Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Основания для списания дебиторской задолженности в 2020 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Но истечение срока исковой давности и окончание исполнительного производства далеко не единственные основания для признания долга безнадежным. Полный перечень оснований приведен в п. 2 ст. 266 НК РФ. Там сказано, что безнадежными долгами признаются также те долги перед налогоплательщиком, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения, на основании акта государственного органа или ликвидации организации.
Истечение срока исковой давности
Долги контрагентов можно относить на уменьшаемые расходы в том случае, если они переходят в разряд безнадежных, т. е. становятся нереальными к взысканию (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).
Самый распространенный случай превращения «дебиторки» в безнадежную задолженность, это когда истекает срок исковой давности, то есть проходит три года с момента, когда должник должен был расплатиться с вами. Обратите внимание, что срок начинает отсчитываться не с момента отгрузки товара покупателю (если мы говорим о задолженности за поставленный товар), а со дня, установленного договором для оплаты товара.
Следующий момент, который важно учитывать при подсчете срока исковой давности: необходимо проверить, не совершались ли действия, прерывающие или приостанавливающие течение срока исковой давности.
Что это за действия?
Если мы говорим о прерывании срока, то оно возникает при совершении обязанным лицом действий, свидетельствующих о признании долга (ст. 203 ГК РФ). К таким действиям относится, в частности, признание должником претензии, подписание акта сверки, письменная просьба должника о предоставлении отсрочки (п. 10 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 29.09.2015 № 43).
После перерыва течение срока исковой давности начинается заново. Время, истекшее до перерыва, не засчитывается в новый срок.
Списывать просроченную дебиторскую задолженность в бухгалтерском учёте должны организации. Для этого они обязаны создавать резервы по сомнительным долгам.
В налоговом учёте списывать просроченную «дебиторку» имеют право только компании, которые работают на ОСНО. Они тоже могут создавать резервы для списания долгов, но для налогового учёта это не обязательно.
Правила формирования резервов и критерии для списания дебиторской задолженности в налоговом учёте прописаны более подробно, чем в бухгалтерском. Общее правило для двух видов учёта только одно — истечение срока исковой давности.
Чтобы не было налоговых разниц, лучше закрепить в учётной политике одинаковые правила списания «дебиторки» в бухгалтерском и налоговом учёте.
Бухгалтерский учёт списания дебиторской задолженности
Если у контрагента есть и кредиторская, и дебиторская задолженность, необходимо провести взаиморасчёт для выявления суммы списания.
Отслеживание и фиксацию срока исковой давности производят в таких документах, как:
- акты выполненных работ и товарно-транспортные накладные, подтверждающие взаимодействие;
- акты сверок;
- письменные и электронные обращения с призывами и ответами о погашении долга;
- платёжно-расчётные документы.
Формирование проводки бухгалтерского учёта зависит от источника списания, и формируется по следующим формам:
- резерв по сомнительным долгам — Дт63 Кт60, Кт62, Кт76;
- прочие расходы — Дт 91-2 Кт60, Кт62, Дт76;
- списание за счёт чистой прибыли — Дт 84.
Документы для списания дебиторской задолженности в налоговом и бухгалтерском учете
В отличие от бухгалтерского учета в котором предприятие может только сформировать резерв сомнительных долгов, а потом использовать его для погашения безнадежной задолженности, в налоговом учете есть более простой способ. Списание безнадежной дебиторской задолженности сразу на убытки.
Но есть и исключения, когда например, предприятие-должник исключено из ЕГРЮЛ по инициативе налоговой службы из-за отсутствия движения на банковских счетах и непредставления отчетов. В этой ситуации списать долг в налоговом учете нельзя. В Минфине утверждают, что в данных обстоятельствах оснований списывать дебиторскую задолженность нет. Придется ждать 3 года для истечения исковой давности.
Итак, для погашения безнадежной дебиторской задолженности предприятие проводит инвентаризацию. Опытные бухгалтера делают это перед сведением баланса в конце года, но согласно методическим указаниям утв. приказом Минфина от 13.06.95 № 49, сделать это можно и в другой период — по итогам любого из кварталов.
Оформляем следующие документы, согласно приказа Минфина №49 и постановления Госкомстата от 18 августа 1998 года №88:
- Форма № ИНВ-22 (Приказ о проведении инвентаризации).
- Форма № ИНВ-17 (акт расчетов с дебиторами);
- Приложение к форме № ИНВ-17 (информация о покупателях: название организации или ФИО физ. лица, сумма долга денежных средств, дата образования долга и прочее).
Списание дебиторской задолженности и налог на прибыль
Выше мы уже рассказывали подробно о взаимосвязи между списанием безнадежной дебиторской задолженности и расчетом налога на прибыль.
Кратко резюмируем:
- Для признания списанной задолженности в составе расходов, признаваемых при определении налогооблагаемой базы необходимо:
- Отнести списываемую задолженность за счет имеющегося в компании резерва по сомнительным долгам;
- Включить в состав внереализационных расходов;
- При наличии у предприятия встречного обязательства перед должником, признать безнадежной и списать можно только разницу между суммами дебиторской и кредиторской задолженностями;
- При превышении годовой суммы задолженности, подлежащей к списанию и размером созданного резерва, разницу следует включить в состав внереализационных расходов.
Излишне говорить, что для того, чтобы у налоговой не возникло претензий в виду снижения налогооблагаемой базы за счет списания безнадежной дебиторской задолженности необходимо:
- Документально подтвердить безнадежность списываемой задолженности;
- Соблюсти регламент документального оформления списания безнадежного долга.
Подтверждение дебиторской задолженности
Для того, чтобы подтвердить и списать дебиторскую задолженность, организации следует правильно определить ее размер. С этой целью проводится инвентаризация, по итогам которой выявленный размер задолженности отражается в акте (форма №ИНВ-17). Этот акт является одним из документов, подтверждающих дебиторку. Инвентаризацию проводят по приказу руководителя. На основании подготовленного акта и бухсправки руководитель издает еще один приказ – о списании дебиторской задолженности.
К акту, подготовленному по итогам инвентаризации, прикладывают документы, подтверждающие возникновение дебиторской задолженности. Такими документами являются:
- договор (если в нем содержится срок погашения обязательства);
- товарная накладная;
- акт выполненных работ;
- акт инвентаризации с выявленной задолженностью.
Исчисление срока исковой давности
Гражданским законодательством определено, что исковая давность — это срок для защиты права по иску лица, право которого нарушено (ст. 195 ГК РФ). Данный срок, исчисление которого начинается со дня, когда лицо узнало или должно было узнать о нарушении своего права (ст. 200 ГК РФ), в общем случае определен тремя годами (ст. 196 ГК РФ). В то же время для отдельных видов требований в законе могут быть установлены специальные сроки давности. Например, для требований, предъявляемых в связи с ненадлежащим качеством работы, выполненной по договору подряда (за исключением строительства зданий и сооружений), срок исковой давности установлен в один год со дня приемки результата работы в целом или один год со дня заявления о недостатках (ст. 725 ГК РФ). Срок исковой давности по требованиям, вытекающим из перевозки груза, устанавливается в один год с момента, определяемого в соответствии с транспортными уставами и кодексами (п. 3 ст. 797 ГК РФ).
Если из условий договора не ясно, когда должно быть исполнено обязательство, то оно (обязательство) должно быть исполнено должником в разумный срок (п. 2 ст. 314 ГК РФ), а по его истечении — в семидневный срок со дня предъявления кредитором требования о погашении задолженности.
О моменте списания безнадежных долгов
Нередко в деятельности организации возникает ситуация, когда задолженность, например по истечении срока исковой давности, была выявлена налогоплательщиком позднее. В каком периоде следует включить такую задолженность в состав внереализационных расходов?
Статьей 272 НК РФ определено, что расходы признаются в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся и в котором возникают исходя из условий сделок. Суммы безнадежных долгов, как уже было отмечено, учитываются при формировании налоговой базы по налогу на прибыль и включаются в состав внереализационных расходов. При этом для признания долга безнадежным необходимо соблюсти одно из четырех оснований (см. раздел «Какие долги признаются безнадежными?»). В Письме УФНС по г. Санкт-Петербургу от 26.01.2006 N 02-05/22337@, например, отмечено: Налоговым кодексом определена дата признания расхода в виде сумм безнадежных долгов — это последний день отчетного (налогового) периода, в котором получен убыток — истек срок исковой давности, обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения по ГК РФ на основании акта государственного органа или ликвидации организации. Иного порядка признания расхода в виде сумм безнадежных долгов НК РФ не установлено. Несвоевременное проведение инвентаризации дебиторской задолженности, даты списания указанных долгов по регистрам бухгалтерского учета, сроки утверждения собранием акционеров сумм безнадежных долгов и т.п. не влияют на дату признания расходов в виде сумм безнадежных долгов для целей налогообложения прибыли.
Таким образом, списание дебиторской задолженности, срок исковой давности по которой истек в предыдущих налоговых периодах, в текущем налоговом периоде неправомерно. В соответствии с пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ такой расход следует признать в последний день отчетного (налогового) периода, в котором наступило обстоятельство, служащее основанием для признания задолженности безнадежной.
В соответствии со ст. 81 НК РФ у налогоплательщика возникнет обязанность подать уточненную налоговую декларацию по налогу на прибыль за налоговый период, в котором он должен был списать дебиторскую задолженность. Такого мнения придерживается и финансовое ведомство (Письмо от 11.01.2006 N 03-03-04/1/475). В то же время на основании п. 1 ст. 54 НК РФ при обнаружении ошибок (искажений) в исчислении налоговой базы, относящихся к прошлым налоговым (отчетным) периодам, в текущем налоговом (отчетном) периоде перерасчет налоговой базы и суммы налога производится за период, в котором были совершены указанные ошибки (искажения).
Таким образом, независимо от периода выявления ошибки (искажения), то есть несмотря на то что дебиторскую задолженность нужно было списать ранее, организация вправе подать уточненную налоговую декларацию, включив в состав внереализационных расходов сумму выявленной задолженности. Тем самым налогоплательщик произведет перерасчет налоговой базы определенного налогового периода и уменьшит подлежащий уплате налог на прибыль.
К сведению: с 1 января 2007 г. налоговое законодательство не устанавливает период, в отношении которого может быть проведена камеральная проверка. Другими словами, налогоплательщик имеет возможность подать уточненную декларацию за любой налоговый период. Однако при возврате (зачете) излишне уплаченных сумм налога (по причине невключения в одном или нескольких предыдущих налоговых периодах в состав внереализационных расходов сумм списываемой дебиторской задолженности) следует учитывать, что соответствующее заявление (о зачете или возврате налога) может быть подано в течение трех лет со дня уплаты указанной суммы (п. 7 ст. 78 НК РФ).
Основные ошибки при списании дебиторской задолженности
При проведении списания просроченной дебиторки по завершению времени исковой давности, могут быть совершены некоторые ошибки:
- При оформлении списания не были оформлены все необходимые бланки. Так, ответственное лицо должно оформить акт инвентаризации, бухгалтерскую справку, а также приказ на списание задолженности. Кроме этого, факт образования долга необходимо подтвердить оформленным соглашением, бухгалтерскими документами (актом выполненных работ, накладной, счет-фактурой и т. д.).
- Неправильно был рассчитан срок задолженности. Он начинает отсчитываться снова, если была проведена частичная оплата долга либо погашение процентов, подписан акт сверки, либо должник прислал письмо с просьбой отсрочить его погашение и т. д.
- Неверно произведен учет НДС по списанному долгу. В зависимости от того, кем является должник — поставщиком или покупателем, нужно либо оставить все как есть, либо произвести восстановление налога.
Какую задолженность можно списать
Списать можно не все долги компании, а только те, которые отвечают признакам долга, нереального к взысканию. Понятие безнадежного долга приведено в п. 2 ст. 266 НК РФ. Это долг с истекшим сроком исковой давности, а также долг ликвидированной компании или фирмы, которая исключена из ЕГРЮЛ как недействующая. Кроме того, невозможность получения денег может установить судебный пристав и вынести постановление об окончании исполнительного производства.
Если денежные средства вам должен индивидуальный предприниматель, вы не можете провести процедуру списания дебиторской задолженности только по причине его исключения из ЕГРИП, поскольку ИП отвечает по долгам всем своим имуществом (письмо Минфина России от 16.09.2015 № 03-03-06/53157). Списание безнадежной дебиторской задолженностикоммерсанта можно только после окончания процедуры банкротства, в случае смерти ИП или вынесения судебным органом решения о невозможности взыскания денег вследствие того, что не удалось установить местонахождение предпринимателя. То есть перед тем как списать дебиторскую задолженность следует убедиться, что сложились для этого указанные выше условия.
Если две компании должны друг другу, прежде всего, надо сделать зачет задолженностей, уменьшив размер дебиторки на сумму долга контрагенту.
По общему правилу он равен 3 годам, но может прерываться или приостанавливаться.
Срок исковой давности прерывается, если (п. 20 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 29.09.2015 № 43):
- должник принял и расписался в акте сверки;
- прислал письмо — признание долга или просьбу предоставить отсрочку;
- заплатил проценты или неустойку;
- фирмы составили дополнительное соглашение к договору, по которому должник признал свое обязательство.
Прервавшийся срок исковой давности компания должна начать считать заново. Однако он не может превышать 10 лет со дня образования долга (п. 1 ст. 181 ГК РФ).
Срок исковой давности приостанавливается по основаниям, предусмотренным ст. 202 ГК РФ, в частности, на период, когда стороны проводят предусмотренную законом процедуру разрешения спора во внесудебном порядке (процедура медиации, посредничество, административная процедура и т. п.). Также срок давности не течет, пока осуществляется судебная защита нарушенного права (ст. 204 ГК РФ). Когда соответствующие обстоятельства заканчиваюся, срок давности продолжает свое течение (а не отсчитывается заново).
О сроке исковой давности
Дебиторская задолженность возникает в силу различных причин. Это касается ситуаций, когда покупатель, к примеру, уже получил товар, но не рассчитался за него. Из разных задолженностей, которые возникают у организации, формируется общая сумма дебиторской задолженности, которая является долгом контрагентов. Часть со временем может быть покрыта, но некоторые суммы остаются незакрытыми, и даже отсутствует возможность их взыскания с покупателя. В данном случае долги необходимо списывать.
Дебиторская задолженность может быть списана с баланса в таких случаях:
- При погашении долга контрагентом.
- При признании долга безнадежным.
В случае погашения долгов ясно, что средства поступают, и задолженность закрывается. Для признания долга безнадежным есть ряд условий. Одна из причин – невозможность выполнить свои обязательства со стороны контрагента. Это может быть актуально при банкротстве.
Другая причина – истекший срок исковой давности. Он составляет три года с момента признания долга. При этом также может произойти прерывание сока давности, к примеру, при признании долга контрагентом либо предъявлении иска. Если суд примет заявление истца либо получит письмо с актом сверки от контрагента, срок прерывается. Причем с этого момента трехлетний срок буде отсчитываться заново. Время до пребывания не будет включено в общие сроки.
ВАЖНО! Единственное ограничение – общий срок исковой давности даже в случае прерывания не должен превышать десяти лет.
К причинам прерывания срока также может относиться частичное погашение контрагентом долга, даже если тот не подписывал акт сверки.
Закон не устанавливает список причин, в силу происходит прерывание срока давности. Но они указываются в постановлении Пленума Верховного суда. Главными из них считаются те, при которых контрагент с задолженностью:
- оплачивает часть долга;
- подписывает акт сверки;
- оплачивает неустойку по просрочке;
- подает просьбу от отсрочке в форме письма;
- пишет встречное заявление на зачет взаимных требований;
- подписывает соглашение относительно внесения изменений в договор, подтверждая этим признание долга.
Порядок списания дебиторской задолженности
Порядок списания дебиторской задолженности в бухгалтерском учете следующий. На дату признания дебиторской задолженности, нереальной к взысканию, то есть на дату истечения срока исковой давности, делается запись на сумму созданного резерва:
- Дебет 63 «Резервы по сомнительным долгам»
- Кредит 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» (60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами» и др.) — нереальный для взыскания долг списан за счет резерва.
Если созданного резерва недостаточно, оформляются проводки:
- Дебет 91 «Прочие доходы и расходы»
- Кредит 62 (60, 76 и др.) — списан нереальный для взыскания долг;
- Дебет 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов&raqu; —учтена нереальная к взысканию задолженность для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника.
С 1 января 2013 г. в п. 2 ст. 266 НК РФ дополнительно внесены следующие условия признания долга безнадежным:
Безнадежными долгами (долгами, нереальными ко взысканию) также признаются долги, невозможность взыскания которых подтверждена постановлением судебного пристава — исполнителя об окончании исполнительного производства, вынесенным в порядке, установленном Федеральным законом от 02.10.2007 г. N 229-ФЗ (в ред. от 21.12.2013 г.) «Об исполнительном производстве», в случае возврата взыскателю исполнительного документа по следующим основаниям:
- невозможно установить место нахождения должника, его имущества либо получить сведения о наличии принадлежащих ему денежных средств и иных ценностей, находящихся на счетах, во вкладах или на хранении в банках или иных кредитных организациях;
- у должника отсутствует имущество, на которое может быть обращено взыскание, и все принятые судебным приставом — исполнителем допустимые законом меры по отысканию его имущества оказались безрезультатными.
Когда долги контрагентов признаются безнадежными
Безнадежная дебиторская задолженность — это сумма, которую организация не может взыскать со своих контрагентов в силу определенных причин. Для целей налогообложения прибыли безнадежными долгами (долгами, нереальными к взысканию) признаются долги, если выполняется хотя бы одно из условий, перечисленных в пункте 2 статьи 266 НК РФ:
1. Истек установленный срок исковой давности. В общем случае этот срок составляет три года (п. 1 ст. 196 ГК РФ). Срок исковой давности начинает течь с момента, когда лицо узнало или должно было узнать о нарушении своего права (ст. 200 ГК РФ). Срок исковой давности прерывается, если должник совершает действия, свидетельствующие о признании долга (ст. 203 ГК РФ). После перерыва срок исковой давности начинает течь заново, но он не может превышать десять лет (п. 2 ст. 196 ГК РФ).
Таким образом, дебиторская задолженность достаточно долго может не признаваться безнадежной.
Списание задолженности покупателя
По условиям Примера 1 сумма начисленных резервов в бухгалтерском и налоговом учете различается.
В бухгалтерском учете безнадежный долг в сумме 150 000,00 руб. будем полностью списывать за счет резерва. В налоговом учете за счет резерва спишется только 100 000,00 руб., а оставшаяся часть долга в сумме 50 000,00 руб., непокрытая резервом, будет включена в состав внереализационных расходов.
Для списания безнадежного долга за счет резервов можно использовать стандартный документ программы Корректировка долга (рис. 3). Данный документ доступен как из раздела Продажи, так и из раздела Покупки.
Шапку документа Корректировка долга нужно заполнить, выбрав следующие значения из предложенных списков:
Таблица 2
| Поле | Данные |
| «Вид операции» | Списание задолженности |
| «Списать» | Задолженность покупателя |
| «Покупатель (дебитор)» | Наименование организации-должника, по которой числится сумма дебиторской задолженности, признанная безнадежной (выбирается из справочника «Контрагенты») |
В какой момент производится списание безнадежной дебиторской задолженности?
Налоговые органы будут пристально следить за тем, чтобы дебиторская задолженность, вернуть которую невозможно, была списана своевременно. Иными словами, налоговое законодательство требует, чтобы расходы были списаны не позднее периода, в котором они возникли. Это означает, что долг следует списывать по следующим правилам:
- в период, когда прошел срок обращения в суд с иском для его возврата;
- в период, когда произошла ликвидация организации-должника, что подтверждается внесением соответствующей записи в единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ);
- в момент, когда судебным приставом было оформлено постановление о прекращении исполнительного делопроизводства.
Если окажется, что вы пропустили период списания задолженности или она была списана несвоевременно, то налоговые органы, скорее всего, уделят этому факту пристальное внимание. Часто свою правоту организациям приходится отстаивать в суде, именно поэтому так важно своевременно производить инвентаризацию долгов компании. В ходе же судебного заседания необходимо обосновать, по какой причине списание произошло позже необходимого периода, почему такие действия являются правомерными.