Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Когда сдавать отчет по среднесписочной численности работников». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Судя по названию отчётности, сообщать сведения о среднесписочной численности работников должны только работодатели, но это не совсем так. Действительно, индивидуальные предприниматели, не нанимавшие в отчётном году персонал по трудовым договорам, форму КНД 1110018 не сдают.
Для чего нужна среднесписочная численность
На основании данных о количестве трудоустроенных лиц налоговая инспекция контролирует:
- соблюдение права на применение УСН. Законом установлено, что упрощёнку могут использовать ИП и организации со средним числом работников не более 130 человек в течение года;
- разрешённые способы сдачи отчётности. Этот пункт касается также отчётов в ПФР и ФСС. Например, нельзя сдавать декларацию по налогу на прибыль на бумаге, если в штате числится более 100 человек;
- правомерность использования ИП патентной системы налогообложения (средняя численность работников не может превышать 15 человек).
Расчёт среднесписочной численности работников — пример
В ООО “Фрегат” трудятся 97 работников. Из них в декретном отпуске — 1 человек (вышла на работу 20 июня 2022 года), в ученическом отпуске без оплаты — 1 человек (вышел 27 июня 2022 года). Были 3 приёма и увольнения с начала года. Рассчитаем ССЧ за полугодие.
Начнём с подсчёта ССЧ за месяц на примере июня. В этом месяце произошло 1 увольнение (2 июня) и 1 приём на работу (10 июня):
| День | Списочная численность | Число тех кто не включается в ССЧ | ССЧ |
|---|---|---|---|
| 01.06.2022 | 97 | 2 | 95 |
| 02.06.2022 | 97 | 2 | 95 |
| 03.06.2022 | 96 | 2 | 94 |
| 04.06.2022 | 96 | 2 | 94 |
| …. | …. | …. | …. |
| 09.06.2022 | 96 | 2 | 94 |
| 10.06.2022 | 97 | 2 | 95 |
| …. | …. | …. | …. |
| 19.06.2022 | 97 | 2 | 95 |
| 20.06.2022 | 97 | 1 | 96 |
| 21.06.2022 | 97 | 1 | 96 |
| …. | …. | …. | …. |
| 26.06.2022 | 97 | 1 | 96 |
| 27.06.2022 | 97 | 97 | |
| 28.06.2022 | 97 | 97 | |
| 29.06.2022 | 97 | 97 | |
| 30.06.2022 | 97 | 97 | |
| ИТОГО | 2903 | 45 | 2858 |
Как посчитать среднесписочную численность работников для нового предприятия
Есть свои особенности расчёта численности для вновь созданных организаций и ИП. Разберём на примере.
ООО “Кристалл” начало свою деятельность 16 мая 2022 года. За май всех нужных сотрудников трудоустроили. В июне новых приёмов уже не было, и ССЧ за этот месяц была равной 40.
| День | ССЧ |
|---|---|
| 16.05.2022 | 2 |
| 17.05.2022 | 3 |
| 18.05.2022 | 8 |
| 19.05.2022 | 9 |
| 20.05.2022 | 12 |
| 21.05.2022 | 12 |
| 22.05.2022 | 12 |
| 23.05.2022 | 15 |
| 24.05.2022 | 18 |
| 25.05.2022 | 22 |
| 26.05.2022 | 26 |
| 27.05.2022 | 34 |
| 28.05.2022 | 34 |
| 29.05.2022 | 34 |
| 30.05.2022 | 38 |
| 31.05.2022 | 40 |
| ИТОГО | 319 |
Как проверить правильность заполнения формы П-4?
Проверить правильность заполнения разделов формы П-4 можно, воспользовавшись формулами, приведенными в разд. 5.2 Указаний.
|
Для организаций, представляющих форму П-4 |
|
|
Ежемесячно |
Ежеквартально |
|
1. Строка 01 = сумма строк с 02 по 11 по графам с 1 по 11 |
|
|
2. Графа 1 = сумма граф 2, 3, 4 по строкам с 01 по 11 |
|
|
3. Графа 7 = сумма граф 8, 9, 10 по строкам с 01 по 11 |
|
|
4. Если заполнена графа 5, то должна быть заполнена графа 2 |
|
|
5. Если заполнена графа 6, то должна быть заполнена графа 3 |
|
|
6. Если заполнена графа 8, то должна быть заполнена графа 2 |
|
|
7. Если заполнена графа 9, то должна быть заполнена графа 3 |
|
|
– |
8. Графа 5 за I полугодие, девять месяцев, год ≥ графа 5 за предыдущий период |
|
– |
9. Графа 6 за I полугодие, девять месяцев, год ≥ графа 6 за предыдущий период |
|
– |
10. Графа 7 за I полугодие, девять месяцев, год ≥ графа 7 за предыдущий период |
|
– |
11. Графа 8 за I полугодие, девять месяцев, год ≥ графа 8 за предыдущий период |
|
– |
12. Графа 9 за I полугодие, девять месяцев, год ≥ графа 9 за предыдущий период |
|
– |
13. Графа 10 за I полугодие, девять месяцев, год ≥ графа 10 за предыдущий период |
|
– |
14. Графа 11 за I полугодие, девять месяцев, год ≥ графа 11 за предыдущий период |
Ответственность за несвоевременное представление среднесписочной численности
Штрафные санкции за непредставление или несвоевременное представления сведений предусмотрены НК РФ КоАП РФ:
- 200 рублей – на организацию
- 300 – 500 рублей – на руководителя.
Штраф ИФНС обычно накладывают только на организацию. Оштрафовать руководителя можно только по решению суда, то есть для того, чтобы ИФНС могла взыскать штраф с руководителя, ей придется обратиться в суд.
Оплата штрафа не освобождает организации от сдачи сведений. Организация обязана представить сведения вне зависимости от оплаты штрафа.
Помимо штрафов за несвоевременную сдачу отчетов налоговая вправе заблокировать счет компании или ИП. Но требование распространяется только на налоговые декларации, либо требования по уплате налога, пени или штрафа. Что же касается сведений о среднесписочной численности, то за их несвоевременное представление заблокировать расчетный счет ИФНС не вправе.
Кого включают в среднесписочную численность
Следующих работников в обязательном порядке учитывают при расчете среднесписочной:
- которые находятся в командировке;
- которые находятся на больничном;
- кто трудится удаленно;
- кто находится в отпуске (ежегодном или дополнительном);
- сотрудники, у которых в день расчета выходной;
- работники в отгуле;
- работники, у которых есть прогулы.
Следующий перечень содержит тех лиц, которые при расчете среднесписочной учитываться не должны:
- внешние совместители;
- работающие по гражданско-правовому договору;
- работницы, которые находятся в отпуске по беременности и родам (либо в связи с усыновлением);
- работницы, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком.
Если отчетный период отработан не полностью
Среди ИП и организаций немало таких, чья деятельность началась, либо прекратилась в середине года. В такой ситуации отчетный период отработан не полностью. Тем не менее, алгоритм расчета среднесписочной численности остается прежним: сначала следует сложить показатели за каждый из месяцев периода, а затем разделить на количество месяцев данного периода. Обратите внимание: делить нужно на количество календарных, а не фактически отработанных месяцев.
Пример 4
Компания зарегистрирована в сентябре 2020 года, все сотрудники заняты полный рабочий день. Среднесписочная численность работников составила в сентябре 8, в октябре 9, в ноябре 12 и в декабре 11.
Чтобы найти среднесписочную численность за 2020 год, бухгалтер определил суммарную среднесписочную численность за все месяцы года. Она составила 40 (8 + 9 + 12 + 11). Эту цифру бухгалтер разделил на 12, так как в году 12 месяцев. Получилось, что среднесписочная численность за 2020 год равна 3,33 (40: 12 мес.), после округления принимает значение 3.
Пример 5
Индивидуальный предприниматель занимается сезонным бизнесом. В период с 1 мая по 30 сентября (5 полных месяцев) у него работало 5 человек, все заняты полный рабочий день. В остальные месяцы года сотрудников не было.
Бухгалтеру нужно определить среднесписочную численность за 9 месяцев. Для этого бухгалтер определил суммарную численность за все месяцы периода. Она составила 25 (5 + 5 + 5 + 5 + 5). Эту цифру бухгалтер разделил на 9. Получилось, что среднесписочная численность за девять месяцев равна 2,78 (25: 9 мес.), после округления принимает значение 3.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос: Вправе ли налоговая заблокировать счет компании или предпринимателя в случае несвоевременной сдачи отчета о среднесписочной численности.
Ответ: Такое наказание распространяется только на налоговые декларации, либо требования по уплате налога, пени и штрафа. Что касается сведений о среднесписочной численности, то за их несвоевременное представление блокировать расчетный счет налоговая не вправе.
Вопрос: Кого включают в среднесписочную численность?
Ответ: При расчете среднесписочной обязательно учитывают следующих работников:
- которые находятся в командировке или на больничном;
- трудится удаленно;
- находится в отпуске (ежегодном, дополнительном);
- у которых в день расчета выходной;
- находится в отгуле;
- с прогулами.
Не должны учитываться: внешние совместители, сотрудники, работающие по гражданско-правовому договору, работницы, которые находятся в отпуске по беременности и родам (либо в связи с усыновлением), работницы, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком.
В каком порядке представляют сведения о среднесписочной численности ИП без работников
В случае ведения деятельности в одиночку отчет о среднесписочной численности ИП без работников не представляет. Это следует из абз. 6 п. 3 ст. 80 НК РФ.
Причем до 2013 года в ст. 80 говорилось о том, что сведения о численности представляются «налогоплательщиком» без каких-либо уточнений. В 2013 году данное положение кодекса было изменено за счет правок — теперь указанная статья предписывает сдавать сведения о ССЧ «организациям и индивидуальным предпринимателям, привлекавшим наемных работников».
Несмотря на достаточно конкретизированные формулировки статьи, может возникнуть вопрос, не нужно ли в среднесписочную численность ИП без работников включать самого себя. Ответ здесь может быть только один: нет, не нужно.
Как мы уже выяснили, в сведения попадают лишь те лица, с которыми работодатель заключил трудовые договоры. С самим собой ИП такой договор заключить не может. Кроме того, согласно ст. 2 ГК РФ предприниматель организует собственный бизнес на свой страх и риск, ведь конечная цель при построении любого бизнеса — извлечение прибыли. Вся перечисленная деятельность трудовой не является, поэтому относить себя к работникам предприниматель не имеет права.
Среднесписочная численность работников в 2022 году. Как рассчитать (формула)
До 2021 года организации и ИП сдавали в ИФНС специальный отчет, в котором сообщали о среднесписочной численности работников. Обязанность подавать эту форму налагалась независимо от выбранной системы налогообложения. Единственное условие для представления отчета — в календарном году были работники.
Обратите внимание! 2020 год стал последним, в котором нужно было подать самостоятельный отчет о среднесписочной численности работников (СЧР). С 2021 года он отменен законом от 28 января 2020 года № 5-ФЗ. Информация о численности персонала передается в ИФНС в составе Расчета по страховым взносам.
Не смотря на отмену отчета, показатель среднесписочной численности остается актуальным. Рассмотрим, как его рассчитать и использовать.
Формулы списочной и среднесписочной численности
Годовая ССЧ – это сумма ССЧ всех месяцев, разделенная на 12:
ССЧгод = (ССЧянв + ССЧфев + … + ССЧдек) / 12
При этом, даже если компания вела деятельность только несколько месяцев в течение года (например, открылась в сентябре, то есть отработала 4 месяца), делить нужно на полное их число – 12.
Чтобы рассчитать месячную ССЧ, сложим списочные численности (СЧ) за каждый день месяца (включая нерабочие) и разделим на общее количество дней.
Например, за январь 2019:
ССЧянв = (СЧ1янв + СЧ2янв + … + СЧ30янв + СЧ31янв) / 31
Списочная численность – это количество сотрудников (оформленных официальным трудовым договором и получающих з/п) в компании на конкретное число месяца. В том числе, тех, кого в этот день приняли на работу, кто отсутствовал на рабочем месте (из-за командировки, по болезни), кто работает удаленно.
Исключаются из СЧ:
- уволенные в этот день;
- военнослужащие и адвокаты;
- привлеченные по внешнему совместительству;
- направленные на обучение по инициативе компании;
- оформленные по гражданско-правовым договорам.
Указанные сведения предоставляются по форме, утверждённой федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов, в налоговый орган по месту нахождения организации.
Форма Сведений утверждена приказом Федеральной налоговой службы от 29 марта 2007г. N ММ-3-25/174@ «Об утверждении формы Сведений о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год». Рекомендации по порядку заполнения этой формы приведены в приложении к Письму ФНС от 26.04.2007г. N ЧД-6-25/353@ «О рекомендациях по порядку заполнения формы «Сведения о среднесписочной численности за предшествующий календарный год». Юридические лица предоставляют формы федерального статистического наблюдения в территориальный орган Росстата по месту своего нахождения. Указанные формы предоставляют также филиалы, представительства и подразделения действующих на территории Российской Федерации иностранных организаций. При наличии у юридического лица обособленных подразделений, необходимые формы заполняются по каждому обособленному подразделению, и по юридическому лицу без этих обособленных подразделений.
Бесплатная программа для подготовки деклараций
Чтобы быстро и правильно подготовить отчетную форму, существует множество специальных программ. ФНС рекомендует нам одно из таких бесплатных ПО – Налогоплательщик ЮЛ. Далее рассмотрим алгоритм заполнения отчета в этом ресурсе.
Первым делом следует проверить, не появилось ли новое обновление программы с тех пор, как она была установлена на вашем компьютере. Не секрет, что постоянно вносятся какие-то налоговые изменения, и естественно, программа дорабатывается.
Самый надежный способ это проверить – зайти на официальный сайт федеральной налоговой службы. Здесь же вы можете скачать инсталляционный файл актуальной версии Налогоплательщик ЮЛ.
Есть небольшой нюанс: если скачать самое последнее обновление, оно может не установиться на вашу версию. Поэтому актуальную версию нужно ставить прежде обновления. По состоянию на конец 2019 года актуальны корневая версия 4.64 и обновление к ней 4.64.3.
Как заполнить отчет о среднесписочной численности за июль 2020г.
Для заполнения отчета используется бланк установленного образца, закрепленный в Приказе ФНС РФ от 29.03.07 г. № ММ-3-25/174@. Правила заполнения отчета регламентированы Письмом ФНС РФ от 26.04.07 г. № ЧД 6-25/353@.
Согласно Указаниям, утвержденным Приказом Росстата от 27.11.19 г. № 711, разработан перечень категорий сотрудников, которые включаются (или не включаются) в расчет среднесписочной численности. В частности, для расчета учитываются работники, с которыми заключены отношения по трудовому договору. При этом не имеет значения срок заключения договора или характер занятости (постоянный, временный или сезонный).
Важно! При исчислении среднесписочной численности не берутся во внимание работники, с которыми заключены договоры ГПХ.
Для новых компаний отчет содержит всего один лист, на котором отображается такая информация:
- название и код ИФНС;
- наименование организации или ФИО предпринимателя;
- дата, на которую проставляется численность;
- количество человек.
Когда нужно считать среднесписочную численность работников
Созданная организация или индивидуальный предприниматель, нанимающий сотрудников, передают в ФНС сведения о среднесписочной численности. Причем нулевую отчетность нужно сдать даже если штат не набран и бизнес не ведется.
Обратите внимание
На сайте ФНС сказано, что с 2021 года справка о среднесписочной численности по образцу №ММ-3-25/174 от 29.03.2007 в налоговые органы больше не представляется в соответствии с Федеральным законом №5-ФЗ от 28.01.2020.
Срок, в который нужно уложиться, ранее составлял 20 дней, но так как с 01.01.21 порядок изменен и сведения входят в РСВ, обязанность эта упразднилась. Теперь созданная компания должна впервые передать данные о среднесписочной численности сотрудников только в первый отчетный период – после окончания квартала. Далее показатель передается ежеквартально.
Обратите внимание
Если компания еще не ведет или приостановила деятельность, данные с нулевым показателем среднесписочной численности необходимо ежеквартально показывать в нулевом РСВ. Если в компании числится только генеральный директор, нулевым показатель уже не будет.