Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Среднесписочная численность работников». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Судя по названию отчётности, сообщать сведения о среднесписочной численности работников должны только работодатели, но это не совсем так. Действительно, индивидуальные предприниматели, не нанимавшие в отчётном году персонал по трудовым договорам, форму КНД 1110018 не сдают.
Кого нужно учитывать или не учитывать при расчете среднесписочной численности
Чем больше штат сотрудников и сложнее организована кадровая работа, тем более сложным может оказаться расчет среднесписочной численности. Когда нет текучки, все оформлены по трудовому договору, данные фактически не меняются от месяца к месяцу, а то и от года к году. Если на компанию работают удаленные сотрудники, совместители, привлекаются люди на замещение болеющих или отсутствующих по другим причинам работников, временно назначаются исполняющие обязанности, при этом заключаются разные формы договоров, определить среднесписочную численность работников бывает сложно. Правильно посчитать работников поможет таблица:
| Среднесписочная численность работников учитывает | Среднесписочная численность работников не учитывает |
|---|---|
| учредителя или участника общества, официально оформленного и получающего зарплату; всех официально трудоустроенных в течение отчетного периода, независимо от количества отработанных дней; командированных и отпускников; сотрудников на больничном, в декрете; тех, у кого рабочая неделя менее 15 часов или работающих на дому по трудовому договору; находящихся в учебном отпуске, студентов на балансе, практикантов; находящихся на испытательном сроке; работающих пенсионеров; работников по нарядам или вахтам, временных работников или исполняющих обязанности. |
собственников, не получающих зарплату; внешних совместителей; работников по договору ГПХ; сотрудников, проходящих обучение с отрывом от производства и получающих стипендию от предприятия. |
Законодательно установленные даты отчётности
Все работодатели — организации и ИП, которые привлекали исполнителей не только по трудовым, но и по гражданско-правовым договорам, обязаны подавать сведения о среднесписочной численности (ССЧ) в инспекцию ФНС ежеквартально, в составе отчёта РСВ. Срок подачи — не позднее 30 числа месяца следующего за отчётным кварталом. Соответственно, окончательными датами будут:
- за 1 квартал — 30 апреля;
- за полугодие — 30 июля;
- за 9 месяцев — 30 октября;
- за год — 30 января следующего года.
Средняя численность работников: как рассчитать?
ССЧ за месяц считается как сумма списочной численности работников за каждый календарный день месяца (в том числе праздничные и выходные дни), делённая на количество календарных дней месяца.
Как посчитать среднесписочную численность работников за год? Аналогично — сумма ССЧ за каждый месяц, делённая на 12 (число месяцев в году).
Для чего необходимо высчитывать среднесписочную численность сотрудников
Для прямой отчетности:
- для отчета РСВ (расчета страховых взносов), предназначенного для сдачи в ФНС, показатель отражается на титульном листе расчета по страховым взносам в поле «Среднесписочная численность». РСВ подается ежеквартально до 30-го числа месяца, следующего за отчетным периодом. За девять месяцев 2022 года отчет нужно сдать не позже 31 октября.
- для титульного листа отчета 4-ФСС, предназначенного для сдачи в фонд социального страхования, 4-ФСС тоже подают по итогам каждого отчетного периода В бумажном виде отчет нужно сдать до 20 числа, в электронном виде до 25 числа;
- для отчетности в Росстат, по форме № П-4, которая подается ежемесячно юридическими лицами (кроме МСП).
Для получения льгот, налоговых преференций, уточнения форм и сроков отчетности:
- для определения способа передачи отчетных данных – в электронном виде или на бумаге. Данные о среднесписочной численности важны, например, при подаче налоговых деклараций – при численности выше 100 сотрудников предприятие обязано передавать данные в электронном виде (согласно 80-й статье НК РФ). Для ряда других отчетов этот показатель является еще ниже – 25 и 10 сотрудников. Например, страхователи, имеющие численность свыше 10 человек обязаны предоставлять 4-ФСС в электронном виде, подписанные цифровой подписью;
- для применения пониженных тарифов страховых взносов. Для примера, в информационных технологических компаниях показатель среднесписочного состава сотрудников должен быть не меньше семи (п. 5 ст. 427 НК РФ);
- для классификации предприятия по масштабу бизнеса. Предприятия, в которых ССЧ не превышает 100 человек относятся к малым, а те, где ССЧ составляет показатель от 100 до 250 человек, относятся к средним (ст. 4 № 209-ФЗ);
- при подтверждении права на льготы по НДС, для освобождения от налога по отдельным операциям (сравнивается среднесписочная численность инвалидов с показателем общей ССЧ в соответствии с требованиями п. 3 ст. 149 НК РФ);
- при определении доли прибыли, приходящейся на обособленное подразделение в соответствии с нормами ст. 288 НК РФ;
- для подтверждения использования спецрежима налогообложения. Например, предприятия на УСН могут использовать этот специальный налоговый режим при определенном показателе численности сотрудников. Ранее применять УСН можно было только если средняя численность работников за налоговый период не превышала 100 человек, с 01.01.2021 г. это показатель был повышен до 130 человек. То есть сейчас компания теряет право на применение УСН с момента превышения средней численности сотрудников в 130 человек (а также с момента превышения уровня доходов в 200 млн руб.)
Нужно ли учитывать учредителя и предпринимателя
По общему правилу собственник попадает в среднесписочную численность, только если он работает в своей компании по трудовому договору и получает заработную плату. Учредителя, которому выплачивают дивиденды, но не выплачивают зарплату, из расчетов надо исключить.
На практике распространена следующая ситуация: директором является собственник, назначенный общим собранием учредителей (без трудового договора). Нет четких инструкций относительно того, нужно ли учитывать такого директора в среднесписочной численности. Обычно при подобных обстоятельствах директора считают за единицу, несмотря на отсутствие договора.
Но если в роли директора выступает единственный учредитель, то по нашему мнению в среднесписочной численности его учесть нельзя. Дело в том, что единственный учредитель не в состоянии принять себя на работу и выплачивать себе зарплату.
Ответственность за непредставление сведений о среднесписочной численности работников в установленные сроки
За непредставление в установленный Налоговым кодексом срок сведений о среднесписочной численности работников налогоплательщик, а также его должностные лица могут быть привлечены к налоговой и административной ответственности:
- п. 1 ст. 126 НК РФ устанавливает налоговую ответственность за непредставление в определенный срок налогоплательщиком в налоговые органы документов и (или) иных сведений, предусмотренных Налоговым кодексом, в виде взыскания штрафа в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ;
- ст. 15.6 КоАП РФ предусматривает административную ответственность за непредставление в установленный законодательством о налогах и сборах срок либо отказ от представления в налоговые органы оформленных в определенном порядке документов и (или) иных сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, а равно представление таких сведений в неполном объеме или в искаженной форме, в виде наложения на должностных лиц (к ним КоАП РФ приравнивает индивидуальных предпринимателей) административного штрафа в размере от 300 до 500 руб.
Как рассчитать среднесписочную численность работников
Для расчета годовой ССЧ необходимо просуммировать ССЧ за каждый месяц, и полученный результат разделить на 12.
ССЧ за месяц определяется аналогично: суммируется численность работников за каждый день и делится на количество дней в месяце. Чтобы рассчитать месячную ССЧ, суммируют ССЧ полностью занятых, и среднюю численность не полностью занятых сотрудников. К последним относятся трудоустроенные на неполную занятость по соглашению. В численность за каждый день включаются все числящиеся в компании работники, вне зависимости от того, работал ли он фактически в этот день или был в отпуске или на больничном.
В расчет ССЧ не включаются:
- женщины в декретном отпуске;
- работники в отпуске по уходу за ребенком;
- работники в неоплачиваемом учебном отпуске;
- внешние совместители;
- работники по договорам ГПХ.
Внутренние совместители берутся в расчет за 1 единицу.
В какие сроки нужно представить сведения по форме КНД 1110018
Сведения о среднесписочной численности работников подают за прошедший год. Крайний срок сдачи для действующих компаний и ИП — 20 января текущего года (п. 3 ст. 80 НК РФ). Например, сведения за 2019 год нужно подать до 20.01.2020 включительно.
Если компания была создана в течение года, представить сведения она должна не позднее 20 числа месяца, следующего за тем, в котором образовалась. Аналогичное требование предъявляется к реорганизованным юрлицам. Они сообщают в ИФНС о численности до 20-го числа месяца, следующего за месяцем реорганизации.
У вновь зарегистрированных ИП обязанность сдавать сведения в году регистрации отсутствует.
При выпадении любого из указанных сроков на выходные или праздники они в общем порядке переносятся на ближайший рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).
Основные принципы заполнения
Заполнение бланка не представляет сложности: помимо общих данных о предприятии, необходимо внести всего одну цифру — значение среднесписочной численности работников по состоянию на соответствующую отчетную дату. Обычно такой отчет сдают компании и ИП, у которых есть наемные работники, раз в году — до 20 января. Документ включает данные за предыдущий год. Но иногда к его заполнению должны прибегать и в середине года. Это касается тех организаций, которые только зарегистрировались (срок предоставления — 20 число месяца, следующего за датой регистрации). Заполняют его и при ликвидации компании.
Основные вопросы у налогоплательщиков возникают обычно по вычислению среднесписочной численности. Подробное описание того, как оформляется отчет, и правила расчета значения среднесписочной численности работников предприятия на отчетную дату можно найти в статье, посвященной этой форме.
Чтобы верно рассчитать показатель, рекомендуем использовать пошаговый калькулятор среднесписочной численности.
Шаг № 1. Рассчитать за каждый день месяца.
В отчет нужно добавлять только тех сотрудников, с кем заключены трудовые договоры. Даже если работник находится в отпуске, на больничном или в командировке.
Есть работники, которых в среднесписочной численности показывать не нужно. Они указаны в пункте 78 Приказа № 772:
- работники на договорах ГПХ;
- внешние совместители;
- учредители организации, которые не получают зарплату;
- адвокаты и пр.
Приведем пример. В ООО «Пересвет» на 30 ноября 2018 года числятся 12 сотрудников. Двое из них – внешние совместители, а один сотрудник работает по договору подряда.
Чтобы определить списочную численность на 30 ноября, произведем простой расчет численности работников:
12 чел. – 2 чел. – 1 чел. = 9 чел.
Шаг № 2. Узнать месячную численность сотрудников с полным рабочим днем.
Для расчета среднесписочной численности сотрудников с полным рабочим временем мы рекомендуем использовать следующую формулу:
Среднесписочная численность сотрудников с полным рабочим днем = Сумма списочной численности сотрудников с полным рабочим днем на каждое число месяца / Число календарных дней месяца.
При этом имейте ввиду, что в сумму списочной численности сотрудников с полным рабочим днем на каждое число месяца входят выходные и праздничные дни.
Но не включайте в расчет среднесписочной численности сотрудниц, которые находятся в декретном отпуске, в «детских» отпусках, работников с неполным рабочим временем. Также не учитывайте сотрудников, которые взяли отпуск за свой счет для учебы или для поступления в вуз. Этот момент прописан в п.79 Приказа № 772.
Есть исключение. Если в отпуске по уходу за ребенком ваша сотрудница работает неполный день, не исключайте ее из среднесписочной численности. Это правило действуют с 2018 года.
Рассмотрим этот шаг на примере. Мы уже выяснили, что списочная численность работников в ООО «Пересвет» на 30 ноября составляет 9 человек. Семеро из них трудятся полный рабочий день. Две сотрудницы 5 и 19 ноября ушли в отпуск по уходу за ребенком.
Рассчитываем списочную численность работников за все дни ноября:
(9 чел. х 4 дн.) + (8 чел. х 14 дн.) + (7 чел. х 12 дн.) = 232 чел.
Рассчитаем среднесписочную численность сотрудников с полным рабочим днем:
232 чел./ 30 дн. = 7,73 чел.
Шаг № 3. Узнать месячную численность сотрудников с неполным рабочим днем
Учитывайте работников с неполным рабочим днем в месячной численности пропорционально отработанному времени. Численность нужно определить в два этапа:
- Определить количество человеко-дней, отработанных работниками с неполным рабочим днем. Нужно разделить месячную сумму человеко-часов на продолжительность рабочего дня.
- Посчитать месячную численность. Величину человеко-дней за месяц разделить на число рабочих календарных дней в месяце.
В каком порядке представляют сведения о среднесписочной численности ИП без работников
В случае ведения деятельности в одиночку отчет о среднесписочной численности ИП без работников не представляет. Это следует из абз. 6 п. 3 ст. 80 НК РФ.
Причем до 2013 года в ст. 80 говорилось о том, что сведения о численности представляются «налогоплательщиком» без каких-либо уточнений. В 2013 году данное положение кодекса было изменено за счет правок — теперь указанная статья предписывает сдавать сведения о ССЧ «организациям и индивидуальным предпринимателям, привлекавшим наемных работников».
Несмотря на достаточно конкретизированные формулировки статьи, может возникнуть вопрос, не нужно ли в среднесписочную численность ИП без работников включать самого себя. Ответ здесь может быть только один: нет, не нужно.
Как мы уже выяснили, в сведения попадают лишь те лица, с которыми работодатель заключил трудовые договоры. С самим собой ИП такой договор заключить не может. Кроме того, согласно ст. 2 ГК РФ предприниматель организует собственный бизнес на свой страх и риск, ведь конечная цель при построении любого бизнеса — извлечение прибыли. Вся перечисленная деятельность трудовой не является, поэтому относить себя к работникам предприниматель не имеет права.
Что указать в отчете, если среднесписочная численность равна нулю
Распространена ситуация, когда среднесписочная численность небольшой компании или персонала ИП, исчисленная по всем правилам, после округления принимает значение 0. Возникает вопрос, можно ли указать нулевой показатель в отчетности, предназначенной для ИФНС и фонда соцстрахования?
К сожалению, ни один нормативный правовой акт не дает четкого ответа. На практике налоговики настоятельно рекомендуют вместо нуля поставить 1. Объясняют это тем, что согласно внутренним регламентам ФНС, при «нулевых» сведениях о среднесписочной численности инспектор должен закрыть карточку по НДФЛ. И потом, когда организация или предприниматель станет отчитываться по налогу на доходы, у них возникают сложности. Чтобы избежать путаницы, лучше заранее указать единицу. Специалисты ФСС также советуют не проставлять нулевой показатель, особенно если начисления зарплаты не были нулевыми.
На наш взгляд, работодателям проще последовать совету чиновников, чем впоследствии давать дополнительные объяснения. Тем более что подобное завышение среднесписочной численности не грозит никакими неприятными последствиями.
Правда, искусственное завышение недопустимо для ИП без персонала и для организаций, где нет иных работников кроме единственного учредителя. Как уже говорилось выше, предприниматели и единственные учредители не учитываются в среднесписочной численности. Поэтому округление до единицы в данном случае будет сильно искажать реальное положение дел.