Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Изменение документов при смене фамилии — пошаговая инструкция». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Первый документ, который следует оформить — заявление о смене фамилии при вступлении в брак. Без него не будет оснований для выпуска приказа и изменения кадровых документов. Составить заявление можно в свободной форме, поскольку закон специальных бланков для этого не предусматривает.
Основание для внесения изменений в кадровые документы
Фамилию работник может поменять, обратившись с соответствующим заявлением и установленными документами в орган ЗАГС. При смене фамилии работник получит свидетельство о перемене имени. Если фамилия меняется в связи с бракосочетанием, желание взять фамилию супруга или супруги указывается в заявлении о заключении брака. В этом случае изменения произойдут автоматически в день регистрации брака, и новая фамилия будет указана в свидетельстве о заключении брака.
Лицу, поменявшему фамилию, нужно заменить свои документы, в первую очередь общегражданский паспорт. Для его замены установлен срок 30 дней. За несоблюдение срока предусмотрен штраф. Поменять также придется заграничный паспорт, водительское удостоверение, свидетельство ИНН. Документы, которые человек не поменяет, будут считаться недействительными.
Обратите внимание: датой смены фамилии считается дата внесения записи акта гражданского состояния (о перемени имени, о заключении брака) в свидетельства о перемене имени и о заключении брака.
Таким образом, основанием для внесения изменений в кадровые документы работника сначала будет соответствующее свидетельство, которое он должен предъявить кадровику. Паспорт можно принести позже.
Обязанность предоставлять измененные сведения о себе установлена для работников, в частности, с целью страхового обеспечения (ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее – Закон № 255-ФЗ)). Сроки для предоставления сведений не установлены, лишь говорится, что сделать это нужно своевременно. Конкретный порядок и сроки предоставления новых сведений работодателям следует определить в локальном нормативном акте.
Сведения об изменении фамилии для ПФ РФ
Подавать отдельную форму «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица» (СЗВ-ТД) в Пенсионный фонд в связи с изменением фамилии работника не нужно, это законодательно не предусмотрено.
Однако фамилия работника в форме СЗВ-ТД должна соответствовать данным в документе, подтверждающем регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета ПФ РФ (п. 2.2.4 Порядка заполнения формы СЗВ-ТД, утвержденного Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п). Информацию о смене фамилии работника передает в ПФ РФ работодатель (п. 1, пп. 2 п. 2 ст. 6, п. 1, 3 ст. 9, п. 2 ст. 10, ч. 2 ст. 14 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (далее – Закон № 27-ФЗ)).
Исправление неправильно внесенной информации
В определенных случаях в трудовой книжке обнаруживаются неточные сведения. Они могут находиться как на титульном листе, так и в других частях, и на вкладыше. Их необходимо устранить. Способ исправления данных практически одинаков, однако, в зависимости от ошибки, может иметь свою специфику.
Новый документ, в который были занесены неправильные сведения, может быть уничтожен. Когда неточность выявлена в действующей трудовой книжке, текст не зачеркивают и не заштриховывают. Он заменяется новой записью рядом, на свободном месте.
Если неправильная запись совершена сотрудниками предыдущей фирмы, специалисты кадров новой организации, где трудится работник, осуществляют поправки в его трудовой книжке. С этой целью он должен представить в администрацию предприятия документы, содержащие верную информацию. Невнимательность кадровика при внесении данных в трудовую книжку, возможно, приведет к проблемам с Пенсионным фондом, поэтому заинтересованное лицо само обязано должным образом перепроверить написанное.
Титульный лист трудовой книжки содержит главные сведения о работнике, поэтому при допущении ошибки в реквизитах этой страницы нужно изменить сразу после ее обнаружения. Замазывать корректором не разрешается. Под неправильными данными делается отметка о том, что вышеуказанная информация недействительна, а затем лишь пишут верные данные.
Заполнение трудовой книжки и корректировки в нем делаются черной, фиолетовой или темно-синей пастой. Примеры с заменой фамилии считаются наиболее распространенными на практике.
Сведения об изменениях необходимо внести также в личную карту работника и лицевой счет для получения зарплаты.
В 2020 году появилось требование об указании новых сведений в трудовом договоре. Однако, согласно ТК РФ, договор нельзя изменять, а только дополнять. Поэтому владелец книжки подписывает дополнительное соглашение, прикладываемое к действующему трудовому договору.
По организации издается приказ, согласно которого делают запись в трудовой об изменении фамилии на основании заключения брака. Он заполняется по образцу.
С приказом нужно ознакомить под роспись всех заинтересованных лиц ‒ сотрудника, работодателя, кадровиков и бухгалтерию.
Важные документы окажутся недействительными, если указанные в них персональные данные работника неверны. Поэтому запись, подтверждающую смену ФИО, нужно сделать своевременно.
Как писать заявление о необходимости исправить Ф.И.О.
Работодатель вносит запись о смене фамилии в трудовую книжку (в случае ведения трудовой, ч. 2 ст. 2 ФЗ от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Для оформления организация запрашивает у работника заявление в письменной форме с просьбой об изменении записей. Утвержденный образец отсутствует. Формат обращения — произвольный.
Заявление включает такие сведения:
- Название учреждения-работодателя, должность и Ф.И.О. руководителя.
- Должность и Ф.И.О. обратившегося работника.
- Дата оформления обращения.
- В середине следующей строки — слово «заявление».
- Текст обращения с просьбой излагают ниже.
- После текста работник ставит подпись и расшифровывает ее.
К заявлению об изменении следует приложить документы-основания.
|
Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» Иванову И.И. от главного бухгалтера Викторовой В.В. Заявление В связи с вступлением в брак и сменой фамилии с Викторовой на Никанорову прошу внести изменения в трудовую книжку и другие кадровые документы. Приложение:
Никанорова 24.01.2020 |
Заявление о смене фамилии
Подача заявления на смену фамилии осуществляется лично лицом, которое эту фамилию меняет. В территориальном ЗАГСе заявитель заполняет бланк по форме №15.
Сведения, подлежащие обязательному отражению в заявлении:
- действующие фамилия, имя, отчество;
- число, месяц и год рождения, а также место рождения;
- гражданская принадлежность;
- семейное положение;
- реквизиты записей актов гражданского состояния, уже имевшие место на момент подачи заявления;
- анкетные данные несовершеннолетних детей, по каждому ребенку отдельно;
- фамилия, избранная взамен имеющейся;
- основание, послужившее смене фамилии;
- опись документов, приобщаемых к заявлению;
Заявление полежит обязательному подписанию и датированию заявителем.
Бумаги, подлежащие приобщению к заявлению:
- фото для документов с изображением заявителя;
- паспорт;
- свидетельство о рождении;
- автобиография, в которой излагается информация о дате и месте прежней регистрации актов гражданского состояния;
- свидетельство о браке либо свидетельств о его расторжении;
- свидетельства о рождении имеющихся несовершеннолетних детей;
- иные документы, подтверждающие наличие предусмотренного в законе основания для смены фамилии.
Правила и этапы внесения изменений
Как поменять фамилию в трудовой книжке после замужества, вам расскажут сотрудники отдела кадров, хотя принцип изменения один и тот же на всех предприятиях. Начать процедуру замены, должен сотрудник, заполнив бланк заявление на смену личных данных. Его обязанностью является оповещать организацию, где он работает и другие государственные структуры о смене социального статуса.
Запись в трудовой при смене фамилии с заключением брака образец, которой можно увидеть у нас на сайте, делается с разрешения руководства. Изначально, женщина — сотрудник в письменном виде обращается к директору предприятия про смену личных данных в документации, что подтверждает трудовое отношение между сотрудником и предприятием. Заявление может быть написано и в довольном порядке, не на бланке, принцип его написания довольно простой и будет понятный всем. Заявление должно содержать такие пункты:
- Название предприятие или имя директора.
- Личные данные из нового паспорта работника.
- Название документа.
- Основной текст заявления, что начинается со слова «Прошу».
- Сведение о документе, что послужит поводом для замены личных сведений.
- Список прилагаемых документов.
- Дата и подпись.
Директор, в свою очередь, ознакомившись с прилагаемой документацией, дает приказ об изменения такого документа, как трудовая книжка смена фамилии после замужества образец заполнения есть в отделение кадров. Трудовая книжка заполняется работником отдела кадров, только после приказа директора. При этом присутствие работника, данные которого изменяются, не обязательно. Его действия заканчиваются на подаче заявления в отдел кадров.
Причины изменения фамилии
Самая распространенная причина изменения фамилии – это вступление в брак, причем в этом случае фамилию могут поменять не только женщины, но и мужчины. Такая же ситуация возникает при разводе и возвращении добрачной фамилии. Особенно запутанные случаи встречаются при неоднократных браках и разводах.
Например, Рифкина-Гиндельштейн-Абрамян-Коваленко-Ривкина
Обратите внимание, что в этом примере возвращенная добрачная фамилия отличается на одну букву, потому что реальная добрачная фамилия была «Ривкина» (по добрачным паспортным данным), но при заполнении первой записи в трудовой книжке кадровик написал фамилию с ошибкой. Поэтому при изменении фамилии следует знать, как в трудовой книжке исправлять ошибочно написанную фамилию
Фамилия может поменяться и по личному заявлению, когда человек хочет сменить неблагозвучное имя или отказаться от фамилии по иным причинам. В любом случае изменение фамилии должно подтверждаться официальными документами.
Какие существуют правила внесения данных и на какие этапы можно разделить этот процесс?
Чтобы иметь четкую картину и представление о процессе замены данных, ниже приведено 4 этапа, в которые проходит переработка:
- Первым делом уполномоченный сотрудник вносит новую фамилию в специализированную графу, в которую вписывается фамилия сотрудника на начальном листе при первом развороте и во вкладыше. В этой строчке ручкой вычеркивается старая фамилия одной ровной линией. Если пространство рядом с зачеркнутым словом позволяет вписать новую фамилию, то записывают рядом, если не позволяет, то пишут сверху или снизу.
- Главные параметры из справки (выданной в ЗАГСе) записывают на второй разворот в специально отведенной строчке. Сделать это нужно так, чтобы оставалась область для еще одного изменения. Особенно, если это смена данных при замужестве.
- После того, как основные данные записаны, нужно внести фамилию имя и автограф человека, который делал эти исправления.
- В самом конце ставят печать, правильный вариант расположения печати не должен закрывать ни одну букву из вписанного, и должна быть возможность все прочесть однозначно.
Необходима ли замена трудовой книжки при смене фамилии
Перемена личных данных – явление нередкое. Чаще всего происходит это по причине вступления в брак или развода. Такие события стимулируют российских граждан принимать на себя новую фамилию или возвращаться к прежней. Часто случается и так, что фамилию приходится менять по каким-то другим причинам: например, из-за ее неблагозвучности или в случае неправильного ее написания в паспорте и нежелании замены последнего.
После того как получены новые документы с новыми личными данными, многие начинают задумываться над тем, нужно ли менять трудовую книжку при смене фамилии. Если обратиться к законодательству, то в нем говорится, что в связи со сменой фамилии этот документ замене не подлежит.
Согласно с положениями постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, оформлять новую трудовую книжку (ее дубликат) необходимо в следующих случаях:
- утрата документа;
- документ (вкладыш в него) стал негодным вследствие какого-либо физического воздействия;
- при массовой утрате работодателем документов сотрудников в результате чрезвычайных ситуаций.
Отсюда можно сделать вывод, что замена трудовой книжки при смене фамилии не требуется. Достаточно просто произвести в ней нужную запись.
Исправление некорректно внесенных данных
Инструкция по заполнению трудовых книжек, к сожалению, не содержит четких указаний относительно того, как быть, если в документ были внесены ошибочные данные. В случае оформления документа впервые особых сложностей не будет, ведь книжку можно уничтожить и завести новую. При этом оплачивает замену бланка работодатель.
Но каковы должны быть действия сотрудника кадровой службы, если документ содержит в себе записи с других предприятий? В этом случае необходимо внести новые данные об измененной фамилии с пометкой «взамен ошибочной». Все это также нужно скрепить подписью кадрового работника и печатью компании.
Если были обнаружены ошибки, внесенные на предыдущем месте работе, то, согласно постановлению Правительства РФ № 225 от 16.04.2003, исправления должен произвести работодатель, у которого на данный момент работает сотрудник.
Осуществить это можно на основании официальной бумаги с предыдущего места работы. Если фирма была реорганизована, тогда от ее правопреемницы, если же ликвидирована, тогда на основании документа, удостоверяющего данный факт.
Должны быть подтверждающие документы
Важно понимать, что к заявлению о смене фамилии после замужества следует обязательно приложить копии подтверждающих документов. Без них заявление кадровику принимать нельзя
Тем более что они должны быть на руках у сотрудницы. Специалисту кадровой службы останется просто сделать с них копии и приложить их к заявлению.
В данной ситуации основным необходимым документом выступает свидетельство о заключении брака:
Такой документ предоставит сотруднице ЗАГС (Федеральный закон от 15.11.1997 № 143-ФЗ). Также понадобится копия нового паспорта работницы, который ей выдаст паспортно-визовое отделение ОВД (УВД) соответствующей территории.
В какие еще документы нужно внести изменения
Прежде всего следует обратить внимание на личную карточку работника и внести изменения в нее. Как и в предыдущем документе, фамилию (или другие анкетные данные) аккуратно зачеркивают прямой чертой и на той же строчке пишут новые сведения
Чтобы в будущем к кадровику было меньше вопросов, на свободном поле рядом с этими изменениями кратко указывают документ-основание и его реквизиты. Такую запись заверяют подписью лица, внесшего корректировку. Необходимо также указать дату изменения сведений
Как и в предыдущем документе, фамилию (или другие анкетные данные) аккуратно зачеркивают прямой чертой и на той же строчке пишут новые сведения. Чтобы в будущем к кадровику было меньше вопросов, на свободном поле рядом с этими изменениями кратко указывают документ-основание и его реквизиты. Такую запись заверяют подписью лица, внесшего корректировку. Необходимо также указать дату изменения сведений.
Удобно вносить указанные изменения и в разделе дополнительных сведений личной карточки.
Кроме того, анкетные данные необходимо изменить:
- в табеле учета рабочего времени (и расчета оплаты труда, если применяется этот бланк), ф. Т-12 (13);
- в графике отпусков, ф. Т-7;
- в лицевом счете, ф. Т-54 (54А).
В небольших организациях нередко функции бухгалтерской и кадровой службы совмещает один сотрудник. Целесообразно в таком случае напомнить работнику и о необходимости замены:
- пенсионного свидетельства;
- банковских реквизитов карты (если зарплата перечисляется через банк).