Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Расчеты с поставщиками и покупателями в КА 2.4.6, УТ 11.4.6, ЕРП 2.4.6». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Любой компании важно, чтобы ее прибыль росла, а в работе с партнерами и клиентами не было сбоев. Программа управленческого учета помогает решить эту задачу. Она позволяет контролировать движение средств и работу сотрудников, использовать максимум каналов, что продвигать свои товары и продавать их.
Типовые конфигурации — бесплатно
Принципы работы Tria
Платформа Tria создавалась по образу и подобию самого распространенного на просторах бывшего СССР программного продукта — 1С Предприятия. Также как и 1С, готовое решение состоит из двух частей — платформы (запускаемого приложения) и базы данных.
Сравнение с 1С или немного истории
Система Tria родилась не на пустом месте. Сначала разработчики занимались созданием нестандартных решений на базе 1С 7.7. В результате последовательных изысканий родился механизм хозяйственных операций.
Сущность данного механизма состоит в том, что вся логика поведения документа содержится не в коде на языке программирования, а задается с помощью специального справочника Хозяйственные операции.
Как результат, получили следующие плюсы:
- Логику работы документов можно менять «на лету», при этом остальные пользователи продолжают работать в базе.
- Значительно упростился и ускорился процесс вноса изменений в конфигурацию, а следовательно, значительно снизилась стоимость сопровождения. То, что программист делает в 1С за день в ТРИА можно сделать за час.
- Значительно снизился уровень требований к настройщику/внедренцу ТРИА. Люди, не умеющие программировать, сами настраивали проводки, меняли коренным образом логику работы программы. Сместился акцент в требованиях к внедренцам: в первую очередь специалисты должны знать предметную область, понимать методологию работы, а уже затем быть специалистами в ТРИА.
Естественно, что Tria получилась идеологически похожа на 1С. Те же справочники иерархической структуры, документы, журналы документов, регистры. Пока нет плана счетов и периодических реквизитов – планируется со временем. По сути, перед вами нечто похожее на компоненту «Оперативный учет» или «торговля» в 1С .
Здесь, конечно же, хотелось бы нарисовать сравнительную табличку, тем более что 1С знакома вдоль и поперек, но многие сочтут это как антирекламу. Поэтому ограничимся очень кратким резюме: в 1С можно сделать почти все, что хочет пользователь. Вопрос только времени, денег и хорошего специалиста. Наше ПО более ограничено по функциональности, но все, что можно сделать в Tria, делается значительно проще и быстрее, а значит и дешевле. При этом программирование требует значительно меньшей степени подготовки специалистов.
Главное конкурентное преимущество – это значительное сокращение расходов на покупку, внедрение, доработки и IT поддержку вашего программного обеспечения.
Конфигурации, предлагаемые в ТРИА, содержат весь опыт успешного ведения бизнеса наших клиентов. Они получают не только программу, но и постоянные рекомендации и предложения по увеличению прибыльности их компаний. Мы гордимся достижениями наших клиентов, что за 4 года использования ТРИА в Луганской области ни один из клиентов не прекратил свой бизнес, а наоборот, несмотря на кризис успешно развиваются.
Принципы и способы ведения расчетов с контрагентами
Сперва выясним, кто же такой контрагент. Простыми словами ─ это деловой партнер организации, с которой его связывают договорные отношения. Им может быть как поставщик, так и покупатель; как юридическая организация, так и физическое лицо.
Основная функция контрагента ─ приносить прибыль компании
Финансовый расчет с контрагентами осуществляется в бухгалтерском учете согласно одной или ряду ведомостей. Отдельно для каждого подрядчика и поставщика создается документ, куда в дальнейшем вносится информация о всех финансовых операциях, которые проводятся между сторонами. После окончания сотрудничества бухгалтерия обязана выполнить свои денежные обязательства перед контрагентом, выплатив ему оговоренную сумму. Все данные об этом также фиксируются документально.
Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что правильная организация расчетов в бизнесе крайне важна, ведь даже минимальная ошибка может стать причиной значительных убытков для компании.
Теперь учет балансов и взаиморасчетов с контрагентами удобно вести в РемОнлайн.
Регистрируйтесь и тестируйте 7 дней бесплатно.
Организация документооборота
Обмениваться бумажными счетами и актами можно по старинке — печатать, пересылать по почте или отправлять с курьером. Но при работе с бумагами есть риск их утери или несвоевременной доставки. Придется снова тратить время и деньги на печать и отправку и надеяться, что в этот раз документы дойдут до адресата.
Выход есть — электронный документооборот. С помощью специальных сервисов ЭДО удобно организовать обмен информацией с контрагентами, в том числе иностранными, выставлять счета клиентам, формировать акты и сдавать отчеты в контролирующие органы. Дополнительно можно использовать сервисы для создания документов по шаблонам, упростив таким образом работу сотрудникам.
Для подтверждения соответствия фактических и учетных данных в первую очередь нужно произвести инвентаризацию расчетов, направив всем контрагентам акты сверки.
Проверку первички и сопоставление данных из документов с учетными регистрами можно проводить сплошным, выборочным или комбинированным методом.
Сплошную проверку обычно используют в небольших компаниях, работающих с незначительным числом поставщиков.
Если же организация крупная, то целесообразнее использовать комбинированный метод. При этом полностью проверяются только расчеты по отдельным контрагентам. Это могут быть крупные поставщики, а также те из них, сверка расчетов с которыми показала расхождения.
Также при аудите расчетов используются и аналитические методы. Проверяющие рассматривают структуру задолженности, распределяют ее по периодам, выделяют просроченную и т.п.
Основные функции систем учета
- систематизация материальных ценностей, отслеживание наличие товара на складе;
- создание персональной карточки каждого товара с описанием, количеством, передвижением и ценой;
- распечатка документов для первичного учета;
- работа с большим количеством данных;
- возможность вести аналитику продаж и заказов;
- простая передача данных по почте;
- возможность частично или полностью разграничить доступ;
- в некоторых программах встроена CRM-система для анализа эффективности менеджеров, продавцов и кладовщиков;
- оповещение о недостающих товарах на складе;
- формирование документации для бухгалтерии и поставщиков;
- разработка программы лояльности;
- работа с несколькими складами и магазинами;
- выгрузка данных из других форматов и баз данных;
- автоустановка продажной цены по вашей наценке и загрузка прайсов поставщиков.
Использование программ складского учета в разных филиалах и отделениях
Если бизнес идет на расширение, либо программа сразу закупается для нескольких филиалов/отделений, она позволяет координировать их деятельность. Удаленный доступ к складам, фиалам и магазинам легче осуществлять через облачные сервисы. А локальные системы подходят для крупных фирм с большим количеством товаров, чтобы автоматизировать бизнес-процессы.
Большинство программ позволяют настроить обмен данными между подразделениями в разных городах, также следить за передвижением продукции. Сотрудникам в платных версиях можно организовать разные уровни доступа.
На заметку: открытый API позволит доработать программу под ваши индивидуальные потребности.
Виды сервисов складского учета
Программы для складского учета классифицируются по назначению и масштабу предприятия: для малых, средних и крупных фирм; облачные хранилища или локальное ПО. Выбирать следует исходя из того, какие опции нужны, и насколько предполагается расширяться. Чем больше бизнес, тем сильнее процессы завязаны на специфике отрасли. В целом методов вести складской учет — несколько.
Расчеты с контрагентами
Большинство расчетов с организациями производится безналично, т.е. путем перечисления средств с расчетного счета. Безналичные перечисления ведутся путем перечисления (перевода) денежных средств со счета плательщика на счет получателя с помощью различных банковских операций (расчетных, кредитных и др.), заменяющих наличные деньги в обороте. Поэтому обязательным посредником при этом будет выступать банк, как плательщика, так и получателя.
Согласно Положению о безналичных расчетах в Российской Федерации Банка России № 2П от 03.10.02 г. (с изм. от 03.03.03 г.) УФО использует следующие формы и способы расчетов: платежные поручения, платежные требования, инкассовые поручения.
Выбранная партнерами форма расчетов фиксируется в договорах по приобретению материальных ценностей, выполнению работ и услуг или их реализации. Выбор наиболее рациональной формы расчетов позволяет сократить разрыв между временем отгрузки и зачисления платежа или временем получения ценностей, работ, услуг и списания денежных средств за них. Это способствует ликвидации необоснованной кредиторской задолженности. УФО сотрудничает с несколькими десятками юридических лиц, перечень которых содержится в Справочнике системы «1С: Предприятие».
Обо всех изменениях учреждение банка извещает УФО выписками из расчетного счета. К выписке банка прилагаются документы, полученные от других предприятий и организаций, на основании которых зачислены или списаны средства, а также документы, выписанные предприятием.
Выписка из расчетного счета — второй экземпляр лицевого счета предприятия, открытого ему банком. Сохраняя денежные средства университета, банк считает себя его должником (его кредиторская задолженность), поэтому остатки средств и поступления на расчетный счет записывает по кредиту расчетного счета, а уменьшение своего долга (списания, выдача наличными) — по дебету. Расчеты с дебиторами и кредиторами бухгалтерия УФО ведет по счетам: 302 — «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 303 — расчеты по платежам в бюджеты, 304.02 — расчеты с депонентами и прочих.
Расчеты платежными поручениями — самая распространенная форма расчетов.
ФКУ УФО представляет в свое отделение банка по месту нахождения расчетного счета платежные поручения: первый экземпляр за подписью руководителя учреждения и главного бухгалтера скрепляется печатью и остается в документах для банка, второй экземпляр пересылается в банк организации — получателя денежных средств.
В любых случаях банк имеет право принимать платежные и расчетные документы к оплате только при наличии у ФКУ УФО достаточной суммы денежных средств на расчетном счете.
В УФО расчеты с бюджетом ведутся на счете 303 по субсчетам в зависимости от вида расчета, на счете 207 учитываются обязательства по выданным университетам ссуд и кредитов сотрудникам.
УФО расходует бюджетные средства исключительно на:
оплату труда;
перечисление страховых взносов в государственные внебюджетные фонды;
трансферты населению, выплачиваемые в соответствии с федеральными законами;
командировочные, в соответствии с законодательством;
— оплату товаров, работ и услуг в соответствии с утвержденными сметами.
Таблица 3. Примеры некоторых проводок по расчетам с контрагентами.
№п/п Дебет Кредит Наименование операции
1302.04 206.04.Списание предварительной оплаты на расчеты
при принятии к учету ценностей
2205.01 201.02. Перечисление сумм возвратов излишне уплаченных платежей
3301, 302 401.01.Списание кредиторской задолженности
4210.01. 208, 302Отражение суммы НДС в рамках деятельности, приносящей доход
Каждая организация в работе сталкивается с оплатами услуг других фирм, получением выручки за свои услуги или товары от других контрагентов. Учет расчетов с контрагентами включает в себя ввод в 1С первичных документов, отражение взаиморасчетов на счетах бухгалтерского учета и сверку расчетов.
К поставщикам и подрядчикам относятся организации, поставляющие сырье и другие товарно-материальные ценности, а также оказывающие различные виды услуг (отпуск электроэнергии, пара, воды, газа и др.) и выполняющие разные работы (капитальный и текущий ремонт основных средств и многое другое).
Общее правовое и методологическое руководство бухгалтерским учетом в России осуществляется Правительством РФ и Министерством финансов РФ. В России нормативно-правовое регулирование представлено четырьмя уровнями.
К основным документам, регулирующим расчеты с поставщиками и подрядчиками, можно отнести:
. Одним из основных нормативных документов, регламентирующих учет расчетов в Российской Федерации является Гражданский Кодекс Российской Федерации, в соответствии с которым все расчеты по поставкам сырья, материалов и других товарно-материальных ценностей, по услугам (отпуск электроэнергии, пара, воды, газа), выполненным работам (капитальный и текущий ремонт) осуществляются по договорам поставки. В этом документе заложены основы обязательственного права: понятие обязательства, основания его возникновения, определение, изменение договоров и пр. Согласно ГК РФ, обязательства исполняются в соответствии с организации, установившие в договоре отличный от общего порядка момент перехода права владения, пользования и распределения отгруженной продукцией и риска ее случайной гибели от организации к покупателю (заказчику), могут определять в бухгалтерском учете выручку на дату поступления денежных средств в оплату отгруженной продукции на расчетный счет в банке либо в кассу, а также на дату зачета взаимных требований по расчетам.
Гражданский кодекс Российской Федерации определяет, что:
предельный срок взыскания дебиторской задолженности (срок исковой давности) установлен в три года, по истечении которого задолженность подлежит списанию;
кредитор вправе предусмотреть в договоре наличие залога под отгруженную продукцию, предметом которого может быть всякое имущество, включая вещи и имущественные права. В случае невыполнения покупателем своих обязательств по оплате продукции взыскание может быть обращено на предмет залога в порядке, установленном договором, если законом о залоге не предусмотрен иной порядок.
2. Налоговый кодекс РФ, ч.1-2. Устанавливает систему налогов
Рис.2.1 — Организационная структура бухгалтерии
В подчинении у главного бухгалтера находятся заместитель главного бухгалтера и семь бухгалтеров, которые ведут учет подответственных им участков учета. Бухгалтеры находятся в подчинении у главного бухгалтера и заместителя главного бухгалтера ООО «ТД Командор». Все работники бухгалтерии действуют на основании должностных инструкций, которые определяют функциональные обязанности, права, ответственность работников и их условия работы.
Общая оценка финансового состояния предприятия осуществляется на основе бухгалтерского баланса (формы №1). Анализ бухгалтерского баланса начнем с общей характеристики состава актива (имущества) и пассива (обязательств). Для проведения анализа с целью получения наиболее общего представления об имевших место качественных изменениях в структуре актива и пассива и динамике этих изменений, построим сравнительный аналитический баланс
Общая оценка состава и структуры активов, находящихся в распоряжении предприятия представлены в таблице 2.1.
Таблица 2.1 Анализ активов ООО «ТД Командор», тыс.руб.
|
Актив баланса |
2007г |
2008г |
2009г |
Абсолютное отклонение, тыс. руб. |
Темп роста, % |
||
|
2008/ 2007г |
2009г/2008г |
2008г/ 2007г |
2009г/ 2008г |
||||
|
Внеоборотные активы |
|||||||
|
Основные средства |
37814 |
40610 |
40336 |
2796 |
-274 |
107,39 |
99,33 |
|
Незавершенное строительство |
1087 |
47 |
96 |
-1040 |
49 |
4,32 |
204,26 |
|
Отложенные налоговые активы |
226 |
43 |
— |
-183 |
-43 |
19,03 |
0,00 |
|
Итого |
39127 |
40700 |
40432 |
1573 |
-268 |
104,02 |
99,34 |
|
Мобильные средства (оборотные активы) |
|||||||
|
Запасы, затраты и НДС |
23772 |
29339 |
15662 |
5567 |
-13677 |
123,42 |
53,38 |
|
Дебиторская задолженность |
9561 |
11717 |
22852 |
2156 |
11135 |
122,55 |
195,03 |
|
Финансовые вложения |
121 |
— |
— |
-121 |
— |
— |
— |
|
Денежные средства |
36 |
3324 |
8682 |
3288 |
5358 |
9233,3 |
261,19 |
|
Прочие оборотные активы |
— |
— |
142 |
— |
142 |
— |
— |
|
Итого |
33490 |
44380 |
47338 |
10890 |
2958 |
132,52 |
106,67 |
|
Всего активов |
72617 |
85080 |
87770 |
12463 |
2690 |
117,16 |
103,16 |
Если отсутствует необходимость применения этого функционала, то настройку ведения взаиморасчетов с контрагентами по документам расчетов можно отключить. Это упрощает работу пользователя при вводе документов поступления и реализации и платежных документов. При упрощенном способе ведения взаиморасчетов с контрагентами зачет авансов производится в автоматическом режиме.
При оформлении документов поступления и реализации предусмотрено автоматическое заполнение цен номенклатуры. Цены заполняются на основании сведений внесенных документом «Установка цен номенклатуры».
Тип цены указывается в договоре с контрагентом.
Справочник «Типы цен» в программе уже заполнен. Пользователь имеет возможность добавлять новые типы цен по своему усмотрению.
При выборе договора в документе автоматически устанавливается цена, внесенная для указанного в договоре типа цен. Указывать цены номенклатуры можно как при помощи документа «Установка цен номенклатуры», так и из карточки номенклатуры на закладке «Цены». В этом случае документ «Установка цен номенклатуры» создается программой автоматически.
Акт сверки взаиморасчетов с контрагентами реализован в виде документа сохраняемого в программе. Акт сверки заполняется автоматически на основании данных за указанный в документе период.
При автоматическом заполнении табличных частей производится анализ движения по счетам учета расчетов с контрагентами, которые указываются на закладке «Счета учета расчетов».
Эта закладка по умолчанию заполнена всеми счетами, у которых установлено субконто «Контрагент». Если движения по каким-либо счетам не должно войти в акт сверки взаиморасчетов пользователю достаточно снять флаг с этих счетов. Сверку расчетов можно проводить в иностранной валюте и/или в сумах.
Валюта, в которой производится сверка, указывается в реквизите «Валюта сверки». Если в документе указано, что сверка производится в сумах, то при автоматическом заполнении в акт попадают все операции расчетов вне зависимости от того, какая валюта расчетов установлена в договоре. Если же сверка производится в иностранной валюте, то табличная часть заполняется только расчетами, произведенными в выбранной валюте по договорам в иностранной валюте и в условных единицах.
При этом имеется возможность заполнить акт сверки только в иностранной валюте или в иностранной валюте и суммовом эквиваленте. Сверку возможно производить по конкретному договору или по всем договорам контрагента.
При проведении сверки по нескольким договорам имеется возможность в печатной форме акта сверки группировать записи по договорам. Взаиморасчеты с контрагентами в программе ведутся в разрезе договоров.
Программа для учёта товара в торговой точке «LiteBox»
Эта кассовая программа учёта товара в розничной торговле работает на компьютерах, ноутбуках, планшетах и телефонах. Интерфейс понятный, в нём легко разобраться. А функционал программы рассчитан на основные розничные операции:
- продажи товаров (в том числе, подакцизных);
- работа с отложенными чеками;
- работа с кассой, фиксирование прихода и выдачи наличных;
- безналичный расчёт;
- открытие и завершение смен в магазине;
- автоматический учёт скидок;
- формирование и печать чеков.
Кроме базовых торговых функций, в программу включены следующие возможности:
- Контроль товаров на складе и в магазине. Программой предусмотрены инструменты, которые отслеживают наличие и дефицит определенной категории товаров. Поиск продукции проводится по каталогу. В систему также включены функции резервирования, перемещения торговых объектов, формирования заказов, инвентаризации.
- Аналитика. ПО формирует отчётность с показателями эффективности работы магазинов, контролирует задолженности.
- Управление финансами. Программа формирует отчёты по продажам за определенный период времени, рассчитывает прибыль в торговых точках. Позволяет управлять скидками и ценами.
- Хранилища данных. В системе можно создавать списки с базовой информацией о поставщиках и контрагентах.
- Печать торговых документов. Программное обеспечение создает основные отчёты и документы, актуальные для розничной торговли: акт постановки на баланс, переоценка, списание товара, пересорт и т.д.
- Контроль работы сотрудников. В системе можно создать несколько учётных записей для разных должностей: руководителя, администратора, товароведа, кассира. Каждому сотруднику положен отдельный доступ. Программа анализирует эффективность каждого работника по определенным показателям. Например, по личным продажам.
Универсального набора используемых аудитором приемов не существует. Для каждого случая в программу работы включают индивидуально разработанную методику. Общая схема действий предполагает:
- определение уровня влияния на исследуемое предприятие комплекса внутренних и внешних факторов;
- анализ рисков при помощи тестирования;
- документальную проверку путем систематизации первичной документации, конкретизации ее объема и группировки по разделам учетных операций;
- аудит расчетов с поставщиками и подрядными организациями путем сопоставления фактов, подтверждения остатков задолженностей, прослеживания цепочек операций по учету;
- инвентаризационный пересчет товарно-материальных ценностей, сканирование;
- подведение итогов аналитических действий.
Аудитор при выполнении своих обязанностей формирует базу аудиторских доказательств, тестирует действующую систему мониторинга на предприятии на предмет ее надежности, эффективности и объективности.
Донастройки или смена настроек
В реальной жизни практически не бывает такого, чтобы в процессе эксплуатации 1С:ERP не возникало потребности донастраивать правила формирования проводок, менять группы настроек финансового учета номенклатуры или расчетов в справочниках или документах.
Есть такая особенность: если счета в ГФУ номенклатуры или расчетов были изначально настроены неверно — то документы достаточно переотразить в учете, нет необходимости перепроводить документы. А если значения ГФУ номенклатуры или расчетов указаны или изменены в объектах системы после того, как были введены документы, то ждать корректных проводок даже после перепроведения документов чаще всего не стоит. Самый простой способ исправления ошибок в проводках после перенастройки счетов учета — старые введенные документы с неверными проводками удалить и создать новые. Однако, таких документов может быть очень много и такой способ будет трудоемким и потребует значительного времени. Что делать, если в проводках неверные счета учета?
В первую очередь, необходимо проверить Настройку отражения документов в регламентированном учете на предмет настроенных исключений. Пользователи забывают, что когда-то настраивали исключения, а иногда и случайно выполняют такие настройки. Если в каком-то из разделов в рабочем месте по настройке счетов указан неверный счет, его можно изменить по кнопке Ещё — Разрешить редактирование указанных счетов.
Если эти настройки выполнены корректно, то каждую ситуацию нужно рассматривать более подробно.
Счет учета номенклатуры в проводках зависит от Вида запасов, который зафиксирован в документе.
Сначала разберемся, в каких документах исправляем ошибки: в приходных или расходных?
Если необходимо исправить счет учета номенклатуры в документах по приходу МПЗ (поступление товаров и услуг, передача продукции из производства и т.д.) — достаточно распровести, а затем снова провести документ.
А вот с документами по расходу МПЗ (реализация товаров и услуг, внутреннее потребление товаров, передача материалов в кладовую/производство и т.д.) таких действий не всегда достаточно. Для поиска ошибки необходимо настроить типовой отчет Ведомость по товарам организаций, чтобы он показывал движения номенклатуры в разрезе видов запасов с регистраторами (рисунок 9).
Общество ведет архивное дело в соответствии с требованиями действующего законодательства:
· учредительные документы, а также внесенные в них и зарегистрированные в установленном порядке изменения и дополнения;
· решения собраний участников Общества, связанные с созданием и деятельностью Общества;
· документы, подтверждающие государственную регистрацию Общества;
· документы, подтверждающие права на имущество, находящееся на его балансе;
· внутренние документы.
В области финансов и кредитов предприятие разрабатывает и исполняет финансовые планы, своевременно выполняет обязательства перед бюджетом, банком, поставщиками, подрядчиками и другими организациями. Расчет за услуги осуществляются по ценам, тарифам, а также по договоренности с заказчиком или самостоятельно. Все вопросы, связанные с кредитованием предприятие решает в кредитных учреждениях по месту открытия расчетного счета или счета по финансированию капитальных вложений на договорной основе.
Генеральный директор и главный бухгалтер Общества несут личную ответственность за соблюдение порядка ведения и достоверности учета и отчетности Общества.
На предприятии линейная (иерархическая) структура подчиненности. Структура управления организации (см. рисунок1).
Рис.1
Генеральный директор — оценивает ситуацию и принимает решение, подбирает персонал и распределяет задания, контролирует работу и осуществляет мотивацию.
Зам. Директора, осуществляющий приемку автомобилей на комиссию организующий процесс продажи;
Главный бухгалтер, в компетенцию которого входят составление всех годовых отчетов и балансов; учет денежных, финансовых и других ресурсов, начисление заработной платы работникам предприятия; осуществление расчетов с поставщиками;