Как оформить сотрудника на удалёнку

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить сотрудника на удалёнку». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Если трудовой договор об удаленной работе заключается путем обмена электронными документами, то по действующим правилам работодатель обязан не позднее трех календарных дней со дня его заключения направить работнику бумажную копию договора.

Перевод сотрудника на удаленную работу без его согласия

По действующим правилам единственным основанием для перевода работника на удаленную работу является заключение трудового договора, содержащего соответствующее условие, или дополнительного соглашения, которым такое условие вносится в трудовой договор. Иными словами, перевод работника на удаленку возможен только с его согласия.

По правилам, прописанным в новой статье 312.9 ТК РФ, работодатель может перевести работников на временную удаленную работу без их согласия при наступлении:

• катастрофы природного или техногенного характера;
• производственной аварии;
• пожара;
• наводнения;
• землетрясения;
• эпидемии или эпизоотии;
• любых других исключительных случаев, ставящих под угрозу жизнь и здоровье людей.

Еще одно основание для перевода сотрудников на дистанционную работу — это принятие органом государственной власти или местного самоуправления решения о необходимости такого перевода.

Для перевода работников на удаленку необходимо принять локальный нормативный акт (ЛНА) с учетом мнения первичной профсоюзной организации.

В нем следует прописать:

• обстоятельства, которые стали поводом для перевода;
• список работников, временно переводимых на удаленную работу;
• срок, на который работники переводятся на удаленную работу (в пределах срока длительности причины перевода, например, на срок устранения последствий производственной аварии);
• порядок обеспечения работников, которые переводятся на удаленку, необходимым для удаленной работы оборудованием, программами, средствами защиты информации и т. д., а также порядок выплаты работнику компенсации, если он использует в работе принадлежащие ему средства, программы, оборудование;
• порядок организации труда удаленных работников (в т. ч. режим рабочего времени, включая периоды, когда работник обязан выходить на связь с работодателем, порядок и условия выхода на связь, порядок и сроки предоставления работником отчетов о проделанной им работе);
• иные положения, касающиеся организации удаленной работы.

Об оплате труда сотрудников на удаленке

В статью 312.5 ТК РФ включено новое правило: выполнение работником работы в удаленном режиме не может быть основанием для снижения его заработной платы. Таким образом, переводя сотрудника на удаленку, снижать ему зарплату нельзя. При необходимости это можно сделать только в общем порядке и при наличии достаточных оснований.

При этом стоит помнить, что работодатель должен обеспечить сотрудникам равную оплату за труд равной ценности (абз. 6 ч. 2 ст. 22 ТК РФ), то есть изменить оклад (тарифную ставку) можно не для конкретного работника, а для определенной должности. Соответствующие действия повлекут внесение изменений в штатное расписание.

Новое основание для увольнения — невыход удаленного работника на связь

В отношении удаленных работников действуют общие правила прекращения трудового договора. Кроме того, новой статьей 312.8 ТК РФ предусмотрены дополнительные основания для увольнения удаленного работника.

Если удаленный работник без уважительных причин не выходит на связь с работодателем более двух рабочих дней со дня поступления такого запроса, его можно уволить.

Это правило работает, только если более долгий срок ответа не установлен в порядке взаимодействия между работником и работодателем.

Еще одно новое основание для увольнения работника, работающего удаленно на постоянной основе, это смена работником местности выполнения работы, если это влечет невозможность продолжения работы (например, переезд работника в местность, где отсутствует возможность ежедневного выхода в интернет) (ч. 2 новой ст. 312.8 ТК РФ).

Если ознакомление работника с приказом об увольнении осуществляется путем обмена электронными документами, необходимо в течение трех рабочих дней со дня издания такого приказа направить работнику его заверенную копию на бумаге. Копия направляется по почте заказным письмом с уведомлением о вручении (ч. 3 новой ст. 312.8 ТК РФ). Сейчас работодатель обязан отправить работнику копию приказа по почте прямо в день увольнения.

Порядок взаимодействия с удаленным работником

По новым правилам это нужно делать, только если работник обратился с письменным заявлением (новая редакция ст. 312.2 ТК РФ).

Сейчас если удаленный работник и работодатель обмениваются электронными документами, при их отправке необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись. По новым правилам усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная (квалифицированная и неквалифицированная) подпись работника должны применяться только в случаях заключения, изменения или расторжения:

• трудового договора (доп. соглашения к нему);

• договора о материальной ответственности;

• ученического договора с отрывом или без отрыва от производства.

Организация труда и режима работы дистанционных работников

При отправке работника на временную или постоянную дистанционку работодатель обязан предоставить ему все, что нужно для выполнения работы — оборудование, средства защиты информации, программно-технические средства и т.д. Сотрудник может использовать свои или арендованные средства, но в этом случае работодатель компенсирует ему все расходы.

Ранее удаленные сотрудники самостоятельно принимали решение, когда они работают и отдыхают, если в трудовом договоре не указывалось иное. На данный момент правила работы дистанционных сотрудников можно указать в трудовом договоре, допсоглашении к нему, колдоговоре, внутреннем нормативном документе. Эти правила связаны с:

• режимом рабочего времени;
• условиями и механизмом вызова сотрудника на стационарное рабочее место или его выхода по своей инициативе;
• порядком передачи работником результатов трудовой деятельности и отчета по ней по запросу работодателя;
• механизма предоставления отпуска постоянному дистанционному сотруднику. Когда такая работа имеет временный характер, сотрудник отдыхает по общим правилам.

Перевод на удаленную работу: право или обязанность

Распоряжение властей о переводе на дистанционную работу носит рекомендательный характер. Поэтому обязанности так делать нет. Да и элементарный здравый смысл говорит о том же. Да, офисный работник вполне может принимать звонки и общаться с собеседниками из дома, а вот электросварщик никогда не сумеет варить детали дистанционно. Но все же лучше перевести людей на дистанционные работы, если это технически возможно. Так вы обезопасите сотрудников и клиентов от возможных заболеваний. Если такой возможности нет, следует соблюдать все меры безопасности и профилактики распространения коронавируса. Администрация некоторых городов, например Москвы, уже выпустили подробные рекомендации на эту тему.

Вот что советуют:

• измерять температуру тела сотрудников перед тем, как допустить их до работы. Если показатель превышен, человек не допускается до выполнения трудовых обязанностей;
• предоставлять в органы Роспотребнадзора информацию обо всех подтвержденных случаях заболевания COVID-19;
• не допускать к работе сотрудников, которые должны соблюдать карантин или находиться на самоизоляции;
• проводить дезинфекцию помещений, оборудования и инвентаря;
• содействовать сотрудникам в соблюдении ими карантина и самоизоляции.

Как работодателю и сотруднику взаимодействовать при удалёнке

В случае обмена электронными документами нужна усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная работника при:

• заключении в электронном виде трудовых договоров, допсоглашений к ним, договоров о материальной ответственности, ученических договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
• внесении изменений в эти договоры (допсоглашения);
• их расторжении.

В иных случаях достаточно обмена электронными документами с использованием других видов электронной подписи. Или вообще в иной форме, предусмотренной:

• коллективным договором;
• локальным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации;
• трудовым договором,
• дополнительным соглашением к договору.

Две проблемы удаленки, которые пугают работодателей. Как их решить?

Дисциплина – проблема 1.

Работа по удаленке на дому у некоторых работодателей ассоциируется, грубо говоря, с бездельем. Есть страх, что сотрудники разбегутся «по норкам», в которых будут бездельничать или создавать видимость работы. Во-первых, далеко не все сотрудники безответственные: по данным на 25 марта, самоизоляция не повлияла на трафик соцсетей и YouTube. Как пишет РБК, россияне, оставшиеся дома, предпочли работать.

Во-вторых, текущая экономическая ситуация вряд ли способствует тому, что сотрудники будут рисковать своими рабочими местами, в-третьих – правила работы, прописанные и прикрепленные к допсоглашению о дистанционной работе будут стимулировать к ответственному труду, в четвертых – сам работодатель должен стремиться выстроить процесс так, чтобы работа шла эффективно.

Как сделать работу сотрудника на удаленке в карантине эффективной:

1. Использовать формат видео-связи. Это простимулирует сотрудника встать с постели, привести себя в порядок и сесть за рабочее место. Данный формат актуален особенно на старте удаленной работы, чтобы у сотрудника выработалась «гигиена» работы в удаленном режиме.
2. Иметь канал коммуникации, который позволит быть на связи с сотрудником в режиме онлайн.
3. Четче обозначить задачи и этапы их выполнения.
4. Наладить контроль за работой. Системный контроль минимизирует вероятность того, что сотрудник будет заниматься другими делами или «проваливаться» в сайты-убийцы рабочего времени (например, в новостные ленты и т.п.) Сейчас не отвлекаться на новости довольно сложно, все следят за развитием ситуации, однако задать этому рамки необходимо.
5. Экспресс-летучка в конце рабочего дня (или оптимального для руководителя отрезка времени) с фиксацией результатов – как один из эффективных инструментов контроля.
6. Давать обратную связь, использовать групповые форматы онлайн-коммуникации, чтобы у сотрудников не потерялось ощущение командной работы и единства с компанией.

Защита информации – проблема 2.

Риск утечки информации при удаленной работе пугает многих работодателей. Ведь работа на удаленке переносится на компьютер сотрудника. В привычных условиях именно эта причина часто останавливала многие компании от перевода части сотрудников на удаленку, однако в текущих условиях процесс необратим и необходимы инструменты, которые позволят обезопасить компанию от утечек.

Как снизить риск утечки данных:

1. Изменить положения локальных нормативных актов о коммерческой тайне, персональных данных, доступа к внутренним базам данных и другим внутренним ресурсам.
2. Установить ответственность за передачу данных третьим лицам. Если сотруднику будет предоставляться удаленный доступ через электронные ключи—идентификаторы, нужно составить правила работы со средствами индивидуальной идентификации, установить ответственность за передачу этого средства третьим лицам. Если прежде таких правил не было, то они должны появиться, и сотрудник должен быть с ними ознакомлен «под подпись».

Кого компании в первую очередь переводят на удаленку:

1. бухгалтеры,
2. маркетологи,
3. юристы,
4. кадровики,
5. сотрудники отделов продаж,
6. личные помощники руководителей,
7. беременные,
8. сотрудники «в возрасте» — старше 50 лет.

Владелец интернет-магазина может в сжатые сроки перевести персонал на удаленку, что позволит остановить распространение COVID-19. Формат работы нужно оговаривать с каждым специалистом в индивидуальном порядке, чтобы избежать обид, конфликтов, жалоб в контролирующие органы.

Можно столкнуться с определенными сложностями при организации дистанционной работы, ведь ошибки приведут к срывам сроков, недовольству клиентов, снижению продаж. Необходимо использовать доступные инструменты, которые помогут наладить контроль, избежать психологической нагрузки и давления. Оптимальным решением станут закрытые чаты, видеоконференции, сбор данных и мнений во время общения с клиентами. Стоит сказать о том, что удаленный формат поможет взглянуть на сотрудников с другой стороны, даст возможность выявить самых продуктивных и тех, кто работает неудовлетворительно. Возможно, такие наблюдения повлекут за собой масштабные изменения в кадровом составе интернет-магазина.

Минусы дистанционной работы

Интернет-работа дает ряд преимуществ, данный режим трудовой деятельности подойдет не всем. Существуют обстоятельства, усложняющие дистанционную работу:

1. Вопрос самоконтроля становится главным. Удаленному коллеге придется самостоятельно планировать рабочие часы, обеспечивать выполнение задач. Контролировать трудовую дисциплину будет некому. Отсутствие силы воли, навыков самоорганизации, бесконечные отвлечения на соцсети помешают выполнять трудовые обязательства.
2. Недостаток человеческого общения некоторые люди могут тяжело переносить. Общение с коллегами, начальством происходит посредством мессенджеров, электронной почты. Отсутствует обычная человеческая радость совместного чаепития, обедов с коллегами.
3. Остановка карьерного роста происходит по причине сложности руководить дистанционными сотрудниками. Следовательно, им обычно поручают выполнение отдельных этапов проекта. Руководство целым проектом доверяют редко. Поэтому для удаленных специалистов многих профессий карьерный рост фактически приостанавливается. Руководителями отделов обычно утверждают работников из числа работающих оффлайн.
4. Отсутствие изолированного пространства при небольшой жилой площади коллеги. Если отсутствует отдельная комната, трудовой процесс вольно/невольно прерывается бесконечными обращениями членов семьи. Никакая самодисциплина не поможет, предпочтительнее будет работать оффлайн.
5. Физическая форма начинает сдавать: основную часть дневного времени дистанционный сотрудник находится неподвижно дома. Поэтому архиважно организовать физическую ежедневную активность. Например, посещать фитнес, играть в волейбол, ходить/бегать …

Перечень недостатков удаленки довольно внушительный. Если правильно самоорганизоваться, удаленный вариант станет успешным способом заработка.

Для людей ограниченных физических возможностей дистанционная деятельность — отличный шанс заработать.

Как правильно оформить перевод на удаленную работу?

Если возникло желание или необходимость перевести на дистанционную работу сотрудника, с которым уже заключен договор на общих началах, то необходимо придерживаться следующего алгоритма:

1. Получить личное заявление сотрудника о том, что он хочет изменить условия труда, при этом указать – с какой даты произойдет переход, зарегистрировать документ, наложить резолюцию.
2. Подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору от этой даты.
3. Положения доп. соглашения обсуждаются и подписываются с работником. Ему выдается его экземпляр документа. Если в организации есть профсоюз или иной коллективный орган, то изменения согласовываются с ним.
4. Издать приказ об изменении условий работы.
5. С работником проводится новый инструктаж по ОТ и ТБ, о чем делается запись в книге инструктажей.
6. Работнику на руки выдается инструкция по технике безопасности при использовании средств выполнения его трудовых функций.
7. Если должность не изменилась – в трудовой книжке отображать переход на удаленный труд не нужно.
8. При передаче сотруднику какого-нибудь оборудования для выполнения трудовых функций с ним может быть заключен договор индивидуальной материальной ответственности. Но можно ограничиться актом приема-передачи.
9. Если нужно – сотруднику выдается под подпись инструкция об использовании средств защиты информации и сохранении конфиденциальных сведений.

10. Табеля и графики на сотрудников продолжают заполнять без изменений.

Не переводят на удаленку — куда жаловаться?

Перевод должен быть согласован с двух сторон. Работник может обратиться с заявлением о переводе, а работодатель вправе как дать согласие, так и отказать. Отказ может быть мотивирован тем, что отсутствие сотрудника на рабочем месте критически скажется на функционировании организации.

Однако на территории Москвы еще весной было создано объединение административно-технических инспекций (ОАТИ). Именно на это объединение и был возложен контроль по переводу персонала на удаленную систему работы.

***

Работодатели Москвы по указу мэра обязаны перевести на удаленку не менее 30% персонала. Работодатели других регионов вправе этого не делать. Но вполне вероятно, что этот вопрос скоро встанет и перед ними. Ведь ситуация с коронавирусной инфекцией в стране ухудшается.

Еще больше материалов по теме — в рубрике «Работа».

Особенности взаимодействия между работником и работодателем

Для многих специалистов кадровой службы одна из главных проблем в работе с дистанционными сотрудниками заключалась в том, что с ними сложно было подписывать документы. Делать это можно было или лично (а сотрудники часто не имеют возможности приехать в офис), или с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи, что выходило дорого, если в штате числилось значительное количество «удаленщиков».

Теперь достаточно отправить документы (кроме трудового договора и приложений к нему!) для ознакомления по электронной почте и получить от сотрудника ответ, что документы он изучил и возражений не имеет.

Раньше сотрудник мог сделать вид, что письмо до него не дошло, например, письмо о дисциплинарном взыскании, теперь не прочитать письмо и не ответить на него он не может: работодатель по новому ФЗ имеет право уволить работника за невыход на связь в течение более чем двух дней. Такой порядок необходимо закрепить в локальном нормативном акте или в трудовом договоре.

Кого нужно перевести на удаленную работу в связи с коронавирусом?

Удаленная работа предполагает, что сотрудник работает вне места нахождения компании. Чаще всего, из дома. Работодатель при этом не может контролировать выполнение трудовых обязанностей сотрудникам так, как он это делал при нахождении трудящегося на рабочем месте.

Одной из главных отличительных характеристик дистанционки является ее недоступность всем категориям работников. Очевидно, что работать удаленно могут не все. К примеру, как трудиться из дома будет кладовщик, электромонтер или экскаваторщик?

Точного перечня профессий, которые могут быть переведены на удаленную работу в условиях коронавируса, не предусмотрено.

Работать дистанционно могут только некоторые сотрудники. Среди таковых нужно выделить следующих:

• бухгалтер;
• юрист;
• дизайнер;
• программист;
• офисный работник;
• менеджер.

Другим словами, работать дома могут сотрудники, чья деятельность связана с компьютером. Принимая решение о переводе на удаленку, работодателю следует оценить следующий момент. Если при работе из дома эффективность специалиста не меняется в худшую сторону, его необходимо перевести на дистанционку.

Почему не стоит договариваться о дистанционке исключительно устно?

«В трудовом договоре обязательно должно быть прописано место работы. Если речь идет не о дистанционных сотрудниках, то в качестве места работы, как правило, пишут наименование работодателя и населенный пункт, например ООО “Ромашка”, г. Москва. В Трудовом кодексе есть ряд норм, из которых следует, что работник должен приходить на рабочее место и выполнять там свои обязанности. Из этого можно сделать вывод: если сотрудник не появляется на рабочем месте в ООО «Ромашка», то это прогул. Возможность выполнять работу в ином месте, отличном от того, которое указано в трудовом договоре, оформляется командировкой», — говорит юрист, эксперт по трудовому праву, член Палаты налоговых консультантов РФ Валентина Яковлева.

Эксперт отмечает, что устные договоренности имеют место в небольших компаниях: работник может попросить руководство разрешить ему поработать из дома. «Но с точки зрения закона это все должно оформляться: либо отсутствие как прогул, либо как командировка, даже если он работает дома или сидит за компьютером в каком-то кафе», — объясняет Яковлева.

Для дистанционных сотрудников, говорит эксперт, место работы может быть вообще не указано, поскольку оно может быть плавающим. «Работник может работать как дома, так и в кафе или где-нибудь за рубежом. Но обязательно указывается наименование работодателя. Если такому работнику нужно будет приехать в офис, то это тоже оформляется как командировка. Такой вывод следует из Трудового кодекса», — говорит юрист.

Похожие записи:

• Банкротство физлиц: как не потерять имущество
• Что делать, если не выплатили расчет при увольнении? Куда обращаться?
• Три налоговых вычета: как сэкономить при покупке и продаже жилья