Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция по смене юридического адреса ООО в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В интернете много предложений «купить юридический адрес». Строго говоря, это не совсем законный путь, потому что вы предоставляете в ФНС не верные сведения о нахождении исполнительного органа общества. Но если у вас будет возможность получать по этому адресу корреспонденцию и организовать приём выездной проверки, то можно воспользоваться и им.
Подать документы можно несколькими способами:
- непосредственно в ИФНС или МФЦ только заявителем
- с помощью нотариуса
- в электронном виде через онлайн-сервис ФНС с ЭЦП заявителя
Для изменения информации об адресе в 2023 году необходимо предоставить в налоговую инспекцию следующие документы:
- заявление по форме Р13014
- решение учредителя или протокол общего собрания о смене юридического адреса ООО
- лист изменений или устав в новой редакции, если он был изменен
- гарантийное письмо владельца юридического адреса или согласие всех собственников жилого помещения с копией правоустанавливающего документа на недвижимость
- квитанция об оплате госпошлины, при необходимости
Какие документы подтверждают наличие юридического адреса?
В стандартный комплект документов входят:
Зарегистрировать организацию без юридического адреса невозможно.
С точки зрения законодательства, регистрация по месту фактического расположения офиса – самый надёжный вариант. Это не потребует длительной процедуры оформления. Документы направляются в территориальные органы ИФНС, затем следует написать заявление и оплатить государственную пошлину.
Но, самое главное, для этого необходимо иметь собственный офис. Увы, этим располагают далеко не все. Поэтому приходится искать альтернативные варианты.
Вполне законный вариант – зарегистрировать юридический адрес по месту жительства одного из учредителей. Что для этого необходимо? Предоставить копию паспорта с пропиской или нотариальные копии свидетельства о праве собственности.
Если нет готового юридического адреса, тогда и встаёт вопрос о его приобретении.
Но любая покупка совершается с какой-то конкретной целью. И если речь идёт о покупке юридического адреса, то первое, о чём следует подумать: «Для чего он необходим? Для какой цели?». Иногда он нужен лишь для прохождения регистрации – не более того. На первый взгляд, купить юридический адрес в таком случае совсем не сложно. Однако покупателя могут подстерегать некоторые ловушки. Можно купить дешёвый юридический адрес, но будет ли он отвечать требованиям законодательства? Нарекания и штрафы не заставят себя долго ждать.
Но если цель – серьёзное создание бизнеса, то к выбору и приобретению юридического адреса следует подойти со всей ответственностью.
Существует достаточно стандартный набор документов для регистрации юридического адреса: гарантийное письмо, составленное владельцем нежилого помещения; договор аренды, подтверждающий право на регистрацию адреса местонахождения; акт приема-передачи помещения; свидетельство, подтверждающее право собственности нежилого помещения.
Лучше всего отдать предпочтение юридическому адресу с подтверждением. Что это означает? Это значит, что в случае налоговых проверок, информация о расположении фирмы будет подтверждена. Большой надёжностью отличаются также юридические адреса от собственника. Кроме возможности подтверждения, это даёт возможность продлить срок действия юридического адреса. И. конечно, нельзя забывать о налаживании почтово-корреспондентского обслуживания.
В дальнейшем именно на юридический адрес направляется корреспонденция, именно там находится вся учредительная документация.
Шаг 2. Получить официальную выписку из ЕГРЮЛ
Для госрегистрации инспекцией нового адреса нужно будет сходить к нотариусу. Это связано с тем, что подпись заявителя на заявлении должна быть заверена нотариально. Но перед тем как удостоверить документы, нотариус проверит правоспособность юрлица. Для этого он запросит выписку из госреестра, а также учредительные документы.
Отметим, что получать сведения из реестра юрлиц нотариусы могут и самостоятельно, но на практике они не всегда реализуют это право. Поэтому целесообразнее подготовить выписку заранее. Ее можно получить как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Какой формат документа потребуется, зависит от запросов конкретного нотариуса.
Электронная выписка оформляется бесплатно через портал госуслуг или сайт ФНС. Она представляет собой pdf-файл, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью.
Запрос на получение бумажной выписки подается в любую ИФНС, которая выдает сведения из ЕГРЮЛ, в том числе через МФЦ или по почте.
Оформление бумажной выписки необходимо оплатить. Размер платы зависит от срочности: срочная – 400 рублей, обычная – 200 рублей (п/ 1 Постановления Правительства РФ от 19.05.2014 № 462).
Срок предоставления срочной выписки – не позже следующего рабочего дня. Обычную выписку оформят в течение 5 рабочих дней со дня получения запроса (пп. 1 пю 18 регламента, утвержденного Приказом Минфина РФ от 15.01.2015 № 5н).
Вопросы о порядке оформления изменения адреса юр. лица регламентирует Федеральный закон N 129-ФЗ от 08.08.2001 «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».
В соответствии с данным нормативно-правовым актом в течение трех рабочих дней после принятия решения об изменении места нахождения организация обязана проинформировать орган регистрации по предыдущему месту положения. Какие официальные бумаги предоставляются?
- форма Р14001 (титульный лист, лист Б) на изменение адреса (пункты с 1 по 5), страницы листа Р на заявителя. Форма заверяется нотариусом;
- решение (протокол) об уведомлении ФНС о предстоящем изменении адреса места нахождения.
Требования к юридическому адресу
В первую очередь, юридический адрес для регистрации компании должен быть достоверным. Что это означает? Критерии недостоверности указаны в Постановлении Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 N 61.
- Заявленный адрес не существует в принципе или объект недвижимости по нему разрушен.
- Адрес присвоен объекту незавершенного строительства, поэтому там нет условий для ведения предпринимательской деятельности.
- Адрес не может использоваться для связи с коммерческой организацией, потому что по нему расположены воинские части, режимные или закрытые учреждения, органы государственной власти.
- Адрес уже известен в ФНС, как адрес большого количества других юридических лиц, в отношении которых есть сведения, что связь с ними невозможна (корреспонденция возвращается обратно или руководители организаций отсутствуют).
- Собственник объекта недвижимости заявил, что запрещает использовать юридический адрес для регистрации юридического лица.
Во-вторых, адрес юрлица должен обеспечить создание нормального рабочего места для руководителя. Если окажется, что по заявленному адресу таких условий нет, возможен отказ в регистрации. Например, когда предприятие планируют открыть в гараже или мастерской.
Конкретных бланков для гар. письма ФНС не предоставляет: такой документ разрешается подготовить в свободной форме. Но, инспекторы примут гар. письмо, только если в нем будет отражена обязательная информация.
Гарантийное письмо составляется по стандартному шаблону — с “шапкой”, заголовком, текстовой частью и подписью составителя.
В шапке гарантии указываются данные собственника с реквизитами и контактной информацией. Важно предоставить действующий номер телефона — по нему инспектор будет связываться с автором гарантии. Под данными составителя указывается компания-адресат и наименование налогового органа, в котором пройдет регистрация нового ООО.
Текстовую часть нужно озаглавливать фразой “Гарантийное письмо” и описать ряд обязательных положений в свободной форме. Здесь необходимо сформулировать саму гарантию и указать данные объекта. Внесите в текстовую часть:
- Фразу о возможности передачи объекта недвижимости в арендное пользование;
- Выразите намерение собственника заключить договор аренды с указанной компанией;
- Предоставьте гарантию, что заключите договор лишь в случае, если компания будет поставлена на учет;
- Опишите объект недвижимости для аренды: ее адрес, площадь и другие адресные элементы;
- Подтвердите законность владения и отсутствие препятствий для использования объекта. Можно прописать, что помещение не в кредите, не в залоге, не в аресте и т.п.
Что отвечают в налоговой
- В договоре аренды не были указаны этаж или номер комнаты;
- В этой комнате зарегистрированы еще 10 компаний. Они там реально не находятся, там именно вы разместили свой офис, но это налоговиков не сильно волнует;
- В деле ИФНС присутствует акт обследования помещения, из которого следует, что вашей компании там нет;
- Собственник помещения вовремя не ответил на запрос ИФНС и не подтвердил факт аренды (например, был в отпуске, а заместитель забыл).
- Адрес фирмы не соответствует данным официального классификатора адресов (КЛАДР). Например, по данным ЕГРЮЛ адрес компании указан: ул. Ленина, д. 10Б, а в КЛАДР есть только адрес: ул. Ленина, д.10А, дома с литерой Б не существует.
Как получить юридический адрес
Существует несколько способов легально обзавестись адресом для компании, чтобы не только подтвердить государственную регистрацию, но и полноценно осуществлять коммерческую деятельность и своевременно получать корреспонденцию (письма, квитанции, документы и пр.). Предприятия пользуются одним из следующих вариантов:
- покупка отдельного помещения или здания. Самый дорогостоящий вариант, обеспечивающий вместе с тем полную прозрачность. Вы точно будете знать, что по этому адресуне зарегистрирована ни одна другая фирма, вам не нужно получать разрешительную документацию, у вас не возникнут спорные ситуации с арендодателем;
- аренда офиса или здания. Более доступный и распространенный способ. Компания арендует помещение, где будет размещаться офис или рабочая зона. После этого получает у собственника разрешающее письмо, в котором указано, что он согласен зарегистрировать юридический адрес ООО. Этот документ прикладывается к общему пакету заявления, подаваемое при регистрациифирмы;
- покупка или аренда адреса в специализированной компании. В крупных городах страны работают организации, которые оказывают услуги по предоставлению юридического адреса. Компания регистрирует ваше ОООна себя, предоставляет услуги по почтовому обслуживанию. Вам выдаются все необходимые юридические документы;
- регистрациякомпании на адрес директора или учредителя. Достаточно спорный вариант, но соответствующий букве закона. В этом случае жилое помещение переформируется под офис с подготовкой соответствующих документов. Такой способ не нарушает законодательство, однако есть множество моментов, которые могут вызвать вопросы у налоговой службы. Если будет доказано, что использование такого юридического адреса нарушает правила эксплуатации жилых помещений, то в регистрации откажут. Это может привести к отзыву лицензий и проблемам с банком.
Не будет лишним предварительно проконсультироваться с юристом, чтобы оперативно и в рамках закона решить вопрос с адресом и избежать возможных проблем в будущем. Конкретное решение будет зависеть от ваших текущих финансовых возможностей и предложений в рамках вашего города.
Когда налоговая инспекция может поставить «черную метку» в ЕГРЮЛ
ФНС разработала порядок проведения проверки и указала условия при которых компании могут попасть в «зону риска».
Основаниями для проставления «черной метки» могут являться следующие признаки:
1) подача в налоговую инспекцию заинтересованным лицом письменного возражения относительно предстоящей регистрации изменений, вносимых в устав или сведения, включенные в ЕГРЮЛ;
Такие возражения должны быть обоснованы и документально подтверждены.
2) несоответствие сведений, подаваемых заявителем при регистрации компании, сведениям, имеющимся в распоряжении налоговиков;
Либо, в представленных документах:
Например, по указанному адресу размещены органы государственной власти, воинские части.
4) собственник объекта недвижимости представил письменное возражение против регистрации компании по этому адресу;
5) представление сведений о лице, имеющем право без доверенности действовать от компании, которое ранее уже участвовало в сомнительных компаниях также является основанием для внесения записи о недостоверности,
6) представление документов в связи с реорганизацией компании в случаях, если в отношении прекращаемой компании не окончена выездная налоговая проверка, не оформлены ее результаты.
Известно, что одним из способов получения налоговой выгоды является проведение реорганизации. Реорганизация компании путем выделения зачастую затевается для избавления от «плохих» долгов и для того, чтобы не платить налоги, пени, штрафы:
1) компании направляется уведомление о необходимости представления в регистрирующий орган достоверных сведений;
2) по истечении тридцати дней с момента направления уведомления о недостоверности сведений регистрирующий орган вносит в ЕГРЮЛ запись о недостоверности содержащихся в ЕГРЮЛ сведений о юридическом лице.
«Черная метка» проставляется в случае игнорирования компании данной обязанности, а также если представленные документы не свидетельствуют о достоверности сведений.
То есть налоговики могут внести запись о недостоверности сведений о компании без вынесения судебных актов. Наличие «черной метки», безусловно, осложнит жизнь такой компании, поскольку в перечне документов для предоставления контрагенту с целью заключения договора содержится выписка из ЕГРЮЛ.
А наличие сведений, в отношении которых внесена запись о недостоверности, в течение более шести месяцев с момента внесения такой записи является основанием для исключения юридического лица из ЕГРЮЛ.
Шаг 3. Определить размер и доли в уставном капитале
Уставный капитал – это формальный вклад учредителей в общее предприятие. Обычно это деньги, к ним еще можно добавить иное имущество. Уставный капитал – не инвестиции в бизнес, а собственность ООО как юридического лица, гарантирующая интересы кредиторов. Учредители отвечают за долги ООО своими долями в уставном капитале, а личным имуществом по общему правилу не рискуют.
Сумму, превышающую 10 тыс. руб., можно внести в уставный капитал имуществом. Например, оборудованием, спецтехникой или товаром. Учредители всегда могут договориться, какое имущество принимается, а какое нет. Потом приглашают оценщика – он определяет рыночную стоимость и составляет отчет об оценке. Указанная в нем сумма и определяет размер уставного капитала.
Доли. Единственному учредителю ООО всегда принадлежит 100% уставного капитала. Если в регистрации ООО официально участвует несколько учредителей, они вносят уставный капитал в долях или в процентах. Эти доли не обязательно должны быть равными.
Допустим, у фирмы трое учредителей. Если все они участвуют в бизнесе в равных долях, доля каждого – 1/3 от уставного капитала. Так как 10 тыс. руб. разделить на 3 без дробных частей невозможно, есть смысл увеличить размер уставного капитала до 12 тыс. руб. Тогда доля каждого участника составит 4 тыс. руб.
Если учредители договорились о разных долях участия, например о том, что один из них получает 52% уставного капитала, а два других по 24%, то при размере уставного капитала в 10 тыс. руб., доли распределяются так:
Учтите: когда у компании появятся активы, доля в уставном капитале будет означать долю в бизнесе в целом (долю в совокупности активов на балансе).
Оплата. Уставный капитал вносят на расчетный счет юридического лица. После регистрации ООО на это дают 4 месяца. В уставе этот срок можно сократить до любого значения. Тот, кто пропустит срок оплаты, теряет свою долю – она переходит в собственность самого ООО, а потом распределяется между другими участниками. Еще за просрочку срока можно установить штрафы или пеню (ст. 16 Закона № 14-ФЗ).
Последствия проведенной проверки ФНС
Последствия обнаружения факта несоответствия юридического адреса включают в себя:
— Назначение штрафа от 5000 до 10000 рублей.
— Внесение записи в ЕГРЮЛ о недостоверности сведений, что может вызвать недоверие со стороны контрагентов.
— Организация не сможет получать своевременно письма от действующих ведомств, в числе которых могут оказаться особо важные уведомления.
Несоответствие юридического адреса с фактическими данными необходимо устранять быстро и своевременно. В противном случае ФНС может расценить фирму как однодневное предприятие, и тогда основная часть документов будет аннулирована. Наряду с этим следует ждать начисление штрафных санкций и ухудшение взаимоотношений с контрагентами. Для решения возникающих проблем полезно будет обратиться за юридическими услугами.
После изменения юридического адреса, ФНС, регистрирующая новый адрес, должна передать сведения в ЕГРЮЛ. Всем остальным лицам (контрагенты, банки, партнеры) об этом необходимо сообщить самостоятельно путем письменного уведомления.
Что нужно помнить при составлении договора с ИП?
Многие субъекты предпринимательской деятельности задаются вопросом: если Приказа о назначении директора нет, то какая должность у ИП в документах должна быть указана? В этом случае достаточно прописать наименование предпринимателя (например, ИП Иванов).
В зависимости от предмета договора и его целей существует несколько типовых общедоступных форм, так сказать, образцов соглашения. Но надо понимать, что любую форму нужно максимально адаптировать по отношению к конкретной хозяйственной или экономической ситуации. Прежде чем приступать к составлению договора, рекомендуется:
- четко сформулировать совокупность своих требований, смоделировать все возможные варианты развития отношений, в том числе проблемные ситуации, которые могут возникнуть и пути их преодоления;
- постараться предугадать все возможные уловки, «подводные камни», чтобы в самом соглашении избежать двусмысленных трактовок, каких-либо недочетов и т.д.
В целом договор с ИП не многим отличается от договора с представителями других организационно-правовых форм, но некоторые исключения все же имеют место быть (законом установлены сроки хранения этих документов, о которых можно узнать по этой ссылке).
Особенности заключения договора с ИП
Одной из особенностей заключения договоров с ИП является то, что законом позволяется указывать не только правовую форму, но и просто реквизиты и паспортные данные самого предпринимателя. Это не будет считаться нарушением.
В процессе составления текста договора с предпринимателем можно столкнуться с распространенным вопросом: склоняется ли ИП в документах? Если разобраться, то фамилия индивидуального предпринимателя в данном случае не является названием фирмы, как в случае с юридическими лицами. Соответственно, в юридических документах фамилия (а при необходимости имя и отчество) прописывается согласно правилам русского языка, т. е. склоняется.
Для примера возьмем ИП с фамилией Иванов и ЗАО с названием «Иванов». В одном и том же контексте одна и та же фамилия будет употребляться по-разному. На расчетный счет ИП Иванова поступили денежные средства в размере указанной суммы. На расчетный счет ЗАО «Иванов» поступили денежные средства в размере указанной суммы. Как видно из примера, в первом случае фамилия Иванов употребляется в родительном падеже с добавлением окончания «а». Во втором случае фамилия заключена в кавычки и обозначает название организации, поэтому не склоняется.
Своего рода особенностью является и тот факт, что ИП, в отличие от юридического лица, действует на основании свидетельства о государственной регистрации, т.к. его деятельность не предполагает наличия уставных документов, как в случае с организациями. Эти обстоятельства обычно указываются в предметной части договора.
Разобравшись с основными принципами оформления соглашений с предпринимателями, остается прояснить еще один немаловажный вопрос: документы, необходимые для заключения договора с ИП.
Порядок получения справки о налоговом резидентстве
До недавнего времени специальной формы заявления, которое в налоговый орган должны были предоставлять компании, ИП и иные физические лица, не было. Составлять его нужно было в свободной форме. Но с 9 декабря 2017 года заявление в обязательном порядке должно подаваться в по форме, утвержденной ФНС (КНД 1111048). В заявлении указывается следующая информация:
- наименование организации (если заявление подает физлицо или ИП, то его ФИО);
- периоды времени, за которые заявителю необходима справка (например, за прошедший год или за несколько лет);
- причина выдачи справки (требуется в случае применения двусторонних международных договоров или при иных целях);
- время пребывания ИП или иного физлица в РФ;
- основания, по которым лицо (юридическое или физическое) может считаться налоговым резидентом РФ;
- информация о документе, удостоверяющем личность (указывается в случае отсутствия ИНН).
Вы можете зарегистрировать ООО по месту жительства одного из учредителей или директора при соблюдении следующих условий:
- Учредитель (или директор) прописан в этом жилом помещении (квартире, доме и т.д.), которое вы указываете в качестве юридического адреса.
- Помещение приватизировано. Если помещение находится в муниципальной или государственной собственности, получить разрешение на регистрацию ООО у уполномоченного органа будет непросто
- Все собственники помещения согласны с регистрацией в их квартире ООО. Согласие нужно получать даже от несовершеннолетних собственников, за них его подписывают родители или опекуны.
- Для вашего бизнеса не нужны лицензии или особые разрешения
- К вам не относятся специальные санитарные правила или требования безопасности
Для подтверждения юридического адреса в жилом помещении понадобятся следующие документы:
- Согласие всех собственников квартиры
- Свидетельство о праве собственности (и его копия)
- Выписка из домовой книги (по требованию инспекции)
- Копия лицевого счета (по требованию инспекции)