Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Три способа сократить расходы на бухгалтерию». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Все организации, у которых появлялся подобный запрос, относились к малому и среднему бизнесу, их возраст от 7 до 15 лет, состав бухгалтерии от 4 до 25 человек. Бухгалтерия в этих компаниях выполняла функции финансового и экономического отделов.
Цели и задачи бухгалтерии
Так получалось, что были попытки ввести финансово-экономическую службу, но они не заканчивались успехом. Происходило раздувание штата, информация терялась ещё больше, порождались конфликты между финансовым директором и главным бухгалтером. В конечном итоге, такие функции, как управленческий учёт, управление финансами, бюджетирование, финансовый анализ, анализ себестоимости, опять возвращались в бухгалтерию.
Я не хочу сказать, что так должно быть всегда. Но возникала необходимость решать задачи бизнеса в рамках структуры, деятельность которой регламентируется законодательством. Более того, все знают, что очень сложно работать с бухгалтерией накануне отчётов. В это время решается её приоритетная задача: посчитать налоги и сдать отчётность.
Один из способов настроить работу бухгалтерии на задачи бизнеса – это чётко обозначить её цели, задачи и функционал. У моих клиентов бухгалтерия в полном составе участвует в сессиях стратегического планирования и при аттестации отвечает на вопросы по знанию продукта, и это развивает внутренние клиентские отношения. У сотрудников бухгалтерии складывается понимание, что и от их работы зависят результаты бизнеса.
Как оценить состояние документооборота в вашей компании
Каждому руководителю хочется верить, что уж в его-то компании в документах все в полном порядке. Но так ли это? Проверить несложно: запросите у главбуха «первичку» по нескольким контрагентам, лучше — по тем, которые могут вызвать вопросы у налоговиков. Естественно, вам скажут, что все бумаги в наличии. Не советуем верить на слово, лучше убедиться в этом лично.
Дело в том, что бухгалтеры нередко выполняют рутинную бумажную работу в самый последний момент. И пока бизнес работает в штатном режиме, это не играет особой роли. Но если в компании неожиданно появятся проверяющие, то отсутствие «первички» может стать причиной серьезных проблем.
Когда мы ведем учет клиента, электронные копии всех его документов находятся в информационной базе. Поэтому при запросе налоговиков любые данные будут немедленно предоставлены. Но этим наше участие в проверке не ограничивается. Мы можем полностью взять на себя общение с проверяющими, вплоть до судебного разбирательства, если это потребуется (оплата за сопровождение проверки производится по отдельному тарифу).
Как составляется график документооборота
Бесплатный образец графика документооборота в организации скачать можно ниже, а сейчас мы расскажем, как его разработать. Унифицированного бланка не утверждено. Форму организации нужно разработать самостоятельно. Чем масштабнее деятельность, крупнее предприятие, тем подробнее должен быть составлен график.
Что необходимо прописать в бланке? Прежде всего, определитесь, какие именно документы подлежат учету и контролю. Запишите полный перечень для предприятия. Затем определите формы по отделам и подразделениям с указанием ответственных сотрудников. Уточните сроки, в которые должны быть исполнены и обработаны документы. Предусмотрите меры ответственности за несоблюдение положений графика.
Для усиления контроля нужно правильно прописать сроки. Можно установить конкретные числа месяца или привести срок в днях, прошедших с даты составления документа или исполнения.
К примеру, срок передачи в бухгалтерию командировочных документов обычно утверждается как 3 дня с момента окончания поездки. А кадровые документы, необходимые для начисления зарплаты, требуется передавать до 1-го числа месяца за расчетным. Если при этом зарплата выдается персоналу 5-го числа, бухгалтер как раз успеет обработать все документы по учету отработанного времени, чтобы правильно рассчитать вознаграждение.
Читайте о том, Что такое бухгалтерские документы.
Цели и задачи бухгалтерии
Все организации, у которых появлялся подобный запрос, относились к малому и среднему бизнесу, их возраст от 7 до 15 лет, состав бухгалтерии от 4 до 25 человек. Бухгалтерия в этих компаниях выполняла функции финансового и экономического отделов.
Так получалось, что были попытки ввести финансово-экономическую службу, но они не заканчивались успехом. Происходило раздувание штата, информация терялась ещё больше, порождались конфликты между финансовым директором и главным бухгалтером. В конечном итоге, такие функции, как управленческий учёт, управление финансами, бюджетирование, финансовый анализ, анализ себестоимости, опять возвращались в бухгалтерию.
Роль руководителя в организации бухучета
Нанимая бухгалтера или отдавая эту деятельность на аутсорсинг, руководитель не может просто забыть о такой важной составляющей своего бизнеса. Он должен позаботиться, чтобы в результате вовремя получать полную и достоверную информацию обо всех финансовых операциях фирмы, ее имуществе, активах, кадровых ресурсах и контролировать их динамику. Для этого ему необходимо:
- принять Положение о бухгалтерской службе в своей организации;
- составить и утвердить должностные инструкции для бухгалтерских работников;
- позаботиться о документообороте первички;
- решить, по какой технологии будут обрабатываться учетные данные (как правило, используются специализированные компьютерные программы);
- решить вопросы хранения документации;
- периодически проверять сроки хранения бумаг, уточнять их ценность.
Как найти квалифицированного бухгалтера в штат
Задача сложная, но важная: правильный выбор бухгалтера поможет сэкономить финансы. Профессионал никогда не переплатит налоги, не допустит штрафы, подскажет выгодные решения для бизнеса и поможет избежать рискованных сделок.
Лариса Магафурова, руководитель компании бухгалтерского аутсорсинга рассказывает, зачем искать хорошего специалиста.
Одному из наших клиентов сильно не повезло с бухгалтером. Она каждую неделю забирала документы и делала вид, что работает. А клиент только удивлялся, откуда берется столько налогов. Когда мы посмотрели его налоговую базу, то увидели, что он платит налог на прибыль со всей выручки, не уменьшая ее на расходы. Бухгалтер не провела ни один входящий документ за полтора года. При этом исправно получала зарплату. А клиент потерял сотни тысяч рублей на излишне уплаченных налогах.
Халатное отношение к работе — самая распространенная причина плохого учета. На втором месте — сознательный отказ от легальной оптимизации налогов.
Например, к нам пришел новый клиент — разработчик IT-технологий. Очень удивился, почему с нами он стал платить так мало зарплатных налогов. Мы ему объяснили, что он имеет право на льготы. Почему он раньше платил в полтора раза больше, мы объяснить не смогли и посоветовали спросить у предыдущего бухгалтера.
На третьем месте — работа безграмотного бухгалтера, который даже не освоил программу 1С. Такое тоже встречается, но редко. Как правило, с этой категорией сталкиваются работодатели, которые с целью экономии берут бухгалтера без опыта и специального образования. Пока начинающий бухгалтер научится, бухучет компании окончательно испортится. В этом случае придется все сносить и строить заново.
Несколько советов по выбору хорошего бухгалтера:
- Проверьте образование и опыт работы кандидата. Вчерашнего выпускника курсов брать очень смело, хоть и дешево. Вероятно, вы заплатите столько штрафов, что экономия на зарплате окажется каплей в море;
- Созвонитесь с предыдущими работодателями. Узнайте, почему кандидат ушел с прошлого места работы, могут ли его рекомендовать или, наоборот, ругают;
- Попросите бухгалтера высказать мнение о вашем бизнесе, а также о том, как устроить бухгалтерию: как должен быть организован документооборот, какие отчеты надо сдавать, как рассчитывать налоги;
- Попросите рассказать на примере уже сданных отчетов, где в программе они формируются;
- Обязательно заключите договор и пропишите в нем ответственность сторон.
Распределение обязанностей в бухгалтерии
Определив объёмы и нормы работ, необходимо разработать штатное расписание.
При определении численности бухгалтерии следует учитывать факторы:
- перечень продуктов, которые производит участок;
- количество действий, связанных с их выполнением;
- эффективность использования рабочего времени (на этот параметр влияют уровень автоматизации процессов, трудовой дисциплины и мотивации сотрудников).
Главный бухгалтер, сторонний специалист или компания должны обоснованно определить штат бухгалтерии, разработать должностные инструкции, установить обязанности каждого из сотрудников по определенным объектам учета. Работник, претендующий на ту или иную позицию, проходит аттестацию, а по ее итогам либо занимает место, либо увольняется.
Организация внутреннего контроля ведения бухгалтерского учета
Еще со времен Советского Союза за каждым специалистом (или группой специалистов) закрепляется участок работ в зависимости от объекта учета. Так, в бухгалтерии могут быть созданы должности бухгалтера материального стола, бухгалтера по начислению и расчету заработной платы, бухгалтера по ведению учета основных средств, кассира или счетовода-кассира. Главный бухгалтер занимается, как правило, налоговой отчетностью и составлением баланса на основе данных синтетического учета всей бухгалтерии. Кроме того, главбух осуществляет общее руководство бухгалтерской службой.
Иногда функции объединяются, иногда разделаются на несколько сотрудников, в зависимости от объема работ. Такая структура бухгалтерии действует сегодня на большинстве предприятий.
Пример распределения обязанностей в бухгалтерии
Процесс оптимизации системы бухгалтерского и управленческого учета состоит из следующих этапов.
- Постановка цели.
- Описание и анализ существующих систем бухгалтерского и управленческого учета.
- Реализация мероприятий по улучшению процесса.
- Фиксация всех нововведений в соответствующих регламентах.
Рассмотрим каждый этап подробно.
Этап I. Постановка цели.
Процесс оптимизации — процедура затратная как по трудовым, так и материальным ресурсам, поэтому важно четко понимать, для чего она нужна, к чему необходимо прийти. Причем понимание это должно быть не только у высшего руководства, но и у руководителей низших звеньев. Главной целью всей оптимизации должно стать качественное улучшение системы, поэтому не будет лишним вовлечь в данный процесс людей, непосредственно исполняющих операции бухгалтерского и управленческого учета.
Этап II.Описание и анализ существующих систем бухгалтерского и управленческого учета.
Описание существующей системы бухгалтерского и управленческого учета представляет собой сбор, систематизацию, анализ и документирование информации. Чтобы иметь возможность повысить эффективность этой системы, нужна достоверная информация. Это необходимо, чтобы:
- узнать слабые места и демотивирующие факторы;
- улучшить общение между отделами и создать ощущение общности;
- понять зоны развития (тактического и стратегического).
Эффективным средством в данном случае является фотография рабочего дня (ФРД).
Фотографию рабочего дня могут проводить как специально выделенные для этого сотрудники (например, специалисты кадровой службы или отдела внутреннего контроля предприятия), так и сам сотрудник (самофотография).
Самофотография минимальная по затратам, но имеет минимальную точность изложения информации, так как сотрудник не всегда будет честно фиксировать свои фактические затраты времени. Выделение отдельных специалистов даст возможность повысить точность исследования, но отвлечет работников от их прямых рабочих обязанностей. Аутсорсинг ФРД обеспечит беспристрастность и высокую точность проверки без влияния на эффективность работы, однако он всегда связан с дополнительными затратами.
Перед началом проведения фотографии рабочего дня рекомендуется проинструктировать проверяемых сотрудников, как и для каких целей будет проводиться фотографирование рабочего времени, чтобы избежать эксцессов.
ЭТО ВАЖНО
Проводя фотографию рабочего дня, работодатель должен учитывать, что данный процесс отображает фактическую ситуацию не идеально. Сотрудники могут специально демонстрировать лучшие результаты, поэтому для получения достоверных результатов необходимо проводить ФРД в течение нескольких дней.
Фотография рабочего дня проводится на бланках, специально разрабатываемых конкретным предприятием с учетом целей, особенностей деятельности и имеющихся ресурсов. Образец ФРД бухгалтера ООО «Луч» приведен в табл. 1.
Нанимая бухгалтера или отдавая эту деятельность на аутсорсинг, руководитель не может просто забыть о такой важной составляющей своего бизнеса. Он должен позаботиться, чтобы в результате вовремя получать полную и достоверную информацию обо всех финансовых операциях фирмы, ее имуществе, активах, кадровых ресурсах и контролировать их динамику. Для этого ему необходимо:
- принять Положение о бухгалтерской службе в своей организации;
- составить и утвердить должностные инструкции для бухгалтерских работников;
- позаботиться о документообороте первички;
- решить, по какой технологии будут обрабатываться учетные данные (как правило, используются специализированные компьютерные программы);
- решить вопросы хранения документации;
- периодически проверять сроки хранения бумаг, уточнять их ценность.
Бухгалтерия – полноценный структурный отдел организации. В больших фирмах она представлена не одним человеком – главным бухгалтером, а представляет собой целый аппарат, имеющий свою структурную специфику. Она зависит от особенностей управления фирмой, объема учетных данных, направления деятельности. Сегодня применяются 3 основные формы структуры этого подразделения в организации:
- линейная;
- функциональная;
- «в разрезе» подразделений.
Линейная организация бухгалтерии – наиболее простой вариант структуры этой службы. Применима при небольшом бухгалтерском штате, до 10 человек. При этом типе структуры все работники бухгалтерии находятся в подчинении главного бухгалтера, который, в свою очередь, подотчетен непосредственно руководству.
Структура бухгалтерии по функциональному признаку предполагает наличие групп или отделов, каждый из которых занимается определенным видом учета: заработной платы, материальных активов, готовой продукции, производственных затрат и пр. Каждый отдел возглавляют старшие бухгалтера, распределяющие работу между непосредственными исполнителями. Начальников групп контролирует главбух. Эту форму организации бухгалтерской службы применяют средние и часть крупных предприятий.
Организация бухучета в разрезе структурных подразделений означает наличие такого отдела в каждом обособленном отделе организации (цехе, участке производства). Иными словами, это отдельная бухгалтерия для каждого подразделения. Каждый участок имеет своего старшего, организовывающего работу в отдельной бухгалтерской структуре. В рамках такого подразделения бухучет может осуществляться и по функциональным признакам. На больших предприятиях, занимающихся разнообразной деятельностью, такая структура помогает охватить всю полноту операций.
Первым делом нужно определиться с системой налогообложения ООО, от этого будет зависеть налоговый учет и расчет налогов. Организация может остаться на ОСНО или выбрать один из спецрежимов: УСН, ЕНВД.
Сложнее всего ведение учета на общей системе налогообложения (ОСНО), т.к. здесь нужно вести учет имущества, выставлять счета-фактуры, вести учет входящего и исходящего НДС в книге покупок и книге продаж, вести учет доходов и расходов для исчисления налога на прибыль.
На УСН учитывают доходы и расходы, или только доходы, в зависимости от выбранного объекта налогообложения. Основной налоговый регистр – это Книга учета доходов и расходов.
На ЕНВД учитывают физические показатели, которые влияют на расчет единого налога (торговая площадь, транспортные единицы, сотрудники и т.д.). Доходы и расходы на ЕНВД учитывать не нужно. Но только в целях налогового учета. В бухгалтерском учете без этого не обойтись.
Если ООО совмещает несколько налоговых режимов, нужно организовать раздельный учет, чтобы правильно посчитать налоги по каждому из них. Принципы раздельного учета нужно прописать в учетной политике.
Как возникает запрос на регламентацию работы бухгалтерии
В моей практике работы с постоянными клиентами я занималась этим тогда, когда «привести в порядок бухгалтерию» оказывалось жизненно необходимо. В запросах руководителей клиентских организаций обычно озвучивались следующие проблемы:
- Теряются первичные документы, допускаются ошибки в оформлении документов и в проводках, что приводит к напряжённости отношений с контрагентами и потерям клиентов.
- Бухгалтерия для директора компании «чёрный ящик», он не может понять, что там происходит, с кого что спрашивать.
- Большая текучка персонала бухгалтерии, каждый раз адаптация нового сотрудника требует отвлечения главного бухгалтера и других бухгалтеров от прямых обязанностей. Руководитель видит возможное решение в том, что если у каждого сотрудника будет должностная инструкция, детально описывающая все действия, это позволит быстро и без потерь ввести в бухгалтерию нового человека. Кроме того, можно снизить требования к компетенциям кандидатов, так как много функций, которые не требуют высшего образования. К тому же, такой специалист стоит дешевле.
- Бухгалтерия не может представить руководству требуемые отчёты в назначенное время (а бывает, что не может представить вообще).
- Бухгалтерия справляется с вопросами бухгалтерского и налогового учёта и соответствующей отчётностью, а на задачи, связанные с управленческим учётом времени не хватает.
- Планируется большой прирост объёмов работ, как сделать, чтобы бухгалтерия справилась прежним составом.
- Сотрудники не могут добиться от бухгалтерии своевременного оформления первичных документов. Бухгалтеры ссылаются на большую загрузку, при этом часто пьют чай.
Методы, которые использовались при регламентации
- Развивающее интервью, для того, чтобы понять какую проблему нужно решать и с какими проблемами сталкивается каждый из сотрудников.
- Структурированное интервью, которое позволяет увидеть последовательность операций и взаимодействие сотрудников и подразделений.
- Групповая работа, для того, что бы достичь единого понимания целей, задач, приоритетов, распределения функций. В обсуждении участвуют: директор, руководители подразделений, ведущие специалисты.
- Экспертная оценка. В каких-то вопросах я сама являюсь экспертом, а по каким-то вопросам обращалась за помощью к специалистам по бухгалтерскому и управленческому учёту, так как я бухгалтерский учёт не знаю.
Кадровый бизнес-процесс
Сотрудники — это те специалисты, которые обеспечивают получение дохода. Но требовать от них решения только этого глобального вопроса не целесообразно. В конце концов, каждому сотруднику должно быть комфортно при выполнении своих функций. Это важный пункт, который поможет реализовать множество планов. Ведь довольный сотрудник будет трудиться еще с большей отдачей на благо компании.
Реализация этих процессов подразумевает повторение определенных действий. Успешная деятельность предприятия возможна при грамотной кадровой политике, подбор и управление кадрами. Поэтому его реализация происходит по чётко установленной схеме. Предлагая вакансию, необходимо указать:
- название профессии, вакансии;
- причина освобождения места;
- в чьем подчинении будет находится сотрудник;
- обязанности;
- требования;
- возрастные ограничения, если есть, то почему;
- семейное положение;
- уровень образования;
- стаж работы по специальности;
- навыки в смежном направлении (работа с ПК, знания языков, водительские права);
- наличие вредных привычек;
- состояние здоровья;
- личные характеристики.
На наглядном примере можно рассмотреть желаемый должностной профиль. Например, что требуется от будущего соискателя на должность менеджера.
| Требования к соискателю | |
| Возраст | От 20 до 45 лет |
| Пол | М/Ж |
| Семейное положение | Не имеет значения |
| Дети | Не имеет значение |
| Образование | Среднее специальное, высшее |
| Состояние здоровья | Без ограничений, допускаются инвалиды 3-3 групп |
| Наличие вредных привычек | нежелательно |
| Стаж по специальности | Не менее двух лет |
| Навыки, знания, умения | |
| Разговорная речь | Высокий уровень, приятный голос |
| Работа с ПК | пользовательский |
| Скорость набора текста | Не менее 120 зн. /мин. |
| Уровень знания по родному языку | Высокий |
| Владение иностранными | Английский деловой разговорный (желательно) |
| Умение выполнять инструкции | Желательно/необходимо |
| Личные характеристики | |
| Коммуникабельность | Высокая |
| Желание учиться | Приветствуется |
| Мотивация для достижения цели | Высокая |
| Открытость | Приветствуется |
| Стрессоустойчивость | Не желательно |
Понятно, что ни одна таблица не может быть взята за основу. По каждому отдельному предприятию существуют определенные требования или же их не существует вообще, что так же бывает. Но это должно настораживать, так как говорит о высокой степени недоверия к компании. После разработки требований к кандидату, начинается его поиск. Для этого используются все возможные рекламные уловки, от бесплатного интернета, до платных больших баннеров.
Пока идет поиск персонала должен быть разработан перечень вопросов для проведения собеседования с потенциальными соискателями. Таким образом составляется отдельные требования для каждой конкретной должности, бухгалтер и администрация не составляют исключение.
Как организовать работу бухгалтерии
Отчет о движении денежных средств надо формировать в ежедневном режиме, чтобы собственник или директор мог посмотреть вчерашний день и период с начала месяца и сделать какие-либо выводы, япринять решения. Если отчет ДДС формируется от случая к случаю, в любой удобный момент или свободную минутку, результата такой процесс не принесет. Система должна работать, как часы.
Когда собраны отчеты ДДС и ОПиУ, остается внедрить управленческий баланс. Это самый важный и на практике наименее используемый отчет. Многих пугает один только вид бухгалтерского баланса. Но управленческий не такой страшный.
Баланс — это фотография бизнеса, его карточка, на начало определенного периода. Здесь мы видим, что компании принадлежит (активы) и за чей счет это приобретено (пассивы).
В первую очередь, нужно постоянно помнить, что может и чего не может делать главный бухгалтер, четко прописать и оговорить его функции. Очень важно провести разграничения между бухгалтерской и финансовой службами.
В крупной компании, где работают обе эти службы, это сделать легче, подчинив главбуха либо непосредственно руководителю, либо финансовому директору.
Руководителям малых и средних предприятий, которые не могут содержать в штате профессиональных финдиректоров, стоит понимать, что главные бухгалтера на все операции смотрят как на свершившийся факт, да и сам бухучет построен на информации о прошлом. Расчет на, что главный бухгалтер научится видеть бизнес сверху, призрачен. Потому что ему необходимо решать ежедневные рутинные задачи и отслеживать динамично меняющееся законодательство.Логика финансового учета противоречит логике бухгалтерского. Поэтому качество работы штатного или внештатного специалиста оценивается:
- порядком в бухгалтерском и налоговом учете;
- своевременностью представления отчетности;
- успешностью прохождения налоговых проверок.
Собственникам малого и среднего бизнеса при организации финансовой службы рекомендую:
- подбирать надежного главного бухгалтера или надежную бухгалтерскую компанию на ведение бухгалтерского и налогового учета;
- привлекать независимого финансового консультанта для налогового и финансового планирования, постановки и ведения управленческого учета.
Такая организация финансовой службы позволит создать перекрестный контроль, сэкономить на налоговых платежах и владеть реальной финансовой картиной на предприятии.
Другие инструменты для контроля документооборота
В некоторых организациях для успешного ведения документооборота внедряют и другие инструменты контроля. К ним относятся:
- Отметки на документах. Для ускорения процессов согласования документов секретарь ставит отметки на те документы, которые нужно обработать в первую очередь. Так руководитель точно знает, какие документы важно подписать в ближайшее время
- Бланк идентификации документов. Этот инструмент контроля помогает быстрее определить, кто должен получить документ и когда. На специальном бланке сотрудник указывает что это за документ, кто его составил, к какому проекту он относится и прочая необходимая информация. Данный бланк переедают вместе с документом ответственному сотруднику.
- Критерии согласования. Сотрудники заранее составляют критерии, по которым далее оценивают полученные или отправляемые документы. В качестве критериев может выступать время обработки документа, дата согласования или его состав.
- Реестр передачи документов. Если документооборот масштабный, данный инструмент поможет его упорядочить и проще контролировать. В реестре отмечаются документы и этап согласования на данный момент. Создать реестр можно как в электронном, так и в бумажном виде. Реестр позволяет собрать определенную статистику для дальнейших правок в регламент ведения документооборота.
Даже маленькая бухгалтерская ошибка способна нанести огромный ущерб. Еще одна частая проблема – бухгалтер стремится облегчить себе жизнь, поэтому выбирает удобные для себя способы учета, но совершенно не оптимальные для вашего бизнеса.
Владелец магазина решил навести порядок в учете и автоматизировать все процессы. Обратился в специализированную компанию. Выяснилось, что компания работает на УСН и платит налог с доходов (объект налогообложения – «доходы»), хотя ей гораздо выгоднее платить налоги с разницы между доходами и расходами (объект налогообложения – «доходы минус расходы»). А произошло так, потому что бухгалтеру проще вести учет и он убедил собственника, что при таком подходе не будет проблем с налоговой. В итоге компания ежемесячно переплачивала налоги.
Вот лишь небольшой список потерь, к которым может привести неправильная работа бухгалтерии:
-
лишние расходы из-за неоптимально выбранного метода учета;
-
лишние расходы из-за неверно выстроенных отношений с контрагентами (например, в договорах предусмотрены слишком большие отсрочки платежей);
-
штрафы, доначисления и пени по итогам налоговых проверок из-за ошибок в отчетности и документах;
-
упущенная выгода из-за блокировки расчетного счета и заморозка денег на нем;
-
нехватка оборотных средств и кассовые разрывы, как следствие, штрафы по договорам контрагентам.