Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Договорная работа: современный подход и регламентация (часть 5)». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Стандартные реквизиты счетов-фактур по отгрузке, авансам и корректировке изложены в пунктах 5, 5.1 и 5.2 НК РФ. Порядковый номер также считается реквизитом. Однако в законе нет порядка нумерации. Особенности этой операции прописаны в Постановлении РФ от 26 декабря 2011 года под номером 1137. В частности, отсылка к этому нормативному акту содержится в пункте 8 статьи 169 НК РФ.
Порядок нумерации не редактируется уже много лет. Одни из последних новшеств были внесены в 2014 году: в постановлении был указан разделительный символ, который используется при составлении документации. Данный закон касается следующих структур:
- Обособленных подразделений.
- Доверительных менеджеров.
- Лиц, участвующих в товариществе.
В частности, для разделения нужно использовать знак «/».
Нумерация счетов-фактур: нюансы
При установлении порядка нумерации счетов налогоплательщику следует иметь в виду, что:
- В рамках нумерации нежелательно формирование обособленных групп порядковых номеров по счетам:
- на отгрузку;
- на аванс;
- на корректировку.
То есть, если отгрузочный счет имеет номер 2, то следующий счет должен иметь номер 3 вне зависимости от того, является ли он таким же отгрузочным либо иным — авансовым или корректировочным.
Это рекомендация Минфина, отраженная в письме от 10.08.2012 № 03-07-11/284. При этом Минфин не против включения в счета дополнительных буквенных идентификаторов или индексов. Номера могут выглядеть так:
- № 01/2021-А — по авансовому документу;
- № 02/2021-О — по отгрузочному счету;
- № 03/2019-К — по корректировочному счету.
Еще варианты:
- № 01/03/2021 (ПРОД) по счету за продтовары;
- № 02/03/2021 (ТЕХ) по счету за технику.
Также Минфин не против того, чтобы налогоплательщики добавляли в счета неофициальные графы для дополнительной идентификации документов, например графу «Справочно». Там могут отражаться в принципе любые сведения по договоренности с конкретным контрагентом.
- Желательно не сокращать период оборота счетов до одного дня (письмо Минфина от 11.10.2013 № 03-07-09/42466).
То есть счет, составленный на следующий день одного и того же месяца, не должен начинаться с номера 1. Нужно привязывать счета к месяцу, кварталу или году. На малых предприятиях документация обычно оформляется в привязке к году, на крупных — в привязке к кварталу или месяцу.
Способы сшивания документации
Для того чтобы правильно определиться, как прошивать документы, важно учесть все рекомендации руководства, а также назначение определенных деловых бумаг и наличие необходимых приспособлений. В традиционном формате, отдельные листы документов комплектуют и скрепляют с помощью нитей. Лучше всего такой способ подходит в тех случаях, когда объем документов достаточно небольшой. Используют для этого чаще всего дырокол или иглу. Закрепляют нитку с помощью наклейки, на которую затем ставят специальную заверительную надпись. Для того, чтобы скрепить объемные документы, используют шуруповерт и веревку или очень плотную ленту.
Если речь идет о делах очень большого объема, здесь не обойтись без переплетной машины или специального станка. Также существуют специализированные аппараты и брошюровочные машинки, которые значительно упрощают и ускоряют работу с бумагами. Такие устройства предназначены для того, чтобы скрепить большие папки с помощью пластиковых или металлических пружин. Такое крепление удобно еще и тем, что папки можно без проблем расшить и заново сшить.
Брошюровочно-переплетные станки позволяют выполнять классическое крепление с помощью ниток и иголок.
Базовые правила прошивания документации и выводы
В чем заключаются базовые правила по прошиванию бумаг?
- Вы должны нумеровать не сами страницы, а листы.
- В папке не должно быть более 250 листов.
- Если листов в папке оказалось больше, вы должны создать отдельный том.
- Нумеровать опись дела не нужно.
- Для нумерации используют арабские цифры, может быть использована литерная нумерация.
- Если в дело включают письма, необходимо вначале пронумеровать сам конверт, и лишь затем — вложенные листы.
- Если у дела есть приложение, к нему формируют отдельные тома и нумерацию.
- Использовать наклейки для прошивки необходимо с обратной стороны документов. Они служат для опечатки дел, именно на них указывают количество листов, а также ФИО ответственного за документ работника.
- Также на наклейке нужно написать “Прошнуровано, пронумеровано”, а затем поставить дату создания дел или томов.
Если учитывать все перечисленные в статье моменты, вопросов с прошиванием документов у сотрудников не возникнет. И вся необходимая документация будет всегда под рукой. Вы сможете полностью систематизировать все офисные бумаги. Прошивка документации пригодится вам не только в текущем делопроизводстве — также без нее не обойтись и при передаче документов на архивное хранение.
Нормативное регулирование
На законодательном уровне порядок составления договоров о найме сотрудников на работу никак не регламентируется.
Так, в ст. № 53 ТК РФ, где и установлен список обязательных к указанию пунктов, значатся место работы, функция сотрудника, дата вступления в должность и т.д. Но в этот перечень проставление нумерации не включено.
При этом унификация форм первичных документов учета, которая была утверждена Постановлением № 1 Госкомстата России от , нумерация трудовых договоров в организации все же предполагается.
Содержит определенные рекомендации по поводу проставления номеров на документы и Письмо № 3045-6-0, составленное Рострудом .
Но надо учитывать, что инвентарный номер присваивается исключительно для внутреннего учета организации и при переходе прав на объект к другому лицу, например, по договору лизинга, имеющийся номер объекта сохранять необязательно, может быть присвоен свой внутренний номер, и это не препятствует идентификации объекта (Постановление Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 28.04.2020 по делу N А55-24142/2013 ).
Законодательством не установлены правила разработки структуры инвентарного номера или какие-то особенности нумерации. Единственное требование – это должен быть уникальный номер. В организации не могут находиться два объекта с одинаковыми инвентарными номерами. И даже после выбытия основного средства не рекомендуется присваивать этот же инвентарный номер аналогичному основному средству в течение пяти лет.
Нужно ли и как нумеровать трудовые договоры?
Ведь, как правило, бухгалтерия или финансовая служба при оплате смотрит договор и им не нужно искать Ваши банковские реквизиты в каком-то другом месте.
Используя эти простые правила, Вы можете самостоятельно с нуля и без особого труда составить вполне достойный договор для своего случая.
Чем проще и компактнее договор, тем он лучше. Идеальный договор размещается на одной странице, при условии что:
- договор легко читается
- содержит все существенные аспекты достигнутых договоренностей
- оформлен надлежащим образом в соответствии с требованиями к нему
У каждого свои предпочтения подходы. Тем не менее, рекомендуем Вам:
- на всех этапах подготовки договора, его обсуждения и подписания помнить о том, что главная Ваша цель — прийти к взаимному согласию по предмету договора, а не запутать и уж тем более, обмануть друг друга.
-
делать договора компактными и универсальными– все основные положения оставьте в самом тексте договора, а все детали, если их много, всю специфику вынесите в приложения:
- спецификации
- задания
- технические требования
- графики
- уставы (для более подробного описания сложного взаимодействия по договору в процессе его исполнения)
- делать договора предметными – описывать только то, что имеет прямое отношение к предполагаемому взаимоотношению сторон и только в рамках договора, не растекаться мыслью по древу, охватывая все возможные и невозможные обстоятельства, ситуации от других случаев и другие отвлеченные темы
- оставьте договор договором и не делайте из него дайджеста законов — не нужно вставлять в договор тексты законов и других приравненных к ним положений (максимум ссылки). Законы действуют не зависимо от того, перепечатаны они в договоре или нет
- делать договора простыми и понятными, доступными для восприятия обычными людьми без юридического образования и большого опыта. Это касается и языка изложения и структуры и оформления. Это сэкономит массу времени и сил, как Ваших, так и другой стороны, подписывающей договор.
- Оформлять электронный документ договора редактируемым с использованием стилей, заголовков, автоматической нумерации и ссылок. Тогда Вам будет легко и просто редактировать договор при необходимости, и у вас не съедут ссылки на пункты, как это бывает у 99% профессиональных юристов, тратящих половину своего времени на борьбу с Word’ом: ручную нумерацию пунктов и форматирование, а вторую половину при попытках изменить один пункт договора и ручную перенумерацию. Если Вы не владеете этим нехитрым приемом, изучите нумерацию, как с ней работать и ссылки на заголовки. Это займет минут 10-20 и на каждом договоре Вы сэкономите не меньше часа. Лучше один раз нормально сделать, чем потом несколько раз переделывать.
И наконец, при подписании договора убедитесь, что вторая сторона изучила договор. Если надо, задавайте вопросы, чтобы в этом убедиться. Убедитесь, что все действительно все поняли и со всем согласны и только после этого переходите к подписанию.
Делайте Ваши договора, по возможности, похожими и универсальными. Этим Вы значительно упростите жизнь себе и Вашим контрагентам, особенно Вашим постоянным деловым партнерам.
Если все же Вам нужна помощь профессионального юриста в составлении договора, найти его Вы можете на нашем портале.
Нумерация договоров принцип или порядок
Коробки поместите на склад.
Если договоров накопилось много, разложите их по скоросшивателям. Папки разделите по дате подписания документов или по юридическим лицам. Каждый договор вложите в файл и закрепите. Не набивайте скоросшиватель плотно, листы могут помяться.
Законодательных актов, регламентирующих порядок присвоения номеров выставленным счетам , не существует.
Главное, чтобы соблюдалась сплошная нумерация, и это было удобно тем, кто занимается обработкой счетов и обслуживанием договоров.
Начните нумерацию с какого-либо конкретного числа. Не обязательно присваивать первому счету номер «1», можно приступить с цифры «916», если есть желание.
Подобное принято в деловодстве для упрощения и систематизации работы с , а также, чтобы нивелировать возможные путаницы и не состыковки.
На практике нумерация помогает вести учет трудовых договоров и других соглашений, которые были оформлены в организации и как следствие — упрощенный поиск этих документов в кадровом отделе или архиве фирмы.
Как правильно нумеровать договоры и первичные документы?
Автор: rynex , 8 Октября в Делопроизводство, документирование, архивы. Много копий было сломано на тему нумерации договоров и ведения реестра. Однако есть пара мыслей, которые не увидел, чтобы описывались ранее.
Договоры задним числом заключать нельзя. Единственный нюанс: стоит в “теле” договора вставить эту фразу и указать срок начала таких отношений. Договор – первичная документация ведения хозяйственной деятельности и должен со всей первичкой храниться в бухгалтерии.
Порядок документирования хозяйственных операций, п. Операции отражаются в бухгалтерской документации с подкреплением оригиналами первичных документов. Кто должен присваивать номер договору? Кто в курсе мнения законодателя на данный счет – прошу посоветуйте.
Я склоняюсь к мнению, что каждая сторона должна нумеровать договор сама. Однако могут возникнуть казусы при переписке и при подаче и рассмотрении исков, когда на один договор будут ссылаться под разными номерами.
Это в общем-то легко проясняется, но изначально путаница может возникать. В этой связи, думаю может помочь двойная нумерация как в письмах входящий и исходящий номер. Прошу высказать мнения и на этот счет. В этой связи порядок нумерации должен и может быть соблюден в тех договорах, в которых компания является поставщиком услуг, работ или товаров, так как эти договоры являются основанием для получения дохода.
При этом порядок нумерации будет прослеживаться только по реестровому номеру, а не по номеру договора. Его может и не быть. Это вопрос внутреннего документооборота. Двойная нумерация – сплошные заморочки, проще один из контрагентов ставит номер, обычно тот, от кого приходит оферта, но можно по договоренности – тот, кто последний подписал договор.
Вопрос как раз в том, как организовать внутренний документооборот, чтобы это было красиво. Иногда вообще нет потребности в нумерации, когда поток договоров не велик и учет и контроль осуществляются легко.
Странные вас посещают мысли! Предполагаю, что до настоящего времени во всех договорах с контрагентами у Вас был один номер договора. Считаю, что номер у договора должен быть один, установленный разработчиком договора. Вы, однако, с ГУ, банками и иностранными компаниями не сотрудничали, раз пытаетесь договориться о двойной нумерации.
Видимо действительно придется вести два реестра: один для договоров по оферте, второй – для акцептованных Контрагентов много со всеми не наладишь контакт. Особенно, если договоры разовые. Так что это не самый красивый и практичный способ. У нас тоже не было необходимости, однако налоговики насторожились и начали задавать вопросы, почему у нас договоры без номера.
Мы по ним справки о нерезидентстве получаем Двойная нумерация – это не предмет договоренностей, это следствие, которое при определенной гибкости в подходах не вызывает проблем. Налоговики могут много о чем настораживаться. Это не повод беспокоиться. Умейте фильтровать и разграничивать мнительность сотрудников гос органов – на обоснованные и на пустые сомнения. Вопрос не в получении справки, они камералкой грозят Спорить сними можно, но это никак не лишает их прерогативы проведения проверок.
Для порядка – делайте как вам будет удобно. Удалить форматирование. Допустимо не более 75 смайлов. Отображать как ссылку. Очистить редактор. Загрузите или вставьте изображения по ссылке. Ни один зарегистрированный пользователь не просматривает эту страницу. Правила форума Условия использования.
Делопроизводство, документирование, архивы Поиск в. Нумерация договоров Автор: rynex , 8 Октября в Делопроизводство, документирование, архивы договор номер нумерация. Ответить в тему Создать новую тему. Рекомендуемые сообщения. Опубликовано 8 Октября Кроме того есть теоретический вопрос, имеющий прикладное значение: договор заключается, как правило, в двух экземплярах.
Поделиться этим сообщением Ссылка на сообщение Поделиться на других сайтах. Опубликовано 14 Октября В голову пришла мысль в продолжение темы: с точки зрения налоговых органов нумерация должна свидетельствовать о достоверности документа, то есть, что он не подготовлен для “латания дыр” в бухгалтерии и сокрытия доходов. Двойная нумерация приведет к путанице, а не красоте.
Опубликовано 15 Октября Да и просто порядка хочется в документах. Ответить в этой теме Перейти к списку тем. No upcoming events found. Войти Регистрация. Важная информация Правила форума Условия использования.
Нумерация договоров принцип или порядок
Когда нумерация должна быть последовательной
Даже если вы не используете сплошную последовательную нумерацию договоров, имейте в виду, что некоторые документы, выставляемые в рамках заключённых соглашений, предполагают использование именно такого подхода. Речь идёт об исходящей первичной документации, а для плательщиков НДС также счетах-фактурах, которые должны иметь последовательные номера, соотносящиеся при этом с датами.
В статье мы подробно рассмотрим:
- подготовку проекта договора;
- его согласование;
- заключение договора (подписание и заверение печатью);
- регистрацию (включая государственную регистрацию);
- учет и оперативное хранение, выдачу копий (оригиналов) договоров;
- формирование базы по документам контрагентов;
- организацию исполнения договоров;
- подготовку договоров к сдаче в архив.
Как нумеровать трудовые договора с нового года
Так, например, регистрация трудовых книжек производится в дополнительном журнале. В целях организации деятельности и порядка среди документов не лишним будет завести в отделе кадров предприятия журнал с нумерацией оформленных контрактов.
О том, как грамотно присвоить номер заключенному контракту, подскажет данная статья.
Все вопросы, которые касаются взаимоотношений сотрудника и нанимателя, а также работы кадровой службы, регламентируется ТК РФ. В статье 53 описана процедура составления рабочей договоренности и обязательные к указанию в ней пункты. Присвоение обязательного номера документу не является пунктом данной статьи.
Никаких правил по этому поводу нет, но есть рекомендации, которые выражены в Постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 г.Данное постановление рекомендует начинать новый отсчет каждый год. Именно поэтому во многих организациях нумерация трудовых договоров каждый год начинается заново. При этом данный факт не позволяет утверждать, что такое способ ведения документации единственно верный.
Нумерация трудовых договоров в организации: правила оформления
Для качественного и правильного ведения делопроизводства необходимо своевременно регистрировать всю имеющуюся в наличии, а также входящую и исходящую документацию. Это касается и кадровой работы.
На предприятиях как государственной, так и частной собственности часто встречается текучесть кадров или временное трудоустройство лиц на период выполнения временных трудовых функций.
Чтобы упорядочить внутреннюю структуру кадровой работы, связанную с приемом и увольнением сотрудников предлагается вести записи в журнале регистрации трудовых договоров.
В этом документе и будут отражены даты начала и окончания трудовой деятельности, которые могут быть востребованы, например, после утраты трудовой книжки и в иных, требующих подтверждения случаях.
Образец приказа о нумерации трудовых договоров
Чтобы утвердить, как именно кадровикам необходимо нумеровать документы при приеме сотрудников на работу, работодатель издает приказ. В распоряжении работодатель указывает, как именно необходимо нумеровать документы. Например, можно записать, что ежегодно необходимо начинать нумерацию заново. Традиционно в распоряжение вносится наименование работодателя, наименование приказа и ФИО руководителя с его подписью. Для этого вида приказов нет установленной формы, поэтому они оформляются в свободной форме. Многие работодатели обходятся без такого приказа, ведь нумеровать соглашения с работниками – это не обязательство для руководителей, а лишь рекомендация.
- Способы защиты трудовых прав работников
Трудящийся человек имеет право на защиту своих интересов в процессе выполнения своих рабочих обязанностей, оплаты…
Трудовой договор с работником на полставки
Каждая организация имеет определенный режим работы, который установлен для различных категорий сотрудников. Согласно Трудовому кодексу…
Формы самозащиты работниками трудовых прав
Согласно конституционным законам каждый гражданин может рассчитывать на защиту своих свобод и прав от внешних…
Журнал учета трудовых договоров и дополнительных соглашений
Любой документооборот находит отражение в тех или иных учетах. Основное правило делопроизводства говорит о необходимости…
Трудовой договор с работником — как заключить трудовой договор?
Самым первым и главным шагом в создании трудовых отношений является составление договора. Если быть точным,…
Что такое коллективный трудовой договор?
Зачастую, лица являющиеся потенциальными работниками, не разбираются во всех нюансах трудовых отношений. Поэтому в современной…
Нумерация трудовых договоров в организации производится с целью систематизации документов и облегчения их поиска. О том, право это или обязанность кадровика, и как правильно оформить свои действия, читайте в нашей статье
Из этой статьи вы узнаете:
Как правильно нумеровать страницы документа при подшивке?
- Проставляем на листах арабские цифры
- Используем для этого простой карандаш
- Ставим цифры по возрастанию
- Нумеруем листы, а не страницы (документы при этом могут иметь свою нумерацию)
- Номер страницы ставим в правом верхнем углу, не касаясь текста документа.
- Приложения нумеруем в общем порядке
- Нумерацию писем проводим следующим образом: ставим номер на конверте, и только после этого нумеруем содержащиеся в письме листы
- Несколько томов документов нумеруются по отдельности
- Выделенные в отдельный том приложения нумеруются также отдельно
- Если документы составлены на листе большого формата, то проставляем нумерацию в правом верхнем углу, сгибаем и подшиваем под один край
- Для указанных в документе отдельных фрагментов (например, чеков) составляем опись , а данный документ нумеруем в общем порядке.
Нумерация договоров принцип или порядок
Наличие дополнительных виз зависит от специфики договора, направляемого на согласование.
Для оптимизации процесса согласования договоров в организации разрабатываются типовые формы договоров , которые должны утверждаться приказом руководителя организации (см. Пример 2). Как правило, это касается договоров, заключение которых связано с основным направлением деятельности предприятия: в торговых организациях ими являются типовые договоры поставки , в страховых компаниях разрабатываются типовые договоры страхования .
При заключении типового договора его проект согласовывается только с юридической службой, которая осуществляет проверку представленного проекта документа на соответствие типовому и проверяет документы контрагента.
Полезный совет
Если договоров накопилось много, разложите их по скоросшивателям.
Трудовые договоры: правила нумерации
Вообще-то номер не относится к обязательным реквизитам трудового договора. Однако Минтруд рекомендует не пренебрегать нумерацией, ведь без номеров весьма проблематично поддерживать надлежащий порядок в кадровом делопроизводстве и идентифицировать договоры.
Напомним, что сведения, которые в обязательном порядке должны содержаться в трудовых договорах, перечислены в статье 57 ТК. К таким сведениям, в частности, относятся:
— трудовая функция (должность, специальность);
— дата начала работы;
— условия оплаты труда;
— режим рабочего времени и времени отдыха.
Номер трудового договора в этом списке не упоминается. Собственно, процедура нумерации трудовых договоров действующими нормативными актами вовсе не регламентирована. Так что, по большому счету, каким образом организовать нумерацию, каждый работодатель вправе решить для себя сам. При этом, как отмечает Минтруд, на практике часто используется система, при которой номер трудового договора состоит из двух частей: собственно номера и цифр, обозначающих год его заключения. Например, трудовому договору, заключенному в марте 2018 года, можно присвоить номер 1-18/03.
Новостная рассылка для бухгалтера
Ежедневно мы отбираем важные для работы бухгалтера новости, экономя ваше время.
Получайте бесплатную рассылку бухгалтерских новостей на электронную почту.