Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Командировочное удостоверение 2023: для чего нужно и как правильно оформить». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
После того, как сотрудник вернется в родную организацию, он должен отдать командировочное удостоверение ответственному лицу, которое впишет в него сведения о прибытии с указанием даты, подписью и печатью.
Рассмотрим пример заполнения унифицированной формы № Т-10:
- наименование организации: ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»;
- код ОКПО: 12345678;
- регистрируем бумагу в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (приложение № 2 к приказу Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н; указываем дату и номер: 24.11.2019;
- Ф.И.О. и табельный номер (при наличии) командируемого работника: Петров Петр Петрович, табельный номер 4;
- структурное подразделение и должность: учебная часть, преподаватель верховой езды;
- куда направляется сотрудник: Всероссийский научно-исследовательский институт коневодства, п. Дивово Рыбновского района Рязанской области;
- цель поездки: обучение на курсах повышения квалификации тренера;
- количество календарных дней, дата начала и окончания командировки: 4 календарных дня с 27 по 30 ноября 2019 года;
- паспортные данные работника: серия 1234 номер 123456;
- подписываем у руководителя;
- ставим отметку о выбытии: выбыл из г. Москвы 27.11.2019;
- отдел кадров учреждения, куда направлен сотрудник, ставит отметки о прибытии в день приезда и выбытии в день отъезда: прибыл в п. Дивово 27.11.2019, выбыл 30.11.2019;
- делаем отметку о прибытии: прибыл в г. Москву 30.11.209.
Правила оформления командировочного удостоверения
Стандартная унифицированная форма для составления удостоверения на командировку заполняется с двух сторон листа. Есть три части, которые нужно заполнить.
Первая часть лицевой стороны бланка включает:
- номер удостоверения, под которым оно вносится в журнал учета;
- полное наименование предприятия с указанием его формы (индивидуальный предприниматель, открытое или закрытое акционерное общество или общество с ограниченной ответственностью);
- дата, когда издан документ.
Вторая часть документа, также расположенная на лицевой стороне формы, включает основные сведения о гражданине, отправляемом в командировку:
- Ф. И. О.;
- табельный порядковый номер личного дела;
- занимаемая должность;
- место прохождения служебного задания;
- цель командировки (обучение, проверка работы филиала, повышение квалификации, совершение сделки и т. д.);
- сроки поездки.
Отмена командировочных удостоверений, во-первых, немного сократила оборот документов в организациях, позволив снять с бухгалтерии некоторую часть работы. Во-вторых, Постановление Правительства предоставило компаниям бóльшую свободу в том, как им организовывать делопроизводство, и в вопросе разработки собственных бланков.
Но важно знать, что пришло на смену командировочным удостоверениям. В том же самом Постановлении сказано, что теперь основанием для определения времени пребывания в командировке являются проездные документы. То есть билеты на поезд или самолет, например.
Если билетов или других проездных документов нет, то срок пребывания в рабочей поездке можно установить с помощью документов, которые подтверждают факт найма жилого помещения. Это могут быть талоны, квитанции или договоры о съеме квартиры, комнаты или номера в гостинице.
Если вдруг и таких бумаг нет, то работник имеет право предоставить любые другие документы, из которых станет известно о сроках пребывания в рабочей поездке и о самом ее факте. Как вариант, если в командировку человек отправился в другое государство, он может предоставить копию загранпаспорта, в котором будут отметки о въезде и выезде.
Может быть и так, что в командировку человека отправили совсем недалеко — например, в соседний город. И он решил воспользоваться служебным транспортом или личным автомобилем.
В такой ситуации основанием для подтверждения факта пребывания в командировке может служить служебная записка с отметкой в пункте назначения. К ней нужно будет приложить документы, которые подтвердят понесенные расходы. Это может быть путевой лист, квитанции о покупке топлива, чеки и т.д.
Командировочное удостоверение: бланк
Несмотря на то, что унифицированную форму командировочного удостоверения можно больше не использовать, многие фирмы от него не отказались. Они продолжают использовать бланк по форме Т-10.
Он удобен тем, что в нём содержатся наименования граф, которые нужно заполнить. Всю необходимую информацию нужно расположить на лицевой и обратной стороне удостоверения.
Каждое предприятие теперь имеет право самостоятельно разрабатывать бланки командировочных удостоверений. Но большинство руководителей предпочитают использовать уже ранее унифицированный бланк по форе Т-10. Кроме того, форма этого бланка есть во многих бухгалтерских программах, что упрощает его заполнение.
Все сведения о компании заполняются автоматически. Бухгалтеру только остаётся выбрать сотрудника, который едет в командировку, и сведения о нём также будут заполнены.
Заполнение командировочного удостоверения
Заполнить документ можно от руки, а можно на компьютере. Если заполнение происходит вручную, то:
- не должно быть помарок, ошибок и зачёркиваний. Если допущена ошибка, то нужно взять новый бланк. Они не подлежат строгому учёту, поэтому это можно сделать безболезненно для делопроизводства;
- допускается использование любой ручки, но чернила должны быть синие или чёрные;
- все сведения должны быть актуальными и достоверными.
Вне зависимости от того, как происходит заполнение, необходимо указать:
- название предприятия. Можно указать в сокращённой форме, с указанием организационно-правовой формы. Например, ООО «Ромашка»;
- код ОКПО – взять нужно из регистрационных документов;
- порядковый номер;
- дату заполнения.
Потом вносятся сведения о самом работнике:
- полное ФИО;
- табельный номер, присвоенный ему при трудоустройстве;
- структурное подразделение или отдел, к которому он относится;
- должность.
Здесь же следует указать место, в которое он направляется (страна, населенный пункт, организация). Чуть ниже вписывается цель командировки, а также ее сроки (по количеству календарных дней) с четким указанием даты ее начала и окончания – эта информация в точном соответствии копируется из приказа, подписанного руководителем.
Здесь же нужно внести удостоверяющие данные из какого-либо личного документа командированного (наименование документа, серия, номер). Все выше написанное должен заверить руководитель организации или иное уполномоченное лицо.
После того, как будет заполнена лицевая сторона бланка, нужно приступить к заполнению обратной. Здесь нужно указать сведения обо всех городах и предприятиях, в которых побывал командированный сотрудник во время служебной поездки. Указать нужно:
- город нахождения;
- название фирмы;
- дату прибытия и выбытия;
- должность ответственного лица;
- его подпись.
Первую запись делает ответственный сотрудник от работодателя. Он ставит:
- город нахождения фирмы;
- название, как на лицевой стороне;
- дату, когда сотрудник отбыл в командировку;
- свою должность, подпись и расшифровку.
Командировочное удостоверение предъявляется везде и во всех фирмах, в которых командированный должен оказаться по служебной необходимости. Каждая запись заверяется «живой» печатью фирмы.
Последнюю запись делает опять работодатель, так как работник прибывает к нему в фирму. Ответственный работник также отмечает:
- город нахождения фирмы;
- название, как на лицевой стороне;
- дату, когда сотрудник отбыл в командировку;
- свою должность, подпись и расшифровку.
Далее командировочное удостоверение вместе со всем остальным пакетом документов передается в бухгалтерию предприятия.
В пакет документов, который нужно после передать после приезда в родную организацию, входит:
- приказ руководителя предприятия о командировке;
- все чеки, квитанции и пр. платежки, подтверждающие командировочные затраты. Они должны быть правильно оформлены.
На их основании бухгалтер делает подробный расчет произведенных затрат. При необходимости он возмещает командированному потраченные сверх выданной ранее авансом суммы или же принимает в кассу оставшиеся излишки. Эти же документы служат основанием для снижения налогооблагаемой базы по статье «расходы».
Бланк командировочного удостоверения, если оно используется на предприятии, не является бланком строгой отчётности. Но так как это документы делопроизводства, его необходимо учитывать. Для этого на предприятии должен быть специальный журнал, в котором вписываются все выданные и полученные назад командировочные удостоверения.
Так как применение командировочного удостоверения теперь не является обязательным, принимающие командированного организации могут оказать поставить на обратной стороне штамп о прибытии и выбытии. Это не будет являться нарушением. Своё присутствие в том или ином населённом пункте работник сможет подтвердить следующими документами:
- проездными;
- чеками, квитанциями за бензин;
- платёжными документами за гостиницу;
- договором о найме жилого помещениями;
- штампами в заграничном паспорте;
- служебной запиской;
- иными документами.
Если на предприятии принято решение использовать командировочное удостоверение, и это решение закреплено в соответствующих локальных документах, то вместе также оформляются:
- служебное задание. Согласно новым правилам, форма этого документа разрабатывается на усмотрение администрации работодателя. Его используют довольно часто для того, чтобы командированный точно знал, какие задачи он должен выполнить во время поездки;
- отчет по проделанной работе. Если командированный не получил на руки служебное задание (на усмотрение администрации), ему следует составить этот документ. В нём ему необходимо точно описать, что именно он сделал во время служебной поездки;
- авансовый отчет по унифицированной форме АО1. Здесь командированный, вернувшись из поездки, расписывает все расходы, которые он понёс. Каждая статья должна быть подтверждена документами. Они будут приложением к отчёту;
- счета и квитанции, договор найма – это документы, подтверждающие расходы на жильё;
- билеты, страховые полиса и т. д. – документы, подтверждающие транспортные расходы командированного. Сюда же относятся посадочные талоны, квитанции за белье и т. д.;
- прочие документы, Например, квитанции за хранение, квитанции за услуги связи;
- служебная записка, составленная работником по возвращению, с приложенными к ней чеками на топливо. Ее составляют в основном при использовании в поездке личного или служебного транспорта;
- служебная записка, составляемая сотрудником на расходы, на которые у него отсутствуют подтверждающие документы — на проезд, на проживание и т.д.
Правила заполнения формы Т-10
Бланк формы Т-10 может быть заполнен как от руки, так и напечатан при помощи компьютерной техники. Однако важно помнить о том, что заполняется он исключительно на основании соответствующего приказа — именно оттуда берутся все данные.
Все данные для командировочного удостоверения содержит приказ о командировании
Если сведения о цели поездки (пункте назначения, дате поездки), обозначенные в удостоверении, не соответствуют указанным в приказе, такая командировка не может быть оплачена бухгалтерией.
Заполнению подлежат следующие графы лицевой стороны бланка Т-10:
- название компании — можно указать как полное, так и сокращённое, однако, оно должно полностью соответствовать наименованию, определённому уставными документами;
- номер регистрации удостоверения и дата его оформления — в соответствии с журналом регистрации командировок;
- табельный номер сотрудника — в соответствии с данными бухгалтерского учёта;
- Ф. И. О. командированного — полностью, без сокращений;
- название структурного подразделения, в котором трудится командированный;
- наименование его должности;
- пункт назначения — наименование компании, её адрес;
- цель командирования — указывается в точном соответствии с приказом;
- дата начала и окончания командировки (временные границ указываются без учёта времени нахождения в пути);
- реквизиты подтверждающего личность документа (паспорта, служебного удостоверения и пр.);
- подпись руководителя организации или другого уполномоченного лица, печать компании.
На лицевой стороне удостоверения проставляется подпись руководителя организации, ставится печать
Оборотная сторона бланка представляет собой отметки о выбытии и прибытии. Каждая отметка включает в себя:
- наименование населённого пункта (ничего другого здесь указывать не надо);
- дату;
- должность, Ф. И. О. и подпись лица, уполномоченного отмечать командировочные удостоверения в том или ином пункте назначения.
Оборотная сторона бланка Т-10 содержит сведения о всех городах и организациях, в которых побывал командировочный по служебной необходимости.
В верхнем левом углу пишется название организации, из которой сотрудник уезжает (т.е постоянное место его работы), дата отъезда, а также подпись ответственного лица с расшифровкой и печать предприятия.
Далее сотрудник, отправленный в служебную поездку должен по мере необходимости последовательно предъявлять данный документ на всех предприятиях, на которых он побывал в рамках командировки. Здесь уполномоченные работники этих предприятий оформляют обратную сторону его служебного удостоверения в нужных разделах (строки «прибыл в», «выбыл из»).
Таких организаций может быть несколько, но каждая из них обязательно должна указать свое полное название, дату прибытия и отбытия командировочного, печать и подпись ответственного лица.
Командировочное удостоверение содержит в себе следующую информацию:
- название предприятия в соответствии с учредительными документами;
- дата заполнения документа и его номер;
- данные сотрудника, направляемого на другое предприятие, а именно, ФИО, табельный номер, занимаемая им должность, а также служба или подразделение;
- местонахождение предприятия, которое следует посетить;
- цель поездки, которая переносится из служебного задания;
- продолжительность командировки в днях;
- данные документа, удостоверяющего личность сотрудника, направляемого в командировку;
- подпись директора предприятия.
Нюансы оформления командировочного удостоверения
Каждая фирма сама вправе принимать решение об оформлении командировочных удостоверений для своих сотрудников. Если по каким-то причинам в командировочном удостоверении отсутствуют отметки о прибытии-убытии, командировочные расходы можно подтвердить косвенными документами.
Если сотрудник командирован к физическому лицу или в отдельное подразделение, у него может не быть возможности оформить командировочное удостоверение.
По мнению специалистов Минфина России, расходы в командировке можно подтверждать косвенными документами, к которым относятся:
- приказ (распоряжение) о направлении сотрудника в командировку;
- служебное задание и отчет о его выполнении;
- проездные документы, свидетельствующие о прибытии и отъезде из пункта назначения;
- счет из гостиницы, подтверждающий период проживания.
В случаях, когда оформление командировочного удостоверения по месту назначения не может быть оформлено, лучше позаботиться о локальном правовом акте, устанавливающем направление сотрудника в командировку, основанием будет служить приказ. Не лишним в таком случае будет локальный правовой акт, устанавливающий порядок направления работника в командировку на основании приказа.
Если фирмой утвержден порядок, позволяющий ограничиваться оформлением приказа на командировку, суточные выплачивают на его основании, а другие командировочные расходы компенсируют на основании документов о проезде и найме жилья.
Если перечисленные документы отсутствуют, отнести суточные на расходы нельзя. Командировочное же удостоверение подтвердит время пребывания сотрудника в командировке – дату приезда и дату выезда из пункта назначения.
Кто ставит отметки в командировочном удостоверении
Основное внимание работодатель обращает на оборотную сторону документа. По ней видно, где и когда сотрудник находился во время поездки. Первую подпись и печать ставит работодатель с отметкой о выбытии.
По прибытию в место назначения, командируемое лицо обращается за отметкой о прибытии в кадровую службу организации, в канцелярию, либо к секретарю, в зависимости от того, на кого возложены соответствующие обязанности. Когда задание выполнено, проставляется отметка о выбытии.
Если организаций, которые необходимо посетить, несколько, и они находятся в разных населенных пунктах, отметка о прибытии и выбытии ставится в каждом из них. Если в организации или ИП не предусмотрена печать, достаточно подписи и расшифровки уполномоченного лица.
Бывает, что по каким-то причинам отметку поставить некому. В этом случае подтверждением будут служить другие документы:
- приказ или распоряжение о направлении в командировку;
- служебное задание и отчетом о его выполнении;
- проездные документы с указанием даты прибытия в место назначения и выбытия из него;
- счет гостиницы с указанием периода проживания.
Где скачать командировочное удостоверение формы Т-10
Унифицированный бланк по Постановлению Госкомстата № 1 от 05.01.04 г. можно скачать на любом бухгалтерском сайте или в справочно-правовых системах. Если фирма разрабатывает собственную форму, что не запрещено, нужно включить в документ все необходимые реквизиты. Одновременно с удостоверением предприятие должно утвердить приказ руководителя на командировки и другие сопутствующие бланки. К последним относятся служебное задание, отчет командированного лица о выполненной работе; авансовый отчет и пр.
Вывод – в этой статье мы разобрались, как оформить командировочное удостоверение, образец выложен по типовой форме. С 2015 г. этот документ исключен из перечня необходимых, но компании вправе составлять форму в целях оптимизации делопроизводства. Обязательными продолжают оставаться приказ руководства фирмы на поездку, авансовый отчет работника для возмещения понесенных расходов.
На титульной стороне необходимо внести ключевую информацию. Здесь указываются реквизиты самой организации: ее наименование и код ОКПО, а также параметры самого удостоверения (номер и дата).
Далее необходимо заполнить сведения о сотруднике, направляемом в командировку, и рабочей цели поездки. На лицевой части указываются следующие сведения:
- Ф.И.О., табельный номер и паспортные данные (при необходимости) работника;
- структурное подразделение и должность направляемого в командировку;
- данные о принимающей стороне (город, наименование организации);
- целевое назначение поездки;
- длительность поездки с указанием дат начала и завершения командировки и общего количества дней.
Постановлением N 1595 внесены изменения в Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», т.е. фактически в базовый нормативный правовой акт о командировании — в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее — Положение). Изменения прежде всего затронули состав необходимых и достаточных документов.
В соответствии с Положением срок командировки день выезда и день приезда по-прежнему определяются работодателем, подтверждается необходимость финансовой отчетности о командировке. Но вот комплексная и интегрированная функция доказательства по документам целей и обоснованности командирования оказалась нарушенной.
Положение в новой редакции (п. 7) четко устанавливает, что «фактический срок пребывания работника в месте командировки определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки». Но если работник использовал личный транспорт для проезда в место командировки, то фактический срок пребывания он должен указать в служебной записке одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование личного транспорта (путевым листом, счетами, квитанциями, кассовыми чеками).
По возвращении из командировки (п. 26 Положения) работник обязан в течение 3 дней представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах, произвести окончательный расчет по денежному авансу на командировочные расходы и представить документы о фактических расходах, связанных с командировкой.
Из п. 26 ранее действовавшей версии Положения исключены (очевидно, с целью пресловутой оптимизации документооборота, к которой подошли не с начала, а с конца процесса):
- командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом;
- отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя.
Конечно, типовые формы унифицированной системы первичной учетной документации ныне не являются обязательными, но форма N Т-10а, которую все давно используют, представляет собой одновременно план и отчет (в названии формы значится: «служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»). Если необходимость отчета исключена, то встает вопрос о применении первой части формы, т.е. служебного задания, плана командировки.
Заполнение формы Т-10
Командировочное удостоверение по форме Т-10 – это двухсторонний бланк, на одной стороне которого содержится общая информация о командировке и командируемом сотруднике, а на другой стороне – наименования, подписи и печати организаций, в которых он побывал во время поездки.
Вверху указывается наименование организации или ИП, номер документа и дата его составления.
Строка «Код по ОКПО». Указывается код по ОКПО согласно данным в уведомлении из Росстата.
Далее сведения о работнике: ФИО, должность, структурное подразделение и табельный номер в соответствии со штатными документами.
Строка «Командируется в». Указывается место назначения командировки (страна, город, населённый пункт, наименование организации).
Ниже – цель и продолжительность командировки согласно служебному заданию. Первый день – это день отъезда из места постоянной работы, последний день – это день возвращения.
Затем указываются данные паспорта или документа, его заменяющего.
Форма Т-10 подписывается руководителем организации.
Заполнение командировочного удостоверения по форме Т-10
Каждая организация, отправляющая своего сотрудника в командировку, должна оформить данный факт документально.
На работника оформляется служебное задание и заполняется командировочное удостоверение форма Т-10, на основании которого командированному работнику передаются соответствующие полномочия и подтверждается факт его пребывания в нужном месте посредством проставления отметок на оборотной стороне документа. Скачать бланк унифицированной формы Т-10, а также образец заполнения командировочного удостоверения можно в конце статьи.
Оформление командировочного удостоверения по форме Т-10 происходит на основании приказа на командировку, подписывается руководителем предприятия и передается на руки человеку, которого отправляют в командировку. Скачать образец оформления приказа на примере формы Т-9 можно в этой статье. Затем делается запись в специальном журнале о работниках, убывших в командировку, где указывается время отъезда и прибытия.
- По прибытию из поездки работник должен сдать оформленное соответствующим образом удостоверение, а также заполненный авансовый отчет о потраченных суммах (скачать образец отчета АО-1).
- Все командировочные удостоверения подлежат обязательной регистрации в журнале, образец которого можно скачать здесь.
- Как заполнить командировочное удостоверение?