Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как рассчитать численность работников». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В ООО “Фрегат” трудятся 97 работников. Из них в декретном отпуске — 1 человек (вышла на работу 20 июня 2022 года), в ученическом отпуске без оплаты — 1 человек (вышел 27 июня 2022 года). Были 3 приёма и увольнения с начала года. Рассчитаем ССЧ за полугодие.
Для чего нужна среднесписочная численность
На основании данных о количестве трудоустроенных лиц налоговая инспекция контролирует:
- соблюдение права на применение УСН. Законом установлено, что упрощёнку могут использовать ИП и организации со средним числом работников не более 130 человек в течение года;
- разрешённые способы сдачи отчётности. Этот пункт касается также отчётов в ПФР и ФСС. Например, нельзя сдавать декларацию по налогу на прибыль на бумаге, если в штате числится более 100 человек;
- правомерность использования ИП патентной системы налогообложения (средняя численность работников не может превышать 15 человек).
Что такое списочная и среднесписочная численности работников
Среднесписочная численность работников (ССЧ) – это показатель количества сотрудников, которые работают в компании на протяжении конкретного периода времени (квартала, полугодия, 9 месяцев или года). В формуле учитываются только те сотрудники, с которыми компания заключила трудовой договор и которые находились на рабочем месте в обозначенное время.
Списочная численность – более широкий показатель. При подсчете учитываются не только наемные сотрудники, но и совместители, работники по договору ГПХ, отпускники и сотрудники на больничном. Важно: человек должен проработать в организации больше одного дня.
Если сотрудник в компании относится к числу внутренних совместителей или имеет большой одной ставки, для данного показателя он считается как один человек – в соответствии с основной работой. Если сотрудник внешний совместитель, его не учитывают в списочной численности.
Расчёт СЧР за отчётный период
Как рассчитать среднесписочную численность за год или другой отчётный период? В отчётности для налоговой инспекции СЧР составляют по итогам года, а для заполнения формы 4-ФСС необходимые периоды – это квартал, полугодие, девять месяцев и год.
Если год был отработан полностью, то правило подсчёта следующее: (СЧР за январь + СЧР за февраль + … + СЧР за декабрь) разделить на 12, полученный итог округлить до целых единиц. Приведём простой пример:
Списочный состав предприятия за 2023 год менялся незначительно:
- январь – март: 35 чел.;
- апрель – май: 33 чел.;
- июнь – декабрь: 40 чел.
Посчитаем среднесписочную за год: (3 * 35 = 105) + (2 * 33 = 66) + (7 * 40 = 280) = 451/12 , итого – 37,58, округляем до 38 человек.
Если же год отработан не полностью, то расчёт производится аналогично такому же за неполный месяц: независимо от количества отработанных месяцев сумма СЧР делится на 12. Из Указаний Росстата: «Если организация работала неполный год, то среднесписочная численность работников за год определяется путем суммирования среднесписочной численности за все месяцы работы и деления полученной суммы на 12».
Как рассчитать среднесписочную численность за неполный год работы?
Предположим, предприятие с сезонным характером деятельности отработало в году только пять месяцев, СЧР помесячно составила:
- апрель – 320;
- май – 690;
- июнь – 780;
- июль – 820;
- август – 280.
Считаем: 320 + 690 + 780 + 820 + 280 = 2890/12. Получаем, что средний показатель равен 241 человек.
Аналогично производится расчёт за любой другой отчётный период. Если вам нужен отчёт за квартал, то надо сложить СЧР за каждый месяц реальной деятельности и разделить полученную сумму на 3. Для расчёта за полугодие или девять месяцев полученная сумма делится на 6 или 9 соответственно.
Порядок расчета среднесписочной численности работников
Среднесписочная численность работников за любой период (год, квартал, полугодие, 2 — 11 месяцев) рассчитывается с использованием среднесписочной численности работников за каждый месяц, входящий в этот период.
Чтобы рассчитать среднесписочную численность работников за каждый месяц, надо следовать следующему алгоритму:
1. Сначала надо определить списочную численность полностью занятых работников организации на каждый календарный день каждого месяца.
В рабочие дни она равна количеству всех работников, с которыми заключены трудовые договоры, с учетом всех сотрудников не явившихся на работу из-за временной нетрудоспособности, а также с учетом всех сотрудников, находящихся в командировках и отпусках.
Расчет среднесписочной численности работников, отработавших не полное время
Для определения средней списочной численности лиц, которые отработали неполное рабочее время, необходимо их учитывать пропорционально времени, которое они фактически отработали.
Расчет численности таких сотрудников производят следующим образом:
- Сначала исчисляют итоговое количество дней, отработанных данными лицами, путем деления общего количества человеко-часов за отчетный месяц на время рабочего дня, (8 часов, или 4,8 часа).
- После этого определяют среднюю численность частично занятых сотрудников за отчетный период в пересчете на занятость полную.
Количество человеко-дней, которое было отработано, делят на количество дней (рабочих) в отчетном месяце. Что касается сотрудников, отработавших неполное рабочее время согласно штатному расписанию, трудовому договору или переведённых со своего письменного согласия на неполное рабочее время, то они учитываются пропорционально отработанному времени.
Чтобы рассчитать среднюю численность работников данной категории, нужно выполнить следующие действия:
- Определить общее число человеко-дней, которые были отработаны этими сотрудниками. Для этого общее количество отработанных человеко-часов за отчётный месяц делится на продолжительность рабочего дня. При этом следует принимать во внимание продолжительность рабочей недели.Пример:
24 часа — на 4 ч (часа) (при 6-дневной рабочей неделе) либо на 4,8 ч (при 5-дневной);
36 часов — на 6 ч (при 6-дневной) или на 7,2 ч (при 5-дневной);
40 часов — на 6,67 ч или на 8 ч соответственно. - После этого рассчитывается среднее число работников, имевших неполную занятость за отчётный месяц, с учётом их полной занятости. Для этого количество отработанных человеко-дней делится на число календарных рабочих дней в отчётном месяце. При этом часы за предшествующий рабочий день условно включаются в число отработанных человеко-часов за дни отпуска, болезней, неявок (если они приходились на рабочие дни в соответствии с календарём).
При расчете среднесписочной численности работников за месяц суммируется списочное количество работников за каждый день месяца по календарю. Во внимание также принимаются все нерабочие дни. Результат необходимо разделить на количество дней в месяце.
Примеры расчета среднесписочной численности работников
Пример расчета среднесписочной численности работников № 1
| Средняя списочная численность работников ООО «Омега» на 29.12.2013 составляет 340 человек.
В данном учреждении 5-дневная рабочая неделя, 30 и 31 декабря соответственно суббота и воскресенье, численность списочная была такая же. В соответствии со статьей 112 Трудового кодекса, праздничными нерабочими днями считаются: 1, 2, 3, 4, 5, 7 января. 9 января было принято 5 новых работников. В период с 11 по 25 января — 4 сотрудника находились в отпуске без сохранения зарплаты, с 15 числа — одна сотрудница ушла в декретный отпуск, 17— был уволен один работник. Итого, в ходе расчета показателя за 31 день января 2014 года участвовало 10 563 человеко-дней. Средняя списочная численность за январь месяц составляет 341 человек (10 563 человеко-дней : 31 день). Для расчета средней списочной численности за какой-либо другой период, необходимо сложить данный показатель за каждый месяц, который участвует в расчете, и разделить получившуюся сумму на количество месяцев за период. |
Расчет среднесписочной численности работников за год должны предоставлять все ИП и организации, у которых за предыдущие 12 календарных месяцев были оформлены сотрудники. Новым учреждениям нужно сдавать отчет 2 раза: после создания и по итогам года. ИП освобождены от этой обязанности с 2014 года. Для сбора информации многие организации используют разные программы.
Расчет среднесписочной численности работников подается:
— по итогам года, не позднее 21 января (для существующих организаций);
— не позднее двадцатого числа после месяца, в котором была создана организация;
— в день официального закрытия предприятия.
За нарушение сроков необходимо уплатить штраф в размере 200 рублей. Также могут быть наложены административные взыскания на главного бухгалтера или руководителя в пределах 300-500 рублей. За передачу некорректных данных штраф не предусмотрен. После уплаты денег отчет все равно придется подать.
Какими формулами пользоваться
Для того чтобы посчитать среднесписочную численность сотрудников и сдать соответствующие сведения в налоговую нужно знать несколько формул. Итак, разберемся по порядку.
Значение среднеспис. числ-ти работников по итогам года вычисляется согласно Указаниям, которые разработаны и утверждены Росстатом (Приказ № 772 от 22.11.2017 г, в ред. от 29.12.2018 г). Опираться следует именно на этот документ.
Расчет производится по формуле:
СЧ (год) = [СЧ (январь) + СЧ (февраль) + ….. + СЧ (декабрь)] : 12
Где:
- СЧ (год) – среднеспис. числ-ть работников за год;
- СЧ (январь, …..) – среднеспис. числ-ть работников по месяцам;
- 12 – число месяцев в году.
Сразу сделаем замечание по поводу ситуации, когда компания работала только часть года. В этом случае формула используется точно такая же: складывается СЧ за месяцы работы (по остальным месяцам, когда компания не работала, она будет нулевой) и делится на 12.
Именно показатель СЧ (год) и проставляют в сведения о среднесписочной численности работников, составляемые по форме КНД 1110018.
СЧ за каждый месяц складывается из двух цифр: СЧ работников, которые отработали полные дни (СЧ полный день), и СЧ работников, работавших неполные дни (СЧ неполный день).
Соответственно, СЧ по каждому месяцу считаем по формуле:
СЧ (месяц) = СЧ полный день + СЧ неполный день
Каждое из этих слагаемых нужно считать отдельно. Начнем со СЧ тех сотрудников, которые работали полные дни. Эта цифра считается так:
СЧ полный день = [Ч на 1 число + Ч на 2 число + …. + Ч на последнее число] : КД месяц
Где:
- Ч на 1 число, ….. – списочная числ-ть работников на каждое число месяца,
- КД месяц – число календарных дней.
Выходит, что среднесписочная числ-ть сотрудников вычисляется на основе списочной числ-ти персонала компании. Об этом понятии также стоит сказать отдельно.
Списочная численность охватывает всех, кто работают у вас по трудовому договору, то есть выполняют работу постоянного или временного характера. Сюда же относятся и сезонные виды работ.
Кто учитывается в списочной числ-ти? Перечень лиц представлен в п. 77 Указаний Росстата, в нем, в том числе, отмечены сотрудники в командировке, надомники и новички на испытательном сроке. Те, кого не надо учитывать при расчетах, перечислены в п. 78-79 этих Указаний. Среди основных категорий, не входящих в списочную числ-ть, отметим внешних совместителей, лиц, с которыми трудовые отношения оформлены гражданско-правовым договором, сотрудниц в декрете / отпуске по уходу за ребенком, сотрудников в учебном отпуске без сохранения зарплаты. Не следует относить в списочную числ-ть и собственников компании, исключение — если они реально работают в компании и получают зарплату.
Теперь расскажем, как считать вторую составляющую – СЧ неполный день. Для расчетов нам нужно знать, сколько всего человеко-дней отработано сотрудниками, работавшими неполные дни. Для этого рассчитывается аналогичный показатель для каждого такого работника по формуле:
ЧАСЫ неполный день : Норматив
Где:
- ЧАСЫ неполный день – количество часов, отработанных сотрудников на неполном рабочем дне;
- Норматив — продолжительность рабочего дня (для стандартной рабочей неделе в 40 часов это будет 8 часов).
Затем полученная цифра умножается на число отработанных в конкретном месяце дней.
Теперь, когда по каждому сотруднику, работавшему неполные дни, получены значения отработанных человеко-дней, можно считать СЧ неполный день по формуле:
СЧ неполный день = Общее количество ЧД по сотрудникам на неполном дне : РД месяц
Где:
- ЧД – человеко-дни – здесь нам нужна сумма по всем сотрудникам на неполном дне;
- РД месяц – число рабочих дней месяца.
В ООО установлена 40-часовая 5-дневная неделя. С января по ноябрь работало 15 человек, в декабре четверо лиц было уволено. На сентябрь и октябрь с 5 сотрудниками были заключены договора на неполный день, по которым они трудились ежедневно по 4 часа. В течение года на предприятии работало 3 совместителя, которые числятся в другой компании. Как рассчитать среднесписочную численность работников за год? Формула:
(СЧР янв + … + СЧР дек) : 12
Так как совместители при калькуляции не учитываются, то с января по ноябрь СЧР была равна 15 чел., в декабре — 11. Посчитаем количество лиц, которые присутствововали на предприятии не все время. В сентябре и октябре было по 22 трудовых дня:
(4 часа x 5 сотрудников x 22 дн.) : 8 часов : 22 дн. = 2,5 чел.
СЧР за сентябрь и октябрь составила: 15 + 2,5 = 17,5 чел.
Подставим эти значения в формулу:
СЧР за год = (15 х 9 + 17,5 х 2 + 11) : 12 = 181 : 12 = 15 человек.
Расчет средней численности
Перейдем к расчету средней численности работников организации.
Формула для расчета выглядит так:
Средняя Среднесписочная Средняя Средняя численность
численность = численность + численность + лиц, работающих по
работников работников совместителей гражданско-правовым
договорам
Пример 3. Продолжим примеры 1 и 2. Допустим, среднесписочная численность работников ЗАО «Ника» в январе 2007 г. составляла 52,3 чел.
Напомним, что среднюю численность совместителей мы рассчитали в примере 1. Она равна 1,66 чел. А средняя численность подрядных работников (согласно условиям примера 2) — 2 чел.
Определим среднюю численность работников ЗАО «Ника» в январе 2007 г.
Решение. Средняя численность работников за месяц определяется путем суммирования данных о среднесписочной численности, средней численности совместителей и средней численности работников, выполнявших работы по гражданско-правовым договорам.
Какими формулами пользоваться
Для того чтобы посчитать среднесписочную численность сотрудников и сдать соответствующие сведения в налоговую нужно знать несколько формул. Итак, разберемся по порядку.
Значение среднеспис. числ-ти работников по итогам года вычисляется согласно Указаниям, которые разработаны и утверждены Росстатом (Приказ № 772 от 22.11.2017 г, в ред. от 29.12.2018 г). Опираться следует именно на этот документ.
Расчет производится по формуле:
СЧ (год) = [СЧ (январь) + СЧ (февраль) + ….. + СЧ (декабрь)] : 12
Где:
- СЧ (год) – среднеспис. числ-ть работников за год;
- СЧ (январь, …..) – среднеспис. числ-ть работников по месяцам;
- 12 – число месяцев в году.
Сразу сделаем замечание по поводу ситуации, когда компания работала только часть года. В этом случае формула используется точно такая же: складывается СЧ за месяцы работы (по остальным месяцам, когда компания не работала, она будет нулевой) и делится на 12.
Именно показатель СЧ (год) и проставляют в сведения о среднесписочной численности работников, составляемые по форме КНД 1110018.
СЧ за каждый месяц складывается из двух цифр: СЧ работников, которые отработали полные дни (СЧ полный день), и СЧ работников, работавших неполные дни (СЧ неполный день).
Соответственно, СЧ по каждому месяцу считаем по формуле:
СЧ (месяц) = СЧ полный день + СЧ неполный день
Каждое из этих слагаемых нужно считать отдельно. Начнем со СЧ тех сотрудников, которые работали полные дни. Эта цифра считается так:
СЧ полный день = [Ч на 1 число + Ч на 2 число + …. + Ч на последнее число] : КД месяц
Где:
- Ч на 1 число, ….. – списочная числ-ть работников на каждое число месяца,
- КД месяц – число календарных дней.
Выходит, что среднесписочная числ-ть сотрудников вычисляется на основе списочной числ-ти персонала компании. Об этом понятии также стоит сказать отдельно.
Списочная численность охватывает всех, кто работают у вас по трудовому договору, то есть выполняют работу постоянного или временного характера. Сюда же относятся и сезонные виды работ.
Кто учитывается в списочной числ-ти? Перечень лиц представлен в п. 77 Указаний Росстата, в нем, в том числе, отмечены сотрудники в командировке, надомники и новички на испытательном сроке. Те, кого не надо учитывать при расчетах, перечислены в п. 78-79 этих Указаний. Среди основных категорий, не входящих в списочную числ-ть, отметим внешних совместителей, лиц, с которыми трудовые отношения оформлены гражданско-правовым договором, сотрудниц в декрете / отпуске по уходу за ребенком, сотрудников в учебном отпуске без сохранения зарплаты. Не следует относить в списочную числ-ть и собственников компании, исключение — если они реально работают в компании и получают зарплату.
Теперь расскажем, как считать вторую составляющую – СЧ неполный день. Для расчетов нам нужно знать, сколько всего человеко-дней отработано сотрудниками, работавшими неполные дни. Для этого рассчитывается аналогичный показатель для каждого такого работника по формуле:
ЧАСЫ неполный день : Норматив
Где:
- ЧАСЫ неполный день – количество часов, отработанных сотрудников на неполном рабочем дне;
- Норматив — продолжительность рабочего дня (для стандартной рабочей неделе в 40 часов это будет 8 часов).
Затем полученная цифра умножается на число отработанных в конкретном месяце дней.
Теперь, когда по каждому сотруднику, работавшему неполные дни, получены значения отработанных человеко-дней, можно считать СЧ неполный день по формуле:
СЧ неполный день = Общее количество ЧД по сотрудникам на неполном дне : РД месяц
Где:
- ЧД – человеко-дни – здесь нам нужна сумма по всем сотрудникам на неполном дне;
- РД месяц – число рабочих дней месяца.
Предоставление сведений о среднесписочной численности
Отчёт о среднесписочной численности персонала необходим для выполнения требований законодательства при заполнении бланков следующих деклараций:
- Расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование (форма 4-ФСС);
- Расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование (форма РСВ-1 ПФР);
- Сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год (форма по КНД 1110018);
- Сведения о численности, заработной плате и движении работников (форма П-4);
- Сведения об основных показателях деятельности малого предприятия (форма N ПМ);
От показателя среднесписочной численности зависят:
- Возможность получения льгот по налогам, если предприятие использует труд инвалидов (НДС, налог на прибыль, налог на имущество и земельный налог);
- И необходимость направлять в налоговую службу декларации за прошлый год в виде электронного документа, если численность персонала предприятия выше, чем сто чел. (статья восемьдесят НК РФ);
Формула расчёта среднесписочной численности за месяц
Различается расчёт среднесписочной численности для работников с полной занятостью и для следующих категорий работников: работников с неполною занятостью и внешних совместителей, работников по договорам ГПХ.
К категории работников с неполной занятостью не относятся работники с сокращённой продолжительностью рабочего времени (инвалиды, работники в возрасте до восемнадцати лет и др. категории). Эти работники учитываются в среднесписочной численности по правилам для работников с полной занятостью, то есть как целые штатные единицы.
Среднесписочная численность работников с полной занятостью за месяц равна сумме списочной за каждый день месяца, делённой на количество календарных дней месяца. Важно, что списочная численность должна быть определена за каждый день месяца, независимо от того, является ли он рабочим, нерабочим ли праздничным. Полученная сумма также делится на полное количество календарных дней месяца.
Сотрудники, работающие неполный день
Иногда ССЧ работников предприятия приходится рассчитывать пропорционально отработанного времени. Это происходит в следующих случаях:
- когда с работником трудовой договор заключен на неполное рабочее время;
- если работник с личного согласия переводится на неполную занятость;
Такими работниками могут быть:
- несовершеннолетние до 18-ти лет;
- кормящие женщины, которым предусмотрены перерывы для кормления ребенка;
- сотрудники, работающие на вредных условиях труда;
- если работники переведены на неполное рабочее время по распоряжению администрации без личного письменного согласия;
В случае если на предприятии имеются вышеперечисленные работники, при расчете ССЧ они учитываются целыми единицами.
Методы исчисления среднесписочной численности
ССЧ предприятия можно рассчитать, используя один из двух методов расчета:
- прямой;
- упрощенный;
Рассмотрим оба этих способа на примере ООО «Гарант».
Все работники ООО «Гарант» приняты на полный рабочий день. В мае 2015 года ими отработан:
| Ф.И.О. | Отработано дней | Отработано часов в день |
| Коваленко С.А. | 19 | 4 |
| Кощеев О.Ж. | 17 | 8 |
| Горбунов Н.И. | 10 | 4 |
Для чего нужен параметр среднесписочной численности
Такие понятия, как плановая или нормативная численность трудозанятых работников, в большей части применяются в экономике, как регулятор штатного состава предприятий и определятся как оптимальное количество работников, необходимое для высокопроизводительного труда на конкретном предприятии.
Вопрос: Каков штраф за непредставление (несвоевременное представление) сведений о среднесписочной численности работников за предшествующий период? Посмотреть ответ
Среднесписочная численность персонала (ССЧ) – показатель, который стоит особняком. Он применяется в особенных случаях:
- от показателя зависит возможность ООО использовать льготные схемы налогообложения (УСН);
- исходя из параметра ССЧ определяется необходимость в телекоммуникационных сетях при сдаче отчетности;
- налоговые органы рассчитывают среднюю величину заработной платы в ООО по показателю ССЧ.
Отчет о ССЧ – обязательный документ, который предоставляют все организации и ИП, вне зависимости от организационно-правового статуса. Документ содержит сведения за истекший отчетный год.
Важно: для ООО или ИП, зарегистрированных в середине отчетного года, обязанность сдачи отчета о среднесписочной численности наступает через месяц после создания фирмы. По окончании календарного года такие субъекты сдают еще один отчет на общих основаниях.
Особенный порядок расчета ССЧ используется для ООО, зарегистрированных в ходе реорганизационных мероприятий организации-предшественника (ликвидация, перерегистрация). Такие вновь созданные компании должны рассчитывать среднесписочную численность с учетом сведений о работниках предыдущей организации.
Кто не учитывается при подсчете среднесписочной численности
Иногда в организации встречаются такие случаи, когда работник:
- принят из другой организации на условиях совместительства трудовой деятельности;
- предприятия находится в отпуске без сохранения заработной платы во время вступительных экзаменов в учебное заведение;
- на учебный период оформил отпуск без сохранения заработной платы;
- в штате числятся женщины, оформившие в данный момент времени декретный отпуск;
- оформил отпуск на период усыновления новорожденного ребенка;
- оформил дополнительный отпуск по уходу за ребенком;
- между предприятием и сотрудником заключен не трудовой, а гражданско-правовой договор;
Все эти категории служащих в расчет ССЧ не берутся.