите всю сумму помощи. А в строке 030 отразите вычет в виде необлагаемой суммы — 4 000 рублей (п. 28 ст. 217 НК РФ).

Дата получения дохода в виде материальной помощи — день выплаты (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). На эту же дату компания удерживает НДФЛ. Поэтому день выплаты запишите в строках 100 и 110 раздела 2 расчета. Перечислить налог можно на следующий день.

На примере

Компания 17 мая выдала сотруднику материальную помощь — 15 000 руб. В этот же день удержала НДФЛ — 1430 руб. ((15 000 руб. — 4 000 руб.) × 13%). Помимо материальной помощи в течение полугодия компания начислила доходы 14 сотрудникам — 1 600 000 руб., исчислила и удержала НДФЛ — 208 000 руб. (1 600 000 руб. × 13%).

Раздел 1. В строке 020 компания записала начисленные доходы и материальную помощь — 1 615 000 руб. (1 600 000 + 15 000). В строке 030 — вычет 4000 рублей. В строке 040 — НДФЛ с доходов и помощи 209 430 руб. (208 000 + 1430).

Раздел 2. В строках 100 и 110 компания отразила дату выдачи материальной помощи. В строке 120 — следующий рабочий день. В строке 130 компания записала материальную помощь полностью — 15 000 руб. Расчет компания заполнила, как в образце 59.

Материальная помощь при уходе в отпуск

Возможность выплаты помощи в этом случае должна быть закреплена в документах компании – в коллективном договоре или в ином акте. В 6НДФЛ такая выплата будет отражаться по следующей схеме:

• Материальная помощь признается доходом той же датой, что и отпускные выплаты
• Удержание НДФЛ как с отпускных, так и с матпомощи происходит в один и тот же день
• Перечисление НДФЛ с материальной помощи должно производиться не позднее следующего дня, с отпускных – не позднее последнего дня месяца. В этом единственное существенное отличие между этими выплатами при отражении их в отчетности. В связи с этим отпускные и материальная помощь записываются двумя блоками в разделе 2

Похожие записи:

• Как учитывать мебель, оргтехнику и другую «малоценку»
• Как с 11.02.2023 заполнять платежные поручения по налогам и взносам
• Юрист по медицинским вопросам