Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заполнить форму номенклатуры дел организации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.
Минтруд установил новые требования к документам по охране труда
О чем речь. В правилах и инструкциях по охране труда работодатель описывает, что и как делает он и его сотрудники для безопасной работы. Например, как поступать в аварийной ситуации или как устроены рабочие места на предприятии.
Что произошло. 29 октября 2021 года Минтруд издал приказ, в котором установил требования к внутренним правилам и инструкциям по охране труда. Они будут действовать с 1 марта 2022 по 1 марта 2028 года.
Требования к правилам охраны труда. Правила, или еще их называют стандарты, необходимо закрепить в локальном нормативном акте работодателя. Можно оформить документ на бумаге или в электронном виде.
Правила должны включать пять обязательных глав:
- Общие требования — вредные и опасные производственные факторы, профессиональные риски и опасности.
- Требования охраны труда работников при организации и проведении работ. Например, меры по защите работников при аварийной ситуации.
- Требования к производственным помещениям и производственным площадкам. Например, наличие вентиляции на рабочих местах или освещения в ночное время.
- Требования к оборудованию, его размещению и организации рабочих мест. Например, описание средств индивидуальной защиты, которые должны быть у работников на этом предприятии.
- Требования к хранению и транспортировке исходных материалов, заготовок, полуфабрикатов, готовой продукции и отходов производства.
К правилам нужно прикрепить лист согласований с подписями тех, кто разработал документ и несет за него ответственность, — например, специалиста службы охраны труда или руководителя компании.
Требования к инструкциям по охране труда. Инструкции разрабатывают индивидуально для каждой должности в компании. В каждой из них должны быть следующие разделы:
- Общие требования охраны труда. Например, описание профессиональных рисков и опасностей, характерных для конкретной компании.
- Требования перед началом работы. Например, как подготовить рабочее место или проверить исправность оборудования.
- Требования во время работы. Например, как правильно применять средство индивидуальной защиты.
- Требования в аварийных ситуациях: как оповестить руководителя и службы помощи, действия работника, первая помощь пострадавшим.
- Требования по окончании работы. Например, описание последовательности остановки оборудования.
С обновленными правилами и инструкциями по охране труда работодатель должен ознакомить всех работников — они должны расписаться в листе или журнале ознакомления.
Что это значит для бизнеса. Требования вступают в силу с 1 марта 2022 года. До этого времени компании и ИП должны привести локальные нормативные акты по охране труда в соответствие с ними.
Если после 1 марта правила и инструкции будут с нарушениями, трудовая инспекция при проверке может назначить Штраф до 5000 ₽ для ИП, до 80 000 ₽ — для компаний.
В 2022 году работодатели будут разрабатывать новые инструкции по охране труда
Большой прогресс в сфере охраны труда — предложение выдавать средства индивидуальной защиты адресно, с учетом оцененных рисков. Единые типовые нормы бесплатной выдачи станут основой, но конкретный подбор необходимой спецодежды и обуви останется за работодателем.
Поправки в ТК РФ предлагают обеспечивать сотрудников СИЗ с учетом идентифицированных на рабочем месте вредных и опасных производственных факторов, выявленных опасностей, а не в зависимости от профессии.
Поправки в раздел Х ТК РФ вводят механизм самообследования работодателя на соблюдение требований охраны труда. По сути, он уже реализован на портале Онлайнинспекция. Однако функций у самообследования будет больше.
Работодатель сможет проверить себя по уже знакомым чек-листам Роструда и затем задекларировать результаты в ведомстве. Срок действия декларации — от 1 до 3 лет. Если же работодатель не был искренним вовремя самообследования и проверяющие Роструда выявили нарушения по охране труда, декларацию отменят.
Проект поправок предусматривает создание комитетов по охране труда, куда смогут войти как руководители, так и сотрудники. Комитеты будут организовывать мероприятия по предупреждению производственного травматизма и профзаболеваний, проверять условия труда, информировать работников об их правах, обязанностях и значимых изменениях. Результатом работы комиссии станет эффективная система управления охраной труда. Поэтому работодатель должен решить для себя, как создать действительно работающий орган, а не формальную структуру.
Работодатель вправе в целях контроля за безопасностью работ вести дистанционную видео-, аудио- или иную фиксацию производственного процесса. Такое положение есть во всех правилах по охране труда. Главное — не забудьте известить сотрудников о том, что ведете наблюдение (ст. 216.2 ТК РФ).
По новым правилам представители органов власти, которые ведут федеральный надзор в области охраны труда, вправе получить дистанционный доступ к наблюдению и базам сопутствующих электронных документов. Уже сейчас такой онлайн-мониторинг организован на опасных производственных объектах. Скоро каждая стройплощадка или смотровой колодец будут переведены в онлайн-режим, что должно, с точки зрения законодателей, сократить травматизм.
В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:
-
Проект порядка обучения и проверки знаний по охране труда 882.2 КБ
Мы рекомендуем обязать руководителей структурных подразделений (лиц, ответственных за проведение соответствующих инструктажей) при проведении первичного, как обычно, а в данном случае внепланового инструктажа, знакомить работников с инструкциями по охране труда под подпись в листе ознакомления к каждой инструкции.
Некоторые считают это лишним и ошибаются.
В соответствии со ст. 22 ТК РФ все работники организации должны быть под роспись ознакомлены с локальными нормативными актами предприятия, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.
И помните непреложную истину, что все инструкции по охране труда писаны кровью. Когда происходит тяжёлый или смертельный несчастный случай, в ходе расследования устанавливается, имел ли место быть этот самый момент ознакомления. Лист ознакомления как раз позволит доказать, что работодатель и ответственное лицо, им назначенное, добросовестно исполнили свои обязанности.
В этой части Светлана позаимствовала грамотный комментарий нашей подписчицы Натальи (спасибо, Наталья)
Обязанность работодателя по проведению обучения по охране труда и в том числе внепланового инструктажа регламентирована абз. 9 ч. 2 ст. 212 ТК РФ. Эта общая норма получила развитие в Порядке обучения по охране труда…, утверждённом постановлением Минтруда и Минобразования РФ от 13.01.2003 № 1/29 (далее — Порядок обучения).
При введении в действие новых или изменении законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих требования охраны труда, а также инструкций по охране труда должен быть проведён внеплановый инструктаж по охране труда (п.2.1.6 Порядка обучения).
Требование об издании приказа или иного распорядительного документа о проведении внепланового инструктажа по охране труда Порядком обучения не установлено. Мы рекомендуем проводить внеплановый инструктаж после издания приказа руководителя. Приказ, подписанный руководителем, подлежит регистрации по правилам делопроизводства, установленным внутренними документами компании. В противном случае у ответственных лиц не возникнет обязанности проводить инструктаж, а у работодателя не будет возможности отчитаться перед контролирующими органами о своевременном проведении инструктажа.
Для назначения внепланового инструктажа в приказе должны содержаться следующие сведения:
- когда проводится внеплановый инструктаж по охране труда, основания назначения;
- время и место проведения; перечень сотрудников, подлежащих инструктажу;
- указание на работника, обеспечивающего контроль за исполнением приказа.
Согласно п. 2.1.3 Порядка обучения, внеплановый инструктаж с сотрудниками должен проводить их непосредственный руководитель. А п. 2.3.2 — 2.3.6 Порядка обучения указывает, что инструктирующий обязан пройти обучение и проверку знаний в образовательной организации, имеющей лицензию на право ведения образовательной деятельности и аккредитацию Минтруда. Кроме того, в соответствии с п. 3.3 Порядка обучения при введении новых нормативных правовых актов, содержащие требования охраны труда, необходимо провести внеочередную проверку знаний работникам организации независимо от срока проведения предыдущей проверки в объёме требований только этих нормативных актов.
Таким образом, необходимо обратиться с заявкой в образовательную организацию с целью организации такой проверки знаний, но будьте готовы раскошелиться на оплату за обучение, поскольку п. 3.9 Порядка обучения позволяет таким организациям проверку знаний только тех, кто проходили в них обучение по охране труда. Некоторые специалисты упрощают данную процедуру тем, что организуют очередное (внеплановое) обучение в образовательной организации и тем самым получают новые удостоверения с актуальной датой (после всех изменений в НПА).
В заключении, обрадуем вас двумя вещами:
- Практически из всех новых правил убраны требования к работникам;
- Новые правила зачастую полностью повторяют ранее действовавшие. Так что работы по объёму будет не так много, а вот суеты и нервозности будет хоть отбавляй.
Сохраняйте спокойствие, как прошлогодний пряник, а если возникают сложности, обращайтесь к нам на сайте и/или в социальных сетях и следите за нашими публикациями!
Конец.
Оцените статью, поставив рейтинговую звёздочку!
- Положения школы
- Документы по коронавирусу
- Билеты и инструктажи по ОТ
- Журналы по охране труда
- Акты и протоколы по ОТ
- Нормативные документы ОТ
- Должностные Профстандарт
- Должностные по ЕКС
- Должностные заместителей
- Должностные администрации
- Должностные учителей
- Должностные персонала
- Должностные лаборантов
- Перечень должностных
Какие документы по охране труда должны быть на предприятии в 2021 году
Выше мы отметили, что правила Росархива востребованы частными фирмами, хотя для них и необязательны. При составлении номенклатуры дел кадровик коммерческой организации вполне может опираться на нормы, утвержденные данным ведомством.
Так, Росархив предписывает госструктурам (а частным фирмам фактически рекомендует) составлять номенклатуру на предстоящий год. Желательно — в конце текущего года, с тем чтобы ввести ее в действие с 1 января следующего. В свою очередь, в конце следующего года нужно утвердить новую номенклатуру. И так каждый год.
Разберемся, как это происходит на практике. Условимся, что фирма только что учреждена и действующей номенклатуры у нее нет. Каким может быть алгоритм действий кадровика по утверждению номенклатуры дел во вновь образованной организации?
Кадровику нужно сразу же после начала работы готовиться к составлению будущей номенклатуры. Данное направление его деятельности предполагает решение 2 основных задач:
- классификацию документов, используемых в обороте, по категориям, то есть формирование дел;
- определение сроков хранения дел в соответствии с НПА, указанными выше.
Если сроки хранения конкретной категории документов не указаны в приказе № 558, следует проверить, не зафиксированы ли они в перечне Главархива СССР. Данная последовательность обращения к НПА обусловлена тем, что первый источник права более новый и в соответствии с общепринятой юридической практикой следует сначала применять именно его.
Если ни в одном из утвержденных законодательно перечней сроки хранения тех или иных дел не определены, следует проконсультироваться на этот счет (сделав официальный запрос) с Росархивом. Самостоятельно определять сроки хранения документов не рекомендуется.
По мере осуществления данной работы специалист должен фиксировать выявляемые типы дел, а также предусмотренные законом сроки их хранения в специальном документе. Фактически он и будет прообразом будущей номенклатуры, а потому может полностью совпадать с ней по структуре.
Отдел кадров — структурное подразделение организации. Так что номенклатура дел (а до нее — временный документ, в котором классифицируются дела) может составляться по форме из приложения 8 к правилам Росархива, предназначенной для оформления номенклатуры дел в отдельном взятом структурном подразделении фирмы.
Основной элемент формы по приложению 8 — таблица, в которой отражаются:
- индекс дела;
- заголовок дела;
- количество единиц хранения;
- сроки хранения и номера статей по перечню;
- примечания к номенклатуре.
Изучим специфику каждой из граф таблицы рекомендуемой формы номенклатуры подробнее.
Разберем сроки хранения документов по номенклатуре дел на практическом примере. Выпускница Финансовой академии Мария поступила на работу в ООО «Вираж», занимающееся ремонтом и строительством офисов. Поскольку опыта в финансовых вопросах у бывшей студентки не было, руководство решило закрепить ее за канцелярией на время испытательного срока — так можно быстрее ознакомиться со структурой компании и изучить специфику ее деятельности.
Данное подразделение состояло из 5 сотрудников, которые занимались решением разного рода организационных вопросов, в том числе отвечали за организацию документооборота фирмы.
Сотрудница отдела, к которой прикрепили Марию, занималась разработкой номенклатуры дел на будущий год.
ВАЖНО! Номенклатура дел на следующий год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается руководителем и вводится в действие с 1 января (п. 3.4.6 Правил работы архивов компаний от 06.02.2002).
Марию тоже подключили к этой работе — ей поручили проставление сроков хранения документов по номенклатуре дел напротив названий заголовков дел строго по типовому перечню.
ВАЖНО! Сроки хранения документов отражены в типовых и ведомственных перечнях. С 18.02.2020 основой для определения сроков служит Перечень типовых документов и сроков их хранения, утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Действовавший ранее приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558 отменен.
Номенклатура дел ООО «Вираж» была сформирована, исходя из организационной структуры фирмы. В процессе документооборота принимали участие следующие подразделения:
- подразделение организационных вопросов (канцелярия);
- кадровое подразделение;
- департамент труда и заработной платы;
- отдел экономического планирования, статистики и финансов;
- департамент бухгалтерского учета и отчетности;
- департамент налогового учета и декларирования;
- отдел охраны труда;
- производственно-технический отдел (ПТО);
- другие подразделения.
Прежде чем проставить сроки хранения напротив указанных в номенклатуре дел, Мария подробно изучила структуру фирмы и разобралась с функциональным назначением каждой структурной единицы. Затем досконально стала разбираться с Перечнем, утвержденным приказом № 236. Информацию о сроках хранения тех или иных документов Мария отражала в графе 4 номенклатуры. Начала она с канцелярии и особенно скрупулезно изучила документооборот подразделения, в котором в настоящее время работала.
В номенклатуре канцелярии содержался перечень самых разнообразных дел, сроки хранения которых разительно друг от друга отличались. К примеру, к правилам внутреннего трудового распорядка применяется период хранения длиной всего в 1 год (после замены новыми), а коллективный договор предписано хранить постоянно.
Номенклатура дел канцелярии имела следующий вид (приводится в сокращении):
|
Индекс дела |
Заголовок дела |
Кол-во единиц хранения |
Срок хранения и номера статей по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
01. Канцелярия |
||||
|
01-01 |
Устав ООО «Вираж» |
Постоянно ст. 28 |
||
|
01-02 |
Коллективный договор ООО «Вираж» |
Постоянно ст. 386 |
Присланные для сведения — до минования надобности |
|
|
01-03 |
Правила внутреннего трудового распорядка ООО «Вираж» |
1 год ст. 381 |
После замены новыми |
|
|
01-04 |
Приказы директора ООО «Вираж» по основной деятельности |
Постоянно ст. 19 |
||
|
01-05 |
Приказы директора ООО «Вираж» по административно-хозяйственной деятельности |
5 лет ст. 19 |
||
|
01-06 |
Протоколы совещаний у руководителя |
Постоянно ст. 18«е» |
Протоколы оперативных совещаний — 5 лет |
|
|
01-07 |
Номенклатура дел |
Постоянно ст. 157 |
Структурных подразделений — 3 года |
|
|
— |
— |
— |
— |
— |
|
Резерв |
||||
|
Резерв |
Заполняя графу 4 номенклатуры, Мария обратила внимание на последние 2 строки в графе 2 «Заголовок дела». Как оказалось, несколько резервных строк принято оставлять в номенклатуре любого подразделения компании на случай появления заголовков дел, ранее номенклатурой не предусмотренных. Сроки хранения в этих строках будут проставляться только после того, когда резервные строки заполнятся наименованием дел, — пока Мария оставила их пустыми.
После внесения сроков хранения документов, отраженных в номенклатуре канцелярии, Мария занялась документацией кадрового подразделения.
Требования к документам по охране труда в 2023 году
Установлены единые требования к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.
Соответствующий приказ Минтруда России от 20 сентября 2022 г. № 578н “Об утверждении единых требований к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе” опубликован на портале правовой информации.
В части охраны труда (раздел V. Охрана труда в Приложении к перечню структурных элементов описания электронного документа, связанного с работой) оформлять в электронном виде без дублирования на бумажном носителе можно будет:
- Заявление работника об освобождении от работы для прохождения диспансеризации (ст. 185.1 ТК РФ).
- Заявление о замене молока или других равноценных пищевых продуктов компенсационной выплатой (ст. 222 ТК РФ).
- Заявление о замене компенсационной выплаты на молоко или другие равноценные пищевые продукты (ст. 222 ТК РФ).
- Заявление о замене выдачи молока на выдачу равноценных пищевых продуктов (ст. 222 ТК РФ).
- Заявление о замене выдачи равноценных пищевых продуктов на выдачу молока (ст. 222 ТК РФ).
- Согласие работника об информировании о результатах расследования несчастного случая, происшедшего с ним при выполнении работы по совместительству, работодателя по месту основной работы (ст. 229 ТК РФ).
Кроме документов по охране труда под ЭДО попадают следующие виды документов (кадровых мероприятий) по разделам:
- Приём на работу
- Рабочее время и время отдыха
- Материальная ответственность
- Оплата труда
- Оплата труда
- Образование работника
- Социальное партнёрство
- Индивидуальные трудовые споры
- Персональные данные
- Изменение условий трудового договора
- Прекращение трудовых отношений
- Иные кадровые мероприятия
Изменения в законодательстве по охране труда в 2022 году
На основании ст. 209 ТК РФ рабочим признается место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя. Законом № 311-ФЗ внесены уточнения, что общие требования к организации безопасного рабочего места устанавливаются Минтрудом с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений.
Законом № 311-ФЗ введен новый термин «опасность» – это потенциальный источник нанесения вреда, представляющий угрозу жизни и (или) здоровью работника в процессе трудовой деятельности.
Кроме того, Законом № 311-ФЗ конкретизированы следующие понятия:
-
«профессиональный риск» – это вероятность причинения вреда не только здоровью работника, но и его жизни;
-
«управление профессиональными рисками» – это комплекс взаимосвязанных мероприятий, являющихся элементами системы управления ОТ и включающих в себя меры не только по выявлению, оценке и снижению уровней профессиональных рисков (что было раньше), а в перспективе – по недопущению повышения их уровней (в связи с этим на работодателя налагается обязанность проводить мониторинг и пересматривать выявленные ранее риски);
-
«требования охраны труда» – это совокупность требований, установленных государством и локальными нормативными актами работодателя (в том числе правилами (стандартами) организации и инструкциями по охране труда) (прежде работодатель был ограничен в части установления правил по ОТ).
Права работодателей в области ОТ установлены положениями новой ст. 214.2 ТК РФ. В ней, в частности, сказано, что работодатели вправе:
-
контролировать безопасность работ с помощью оборудования для дистанционной видео-, аудиозаписи производственных процессов (и обеспечивать хранение полученной при помощи такого оборудования информации);
-
вести электронный документооборот в области ОТ;
-
предоставлять дистанционный доступ к наблюдению за безопасным производством работ (а также к базам электронных документов) надзорным органам, которые наделены полномочиями на осуществление контроля за соблюдением трудового законодательства (то есть инспекциям по труду).
Главное про сроки хранения документов по охране труда работодателями
- Журнал учета периодических осмотров механизмов и агрегатов, не подконтрольных Госгортехнадзору РФ
- Приказы по организации работы автотранспортных средств.
- Приказ создания комиссии по наблюдению за состоянием и эксплуатацией зданий и сооружений.
- Технический журнал по эксплуатации здания (сооружения).
- Технический паспорт на здание образовательного учреждения.
Важнейшей особенностью мероприятий по охране труда является необходимость их документального подтверждения. При этом перечень обязательных документов по охране труда, подлежащих проверке надзорных органов, регламентирован нормативными правовыми актами: Трудовым кодексом, типовым положением о системе управления охраной труда, правилами по ОТ и т.д.
Специалисты по охране труда часто грешат двумя крайностями: или они погружаются в разработку документации, не оставляя время на живой диалог с работниками, на проверку объектов, или они не составляют даже необходимый минимум документов, что делает бесполезным все проведенные мероприятия.
Обе ситуации влекут за собой негативные последствия – излишняя, необоснованная документация имитирует бурную деятельность, отвлекая от главной задачи – предотвращения травматизма. Отсутствие минимума документов приводит к уязвимости предприятия во время проверок бизнеса. Нет документа, значит, не было и обязательного мероприятия.
Пример из практики:
Анна Ивановна работала специалистом по охране труда в музее революции уже двадцать лет. Во время проверки организации проверяющий выявил, что нет документов, указанных в проверочных листах. Зато в организации были разработаны документы, указанные в методических рекомендациях. За отсутствие таких важных документов, как Положения о СУОТ и Политики в области ОТ, организацию оштрафовали по части 1 статьи 5.27.1 КоАП на 80 000 рублей. Директор музея был оштрафован на 5000 рублей, а Анну Ивановну попросили уйти на заслуженный отдых.
Можно совершать подвиги в сфере охраны труда, но, если они не будут задокументированы, у работодателя не будет доказательств того, что все необходимые меры по соблюдению законодательства и по снижению травматизма были выполнены.
При проверках, как внутренних, так и внешних, в первую очередь каждый факт деятельности по охране труда подтверждается не только локальным нормативным актом, но и ознакомлением с ним работников.
Пример, специалист по ОТ разработал в компании отличную инструкцию по оказанию первой помощи, утвердил ее и положил в папку. Но вот ознакомить с ней работников, для которых она была создана, забыл. Так в организации появился еще один хороший, но бесполезный документ.
Для того, чтобы не делать лишнюю работу, и не упустить необходимые документы, мы рекомендуем вам руководствоваться статьей Трудового кодекса об обязанностях работодателя. Также нужно изучить ваши отраслевые правила по охране труда. Кроме того, воспользуйтесь актуализированной редакцией типового положения о системе управления охраной труда.
Важно! Всегда думайте на опережение – если Минюст зарегистрировал нормативный правовой акт, вступающий в силу через 6 месяцев, внимательно изучите его. По этому документу, вероятно, вы будете закрывать год, или начинать новый.
Обязательно отслеживайте инструктивный материал Роструда для своих инспекторов. Интересно узнать, что новенького произойдет в порядке именно содержательной части проверки работодателей. Например, откройте Приказ Роструда от 21.03.2019 № 77 «Об утверждении Методических рекомендаций по проверке создания и обеспечения функционирования системы управления охраной труда». В этом документе Роструд учит проверяющих инспекторов, как им найти нарушение у работодателей и привлечь их к наказанию. Документ очень хорош тем, что не содержит излишних требований. Все это – положительные результаты регуляторной гильотины.
Можно привести простой, но очень наглядный пример из практики: администрация завода долго не могла решить, нужно ли ей проводить оценку рисков на рабочих местах. При этом, цена вопроса для завода – 65 000 рублей, так как своих знаний и опыта для оценки рисков не хватает.
А в пункте 10.2 МР приказа № 77 Роструд советует своим инспекторам спросить с работодателя следующие локальные нормативные акты:
Нет документа – нет и мероприятия, значит завод оштрафуют на сумму до 80 000 рублей по ч.1 статьи 5.27.1 КоАП РФ плюс личный штраф для работодателя.
Независимо от того, сколько человек у вас на предприятии – пять или две тысячи, а также от того, чем вы занимаетесь – офис или производство, на каждом без исключения предприятии должен вестись законодательный минимум локальных нормативных актов.
Отраслевые особенности дополняют этот минимум, но и здесь нужно четко придерживаться требований правил по охране труда. Не плодите лишние документы, но не упустите самые нужные.
После окончания срока хранения документов их можно утилизировать. Утилизация проводится по приказу руководителя организации. Специально созданная комиссия определяет ценность документов. Если ценности нет, срок истек, то документ передают на уничтожение собственными силами или с привлечением специализированной организации.
Важно! Не допускается выбрасывать документы, в которых могут содержаться персональные данные как твердые коммунальные отходы.
Допускается для уничтожения применять различные технологии измельчения документов, в том числе и шредер, а если речь идет о цифровом документе, комиссия контролирует стирание информации или форматирование носителя.
Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством
Номенклатура дел в ДОУ и сроки хранения документов
Обеспечение сохранности кадровых документов в течение установленных законом сроков — одна из ключевых задач кадровика. И использование номенклатуры может способствовать ее решению.
Для того чтобы хранить документы в течение установленного срока, кадровику нужно данный срок определить (для каждого дела) и сопоставить с используемыми типами документов.
Основным НПА, устанавливающим сроки хранения кадровых документов, можно назвать отмеченный выше перечень типовых документов, утвержденный приказом Росархива РФ от 20.12.2019 № 236.
В частности, нормы, устанавливающие сроки хранения кадровой документации, содержатся в разделе 8 перечня, утвержденного приказом № 236.
Следующая задача кадровика — провести экспертизу ценности используемых в документообороте источников. Посредством данной процедуры выявляются документы, которые:
- должны быть оформлены в архив на длительное хранение;
- могут быть переданы на оперативное хранение, а по истечении срока их размещения в организации — в установленном порядке уничтожены;
- могут больше не храниться в организации вследствие истечения срока их хранения (или в силу того, что не представляют собой ценности для фирмы) и подлежат уничтожению.
Успешно решить рассматриваемую задачу кадровик сможет именно благодаря номенклатуре дел, поскольку ее структура включает всю необходимую информацию:
- перечни категорий документов, сохранность которых нужно обеспечивать;
- сроки их хранения, предусмотренные законодательством.
Структура номенклатуры дел отдела кадров согласно приложению 26 к приказу № 526 выглядит следующим образом:
- В 1-й графе таблицы фиксируются индексы дел. Как правило, они отражают:
- с каким структурным подразделением или направлением деятельности фирмы коррелирует то или иное дело;
- какой порядковый номер соответствует конкретному делу.
- Например, если в номенклатуре фиксируется индекс 01–02, это может означать, что дело составлено в подразделении 01 (условно оно может соответствовать отделу кадров) и является группой документов типа 02 (условно они могут соответствовать срочным трудовым договорам).
- 2-я графа номенклатуры по форме приложения 26 — это заголовки дел. Здесь указываются наименования конкретных категорий документов или дел (приказов, договоров, личных карточек и т. д.).
- В 3-й графе номенклатуры фиксируется количество конкретных типов дел, находящихся на хранении в фирме. Данная графа заполняется в конце календарного года, когда кадровик будет точно знать количество дел, учет которых ведется фирмой.
- В 4-й графе фиксируется срок хранения каждой категории документов, а также приводятся ссылки на статьи НПА, в которых данные сроки определены.
- В 5-й графе могут быть сделаны примечания относительно использования документов, относящихся к определенному делу. Например, отражающие факт изъятия или уничтожения тех или иных документов.
Сформировав перечень категорий кадровых дел к концу года, специалист может приступать к официальному утверждению данного перечня в виде номенклатуры дел, которая будет использоваться с 1 января следующего года.
Номенклатура дел отдела кадров предприятия — инструмент, использование которого, с одной стороны, необходимо в целях выполнения фирмой предусмотренных законом обязанностей, а с другой — позволяет значительно повысить эффективность документооборота.
Номенклатура на предстоящий год должна утверждаться с учетом изменений в структуре дел, происходящих в текущем году.
Узнать больше о специфике составления и использования номенклатуры дел на предприятии вы можете из статьи «Как составить номенклатуру дел в организации».
Первое, что нас и меня, как специалиста по охране труда, волнует – это Порядок обучения по охране труда. Действующий Порядок 1/29 планируется отменить, а новый порядок сейчас находится на стадии оценки регулирующего воздействия. Список документов, которые изменятся, следующий: это приказы, программы инструктажей, программы обучения, положение об обучении – в общем, все документы, касающиеся обучения.
| Проект НПА | Действующий НПА | Статус | Документы к пересмотру |
|---|---|---|---|
| О внесении изменений в Федеральный закон «О специальной оценке условий труда» в части совершенствования оказания государственных услуг и цифровой трансформации | Федеральный закон «О специальной оценке условий труда» | Не принят, проект находится на стадии оценки регулирующего воздействия, | |
| Психиатрическое освидетельствование работников | Постановление Правительства Российской Федерации от 28 апреля 1993 г. № 377 «О реализации Закона Российской Федерации «О психиатрической помощи и гарантиях прав граждан при ее оказании»; | Не принят, проект находится на стадии оценки регулирующего воздействия |
|
| Обязательное психиатрическое освидетельствование работников | Постановление Правительства Российской Федерации от 23 сентября 2002 г. № 695 «О прохождении обязательного психиатрического освидетельствования работниками, осуществляющими отдельные виды деятельности, в том числе деятельность, связанную с источниками повышенной опасности (с влиянием вредных веществ и неблагоприятных производственных факторов), а также работающими в условиях повышенной опасности». | Не принят |
|
| Приказ Минтруда России «Об утверждении Положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях, форм документов и классификаторов, необходимых для расследования несчастных случаев» | Постановление Минтруда России от 24.10.2002 N 73 «Об утверждении форм документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве, и положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях» | Не принят, проект находится на стадии оценки регулирующего воздействия |
Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит |
Какие документы по охране труда должны быть на предприятии в 2021 году
Для того, чтобы не делать лишнюю работу, и не упустить необходимые документы, мы рекомендуем вам руководствоваться статьей Трудового кодекса об обязанностях работодателя. Также нужно изучить ваши отраслевые правила по охране труда. Кроме того, воспользуйтесь актуализированной редакцией типового положения о системе управления охраной труда.
Важно! Всегда думайте на опережение – если Минюст зарегистрировал нормативный правовой акт, вступающий в силу через 6 месяцев, внимательно изучите его. По этому документу, вероятно, вы будете закрывать год, или начинать новый.
Обязательно отслеживайте инструктивный материал Роструда для своих инспекторов. Интересно узнать, что новенького произойдет в порядке именно содержательной части проверки работодателей. Например, откройте Приказ Роструда от 21.03.2019 № 77 «Об утверждении Методических рекомендаций по проверке создания и обеспечения функционирования системы управления охраной труда». В этом документе Роструд учит проверяющих инспекторов, как им найти нарушение у работодателей и привлечь их к наказанию. Документ очень хорош тем, что не содержит излишних требований. Все это – положительные результаты регуляторной гильотины.
Можно привести простой, но очень наглядный пример из практики: администрация завода долго не могла решить, нужно ли ей проводить оценку рисков на рабочих местах. При этом, цена вопроса для завода – 65 000 рублей, так как своих знаний и опыта для оценки рисков не хватает.
А в пункте 10.2 МР приказа № 77 Роструд советует своим инспекторам спросить с работодателя следующие локальные нормативные акты:
Нет документа – нет и мероприятия, значит завод оштрафуют на сумму до 80 000 рублей по ч.1 статьи 5.27.1 КоАП РФ плюс личный штраф для работодателя.
Независимо от того, сколько человек у вас на предприятии – пять или две тысячи, а также от того, чем вы занимаетесь – офис или производство, на каждом без исключения предприятии должен вестись законодательный минимум локальных нормативных актов.
Отраслевые особенности дополняют этот минимум, но и здесь нужно четко придерживаться требований правил по охране труда. Не плодите лишние документы, но не упустите самые нужные.
После окончания срока хранения документов их можно утилизировать. Утилизация проводится по приказу руководителя организации. Специально созданная комиссия определяет ценность документов. Если ценности нет, срок истек, то документ передают на уничтожение собственными силами или с привлечением специализированной организации.
Важно! Не допускается выбрасывать документы, в которых могут содержаться персональные данные как твердые коммунальные отходы.
Допускается для уничтожения применять различные технологии измельчения документов, в том числе и шредер, а если речь идет о цифровом документе, комиссия контролирует стирание информации или форматирование носителя.
Номенклатура дел по охране труда
Составление номенклатуры дел организации производится на протяжении последнего квартала года, предшествующего отчетному. Номенклатура вводится в действие в начале года — это означает, что номенклатура дел на 2021 год, составленная в 4-м квартале 2020-го, начинает заполняться с 01.01.2021.
Утверждение номенклатуры дел производится руководителем предприятия в конце календарного года. Внизу данного регистра подбивается итог по количеству перечисленных в номенклатуре дел, томов (частей).
Если в организации есть структурные подразделения, то каждое из них составляет свою номенклатуру дел. Такие номенклатуры согласовываются с работником, ответственным за ведение архива, и утверждаются руководителем подразделения. В соответствии с п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организаций, которые одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Основные архивные правила), сводная номенклатура дел составляется на основе регистров структурных подразделений.
Образец номенклатуры дел предприятия согласовывается с архивом не чаще чем 1 раз в 5 лет. Исключение действует для случаев, когда в организации была произведена серьезная реорганизация (по выполняемым функциям или структуре деятельности/управления), — тогда разрабатывается новая номенклатура дел.
Обычно номенклатура дел составляется в нескольких экземплярах. Один из них должен находиться в службе, ответственной за делопроизводство, другой — в архиве.
О видах номенклатуры читайте в статье «Как составить номенклатуру дел в организации?».
Утверждение НДО состоит из нескольких этапов. Так, составленный документ должен быть:
- завизирован лицом, ответственным за ведение архива в организации;
- подписан начальником службы, курирующей ведение делопроизводства;
- согласован с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архива и экспертной комиссией самой организации, если дела будут передаваться в госархив.
Утверждение НДО может быть произведено двумя способами:
- проставлением специального грифа на титульном листе документа с подписью директора, печатью организации и датой;
- изданием соответствующего приказа об утверждении данного документа.
НДО может быть утверждена только после ее проверки ЭПК, ведь может так случиться, что потребуется внести изменения в документ после получения замечаний от сотрудников госархива.
О сроках хранения документов в архиве читайте в нашей статье «Какой срок хранения документов в архиве организации?».
Каждое предприятие может сформировать индивидуальную НДО, разработав ее совершенно самостоятельно или взяв за основу примерную. В последнем случае структура исходного документа может меняться путем исключения/дополнения разделов, создания подразделов и иных манипуляций.
Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством
Изменения в законодательстве по охране труда в 2022 году
На основании ст. 209 ТК РФ рабочим признается место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя. Законом № 311-ФЗ внесены уточнения, что общие требования к организации безопасного рабочего места устанавливаются Минтрудом с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений.
Законом № 311-ФЗ введен новый термин «опасность» – это потенциальный источник нанесения вреда, представляющий угрозу жизни и (или) здоровью работника в процессе трудовой деятельности.
Кроме того, Законом № 311-ФЗ конкретизированы следующие понятия:
-
«профессиональный риск» – это вероятность причинения вреда не только здоровью работника, но и его жизни;
-
«управление профессиональными рисками» – это комплекс взаимосвязанных мероприятий, являющихся элементами системы управления ОТ и включающих в себя меры не только по выявлению, оценке и снижению уровней профессиональных рисков (что было раньше), а в перспективе – по недопущению повышения их уровней (в связи с этим на работодателя налагается обязанность проводить мониторинг и пересматривать выявленные ранее риски);
-
«требования охраны труда» – это совокупность требований, установленных государством и локальными нормативными актами работодателя (в том числе правилами (стандартами) организации и инструкциями по охране труда) (прежде работодатель был ограничен в части установления правил по ОТ).
Права работодателей в области ОТ установлены положениями новой ст. 214.2 ТК РФ. В ней, в частности, сказано, что работодатели вправе:
-
контролировать безопасность работ с помощью оборудования для дистанционной видео-, аудиозаписи производственных процессов (и обеспечивать хранение полученной при помощи такого оборудования информации);
-
вести электронный документооборот в области ОТ;
-
предоставлять дистанционный доступ к наблюдению за безопасным производством работ (а также к базам электронных документов) надзорным органам, которые наделены полномочиями на осуществление контроля за соблюдением трудового законодательства (то есть инспекциям по труду).
Обязанности по обеспечению безопасных условий и охраны труда, как и прежде, возлагаются на работодателя. Теперь они будут прописаны в новой ст. 214 ТК РФ (в действующей редакции – ст. 212 ТК РФ). В этой статьей также указано, что работодатель обязан создать безопасные условия труда исходя из комплексной оценки технического и организационного уровня рабочего места, а также исходя из оценки факторов производственной среды и трудового процесса, которые могут привести к нанесению вреда здоровью работников.
Перечень обязанностей работодателя в области охраны труда довольно обширный. Как и раньше, он должен обеспечить :
-
создание и функционирование системы управления ОТ (примерное положение о системе управления ОТ будет утверждено дополнительно, что следует из новой редакции ст. 217 ТК РФ);
-
соответствие каждого рабочего места государственным нормативным требованиям ОТ;
-
систематическое выявление опасностей и профессиональных рисков, их регулярный анализ и оценку;
-
реализацию мероприятий по улучшению условий и охраны труда;
-
разработку мер, направленных на обеспечение безопасных условий и охраны труда, оценку уровня профессиональных рисков вновь организованных рабочих мест;
-
режим труда и отдыха работников в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права;
-
приобретение за счет собственных средств и выдачу СИЗ и смывающих средств (отвечающих требованиям законодательства) работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением;
-
оснащение средствами коллективной защиты;
-
обучение охране труда, в том числе безопасным методам и приемам выполнения работ;
-
организацию контроля за состоянием условий труда на рабочих местах, за соблюдением работниками требований ОТ, а также за правильностью применения ими средств индивидуальной и коллективной защиты;
-
проведение СОУТ.
Со следующего года этот перечень в ст. 214 ТК РФ пополнится новыми обязанностями, в их числе:
-
приостановление работы в случае возникновении угрозы жизни и здоровью работников и эксплуатации зданий и оборудования – до устранения этой угрозы;
-
создание подходящих условий труда при приеме на работу инвалида или при признании таковым штатного сотрудника;
-
согласование с другим работодателем мероприятия по предотвращению травматизма при проведении работ на территории, подконтрольной этому работодателю.
Кроме того, новая ст. 216.2 ТК РФ возлагает на работодателя обязанность незамедлительно проинформировать работника об отнесении условий труда на его рабочем месте по результатам СОУТ к опасному классу.
Перечень прав работника в области ОТ приведен в ст. 216 ТК РФ. В частности, работнику предоставляется право:
-
получать информацию об условиях и ОТ от работодателя и соответствующих государственных органов (новая ст. 216.2 ТК РФ);
-
отказываться от выполнения работ в случае возникновения опасности для его жизни и здоровья вследствие нарушения требований ОТ до устранения такой опасности либо от выполнения не предусмотренных трудовым договором работ с вредными и (или) опасными условиями труда. В новой ст. 216.1 ТК РФ сказано, что такой отказ не влечет за собой дисциплинарную ответственность для работника.
Также в ст. 216 ТК РФ закреплены гарантии обеспечения права работника на санитарно-бытовое обслуживание (как должны обеспечиваться эти гарантии, установлено новой ст. 216.3 ТК РФ), права на внеочередной медосмотр в соответствии с нормативными правовыми актами и (или) медицинскими рекомендациями с сохранением за работником места работы (должности) и средней заработной платы (среднего заработка) на время прохождения медосмотра.
Номенклатура дел по охране труда
Опасные условия труда 4 класса — не редкость на сегодняшних предприятиях. С 1 марта 2022 года рабочие места с этим классом должны быть ликвидированы. Как только СОУТ покажет, что рабочее место отнесено к опасным условиям труда, работа на данном рабочем месте должна приостановлена, работник под подпись ознакомлен с тем, что работает в таких условиях и отстранен от работы на период до устранения оснований, послуживших установлению опасного класса условий труда (статья 214.1 ТК РФ).
Обратите внимание! Работника нужно с его согласия перевести на другое рабочее место, с оплатой труда по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка по прежней работе. Если работник не согласен, он вправе уволиться.
Приступить к работе на своем прежнем месте можно только в том случае, если СОУТ подтвердит, что в результате реализации плана мероприятий по улучшению условий и охраны труда, разработанного совместно с представительным органом работников, условия труда были признаны с улучшением (например, ранее был 4 класс, а стал 3.1-3.4). При этом план мероприятий должен быть направлен в территориальную ГИТ по месту нахождения рабочего места. Если головной офис находится в Москве, а шахта — в Ярославле, то копия плана должна быть направлена в Ярославскую ГИТ.
Запрет на работу в опасных условиях труда не касается МЧС, Росатома, Роскосмоса, отдельных силовых структур. Работа в опасных условиях на предприятиях промышленности, добывающей отрасли, транспорта, гражданской авиации не будет запрещена с 1 марта 2022 года.
➤ С 1 марта 2022 года у работодателей появятся новые права по охране труда. Они смогут контролировать безопасность производства работ дистанционно, то есть с помощью видео- и аудиофиксации. Все это потребует внести в трудовой договор условия, при которых такое видеонаблюдение будет разрешено.
➤ Работодателям разрешили проводить внутренний аудит соблюдения требований трудового законодательства по проверочным листам. Роструд разместит площадку, где работодатели смогут пройти самообследование по проверочным листам. Для этого чек-листы приведут в подходящий для самообследования формат.
Проводить самообследование – это право, а не обязанность работодателя. Если по итогам самопроверки работодатель получит высокую оценку соблюдения обязательных требований, то он сможет подготовить декларацию соблюдения обязательных требований в Роструд, со сроком действия 1-3 года.
В этот период плановые проверки проводиться не будут, а вот внеплановая проверка вполне возможна. И если при внеплановой проверке ГИТ обнаружит, что в организации нарушают требования охраны труда или выявят факты ввода недостоверных сведений при самообследовании, то декларацию отменят.
➤ Электронный документооборот – тоже право, а не обязанность работодателя. Если у организации имеется возможность выдать электронные цифровые подписи работникам и должностным лицам, то можно вести локальные нормативные акты в электронном виде, в том числе и фиксировать выдачу СИЗ.
Первое, что нас и меня, как специалиста по охране труда, волнует – это Порядок обучения по охране труда. Действующий Порядок 1/29 планируется отменить, а новый порядок сейчас находится на стадии оценки регулирующего воздействия. Список документов, которые изменятся, следующий: это приказы, программы инструктажей, программы обучения, положение об обучении – в общем, все документы, касающиеся обучения.
Ключевое назначение номенклатуры дел — это систематизировать документооборот в пределах одного субъекта — учреждения. То есть прямое назначение номенклатуры — это сгруппировать всю документацию для облегчения учета, поиска, хранения бумаг, справок и т. д.
Необходимость документа обусловлена решением следующих задач:
- упрощение классификации, учета и организации хранения деловой и кадровой документации;
- уменьшение времени поиска нужного бланка, дела в общем делопроизводстве;
- облегчение процесса передачи дел, составления описей бланков, форм;
- обеспечение системного подхода к сохранности и уничтожению документации.
Ключевое назначение номенклатуры дел — это систематизировать документооборот в пределах одного субъекта — учреждения. То есть прямое назначение номенклатуры — это сгруппировать всю документацию для облегчения учета, поиска, хранения бумаг, справок и т. д.
Необходимость документа обусловлена решением следующих задач:
- упрощение классификации, учета и организации хранения деловой и кадровой документации;
- уменьшение времени поиска нужного бланка, дела в общем делопроизводстве;
- облегчение процесса передачи дел, составления описей бланков, форм;
- обеспечение системного подхода к сохранности и уничтожению документации.