Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Можно ли ставить факсимиле на счете-фактуре?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В некоторых компаниях подписи на выставленных счетах-фактурах директор и главбух проставляют не лично, а путем факсимиле. Данный факт легко заметить путем обычного визуального осмотра, поэтому будьте уверены, что и налоговики такую подпись обнаружат без труда. И не замедлят «снять» вычет НДС по счетам-фактурам, подписанным подобным образом.
Работа с факсимиле: где можно использовать, как документировать легитимность, риски (часть 1)
В этом номере журнала подробный разбор практики работы с факсимиле начинаем с выяснения допустимой сферы применения этого способа подписания документов.
В каком случае это возможно для инвалидов по зрению? Как все остальные должны договариваться об уместности факсимиле на их документах? Что делать, если соглашение об этом с контрагентом не подписано, а факсимиле уже вовсю используется? Как и когда составлять такие соглашения? Как данную договоренность можно сразу отразить в заключаемом договоре? И наоборот – как в нем можно сформулировать запрет на использование сторонами факсимиле? Что делать, если вы получили документ-оферту или акцепт, подписанный факсимиле? Каковы особенности в сфере госзакупок? Отвечаем на перечисленные вопросы, основываясь на судебной практике и показывая образцы документов и их ключевых формулировок.
Во многих компаниях, особенно с большим объемом документооборота, для ускорения подписания документов начинают использовать факсимиле. Многие понимают, что это облегчает подписание документов и значительно упрощает жизнь руководителя компании да и ряда других сотрудников. При этом многие осознают, что данная технология содержит в себе определенные риски, однако не разобравшись с ними, начинают ее использовать. Частенько руководитель решает сам, на какие документы можно ставить его факсимильную подпись, а на какие нельзя, не всегда регламентируя порядок работы с факсимиле внутренними документами компании и соглашениями с контрагентами, и вообще не вспоминая при этом про требования законодательства и не принимая во внимание многочисленную судебную практику по этому вопросу. При таком подходе он рискует юридической силой подписанных при помощи факсимиле документов. И узнает об этом компания обычно в самый неподходящий момент, когда ее документ «заворачивает» контрагент, суд или регулирующий, проверяющий орган (таможня, например).
Поэтому важно разобраться в принципиальных аспектах данной технологии, именно этим и предлагаем вам заняться:
- в каких ситуациях и на каких документах можно ставить факсимиле;
- как организации ввести их в действие – легитимизировать использование и
- как потом «вывести из оборота», чтобы без ее ведома документы не продолжали подписываться факсимильной подписью;
- какие опасности нас поджидают на этом пути и как минимизировать риски.
Тогда использование факсимиле будет экономить силы, став более безопасной технологией. А кто-то, ознакомившись с нашим опытом и подборкой судебной практики, возможно, решит отказаться от факсимиле.
Подписание разными лицами
Как известно, счет-фактура составляется в двух экземплярах, одних из которых остается у составителя, а другой — передается покупателю (если речь идет о реализованных товара) или заказчику (если речь идет о выполненных работах или оказанных услугах).
Очевидно, что экземпляры одного документа должны быть идентичны, на то они и экземпляры. Соответственно, и подписывать их должно одно и то же лицо (лица).
И если налоговая инспекция во время проверки (в т.ч. с запросом документов у контрагента проверяемого лица) обнаружит несоответствие подписей, то организации может грозить отказ в вычете НДС по таким счетам-фактурам.
По крайней мере, подобные споры можно встретить в судебной практике.
Отметим, что суд может встать и на сторону компании в подобном споре.
Например, в постановлении ФАС Московского округа от 19.09.2011 по делу № А40-119463/10-4-685 судьи отметили, что подписание экземпляров счетов-фактур разными лицами от имени продавца не является основанием для признания какого-либо экземпляра счета- фактуры недействительным и данное обстоятельство не свидетельствует о нарушении налогового законодательства. Так что в случае споров у компаний есть шансы отстоять свое право на вычет.
А если подписание экземпляров счета-фактуры вызвано технологическими особенностями организации-поставщика, то сами чиновники не видят в этом ничего предосудительного (письмо Минфина России от 27.06.2017 № 03-07-05/40316).
На каких документах можно ставить факсимиле
Внутренними правилами организации, а также договорами с контрагентами фирма может сама установить условия использования штампа взамен оригинала. В законе нет однозначного определения случаев, когда штамп можно применять. Однако на практике широко известны ситуации, когда использование качественной подделки может привести к нерешаемым юридическим спорам.
Так, правила применения копии вряд ли можно назвать четкими. Но важно знать, где можно ставить штамп, а какие документы этого не допускают.
Допустим, вы хотите разгрузить работу отдела бухгалтерии и разрешить им не подписывать каждый первичный документ, а ставить факсимильную подпись с помощью штампа, что значительно ускорит рабочий процесс.
Имеете ли вы на это основания? А если в договоре о взаимном сотрудничестве прописано, что первичная бухгалтерская документация при штампе обретает такую же юридическую силу, как при подписании оригиналом?
В общем, следует подробно рассмотреть, каков порядок применения удобного в работе штампа для отдельных видов правоотношений и когда точно нельзя использовать факсимильную подпись.
Судебная практика относительно факсимиле
Допустим, ваша организация по правилам внутреннего порядка, отраженным в регламентах, ставила штамп на доверенностях. Выше в статье мы рассмотрели, что так делать нельзя. И вот теперь торговый агент по доверенности забрал деньги у клиента вашей организации, а деньги в кассу не сдал.
Вы решили довести дело до суда. В действительности данную ситуацию можно трактовать так, что доверенность изначально не имела юридической силы, а поэтому деньги в кассу поступить не должны. Но какой же будет позиция судей относительно того, что на доверенностях стоял штамп, а не оригинал?
Существует несколько позиций суда по поводу правомерности применения штампа. Суд учитывает, что в налоговом и бухгалтерском российском законодательстве нет необходимых норм, запрещающих использование штампов. На основании этого суд может отклонить доводы налоговой инспекции о неправомерности случаев подписания бухгалтерской первичной документации с помощью штампа.
В законодательстве нет четких требований насчет того, что документы должны заверяться оригиналом. Ни в одном законодательном акте нет определения личной подписи, то есть она (теоретически) может быть как оригинальной, так и факсимильной.
Использование штампа на счетах-фактурах нарушает статью 169 Налогового Кодекса РФ. Это обосновано тем, что применение штампов допускается только в рамках гражданско-правовых отношений, а налоговая сфера таких возможностей не предусматривает.
Важно помнить: если документы, которые отправляются в налоговую, должны быть заверены только оригиналом, то по-другому не получится предъявить НДС к вычету.
Существовало множество дел, где по факту нарушалось налоговое законодательство, что приводило к негативному судебному решению. Поэтому для того чтобы избежать судебных споров, которые могут возникнуть в ходе экономической деятельности, необходимо заверять бухгалтерские и налоговые документы оригинальными автографами уполномоченных сотрудников.
Итак, если вы считаете, что факсимильная подпись — это удобный штампик, который значительно ускорит рабочий процесс в вашей фирме и освободит несколько рабочих рук, то это не так. Очень немногие документы можно заверить таким образом.
Без опасений штамп можно использовать для внутренней документации, в деловых переписках, при подписании договоров, если ранее контрагенты оговаривали возможность применения таких печатей в делопроизводстве.
Что такое факсимильная копия документа
Копии, которые были заверены нотариусом, называют нотариальными, поскольку их соответствие оригиналу подтверждено официальным ответственным органом – нотариатом. Копии, которые были заверены в порядке, который был установлен законом, обладают такой же юридической силой, как и оригиналы.
Дубликат (с лат. duplieantus – удвоенный) – это второй или последующий экземпляр любого документа, который имеет, в отличие от других видов копии, такую же юридическую силу, как и подлинник. В ходе управленческой практики дубликат создается только тогда, когда в ходе совершения сделки оригинальный документ может оставить у себя только одна из сторон. Это может быть дубликат квитанции о накладной или грузовой, или сертификатов. Также дубликат выдается в случае пропажи подлинного документа, который требует восстановления (паспорт, диплом, аттестат и т.д.). В верхней части документа делают надпись «Дубликат».
Факсимиле директора на договорах
⭐ Правовые основы. Законность факсимильной подписи. Судебная практика.
Можно ли использовать факсимиле директора при подписании договора?
Чтобы без проблем проставить вместо подписи факсимиле. Нужно письменное соглашение с контрагентом на это. Поэтому без такого соглашения не рекомендуется использовать оттиск.
Хотя арбитражная практика в подобных ситуациях исходит из конкретных обстоятельств. Например, у вас нет соглашения. Но есть ранее заключенные таким способом договоры с определенным партнером. Которые он не оспаривал. Тогда, если он к вам предъявит претензии. У вас есть шанс их «отбить». Аргументом при этом будет то, что другая сторона ранее была безоговорочно согласна на такие условия. И, значит, по этому вопросу достигнута устная договоренность.
Данные документы (соглашение или приказ) в той или иной форме должны быть в каждой организации. Ведь они документируют факт согласия сторон на использование факсимиле. Для важных документов это может стать существенным моментом.
Но на сегодняшний момент во многих организациях подобных документов просто нет. Порядок использования факсимильной подписи часто бывает не определен не только во внешних контактах организации. Но и во внутренних нормативных документах. Зачастую каждый руководитель решает сам. На какие документы можно ставить его факсимильную подпись. А на какие нельзя, не всегда вспоминая при этом требования законодательства.
Если этот порядок в вашей организации не определен. То при оценке возможности использования факсимиле для подписания писем нужно быть особенно бдительным. Ведь некоторые письма могут оказаться приглашением (офертой) или согласием заключить сделку (акцептом). Помните, что речь идет о заключении договора! Чтобы избежать проблем с этими документами, можно установить правило. Согласно которому факсимиле на письмо будет проставляться только после его визирования юристом. Или иным специалистом, ответственным за заключение подобных договоров. Это снимет груз ответственности с того, кому доверили проставление факсимиле в отсутствие руководителя. Например, с его личного помощника или начальника службы ДОУ.
Факсимиле – экономия времени или риск
- «Факсимильная подпись генерального директора может проставляться на рассылаемых приглашениях, поздравлениях и других подобных документах. Подлинный экземпляр такого документа должен иметь личную подпись генерального директора»;
- «Штампы с факсимильным воспроизведением подписи президента и вице-президентов Общества разрешается при необходимости ставить на копиях подписанных ими в установленном порядке документов. Использование указанных штампов при оформлении подлинников документов запрещается»;
- «Использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью аналогов собственноручной подписи допускается при подписании документов справочно-информационного характера: приглашений, справок, извещений и др.».
1. Несоблюдение простой письменной формы сделки лишает стороны права в случае спора ссылаться в подтверждение сделки и ее условий на свидетельские показания, но не лишает их права приводить письменные и другие доказательства.
Как заказать факсимильную печать?
Заказать факсимиле можно непосредственно посетив организацию, которая их изготавливает, либо направив заказ по электронной почте. Поскольку подписывать иногда приходится большое количество служебных форм, целесообразно заказать более одного штампа, с небольшой разницей в некоторых узлах росчерка.
Кроме точного воспроизведения подписи на резиновой подложке, изготовление факсимиле включает автоматическое устройство, которое позволяет делать оттиск с четкими контурами. В оснастку заливается специальная краска, которая одинаково ровно ложится на бумагу любого качества. Кроме того, аналог имеет все признаки оригинала:
- Легкая размытость на некоторых участках;
- Прерывистость и толщину линий.
Стоимость изготовления зависит от размера подписи.
Отстаиваем вычет по счету-фактуре с факсимиле
Позиция судей по вопросу налогового вычета по счетам-фактурам с факсимиле неоднозначна. Так, Верховный Суд РФ в своем определении от 03.08.2015 № 303-КГ15-8444 отметил, что факсимиле на счете-фактуре не соответствует порядку их заполнения, указанному в ст. 169 НК. Аналогично по этому вопросу высказывался ВАС в постановлении от 27.09.2011 № 4134/11 и по ряду других дел (№ А57-8362/2013, № А57-4665/2013, № А79-13124/2012, № А42-3909/2012, № А72-7108/2012).
При этом другие суды признавали правомерность факсимиле на счете-фактуре (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 03.12.2010 № А45-16746/2009 и др.).
Какие же коммерсанту нужно предпринять шаги, чтобы факсимиле на счете-фактуре не преподносило неприятных сюрпризов?
Откажитесь от факсимиле в первичных учетных документах
Компании иногда применяют факсимильную подпись, когда подписывают первичные учетные документы, которые потом представляют в налоговые органы. Как правило, налоговики заявляют, что закон не предусматривает возможность факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры. В документах бухгалтерского учета должны быть личные подписи.
Если компания отступает от этих правил, ей отказывают в применении налоговых вычетов. Суды в таких случаях поддерживают позиции налоговиков.
Также не стоит полагаться на факсимильные подписи, если доказываете в рамках налогового спора факты реальности выполнения работ, оказания услуг или поставки товаров конкретным контрагентом. Налоговые органы и суды в таких случаях еще больше сомневаются в реальности взаимоотношений между налогоплательщиком и его спорным контрагентом.
Особенности создания клише
Чтобы применять факсимильную подпись и соблюдать при этом требования, установленные в законодательных нормах, необходимо, чтобы она была качественно изготовлена. Оснастка, которую применяют при создании клише, выдерживает высокое давление и обеспечивает защиту оттиска от механических повреждений. Для этого используется высокотехнологичный GRM элемент. Он снабжается специальным механизмом, ограничивающим силу прижатия. Размер оснастки зависит от величины автографа. GRM элемент позволяет получить четкий и не раздавленный оттиск. В целом изготовление факсимильной подписи не сопровождается серьезными сложностями, кроме некоторых технических тонкостей, которые имеют место в ходе процесса. Сначала осуществляется сканирование автографа. Под образец изготавливается клише. Выглядит оно, как правило, в виде печати-штампа. Оснастка может быть простой (металлической или пластмассовой) либо автоматической. Перед тем как начать изготовление компания должна взять с заказчика факсимиле письменное разрешение на это.
Минфин России в Письмах от 01.06.2010 N 03-07-09/33 и от 17.09.2009 N 03-07-09/48 указывает на то, что в соответствии с п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. При этом использование счетов-фактур, подписанных факсимильной подписью, НК РФ не предусмотрено.
Следовательно, по мнению Минфина России, счета-фактуры, составленные с использованием факсимильной подписи, признаются составленными с нарушением установленного порядка и не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету.
В Письме Минфина России от 04.06.2008 N 03-07-11/214 содержится вывод о том, что использование счетов-фактур, подписанных факсимильной подписью, законодательством Российской Федерации не предусмотрено.
Такие счета-фактуры считаются составленными и выставленными с нарушением порядка и не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету или возмещению.
Даже если условиями договора предусмотрена возможность использования факсимильной подписи при заполнении счетов-фактур, то налогоплательщик все равно не вправе принять по такому счету-фактуре НДС к вычету. Об этом говорится в Письме Минфина России от 17.06.2009 N 03-07-09/31.
Письма ФНС России от 14.02.2005 N 03-1-03/210/11 и от 07.04.2005 N 03-1-03/557/11 содержат аналогичные выводы.
Пример. Налоговым органом на основании решения проведена выездная налоговая проверка налогоплательщика по вопросам правильности исчисления и своевременности уплаты (удержания, перечисления) налогов и сборов за проверяемый период.
По результатам проверки составлен акт, в котором налоговым органом отражены нарушения налогового законодательства, в том числе при проверке правильности исчисления НДС установлены нарушения, выразившиеся в необоснованном применении налоговых вычетов по счетам-фактурам, выставленным контрагентами налогоплательщика, а именно оформление счетов-фактур, оформленных с использованием факсимильной подписи. Выявленные в ходе проведения контрольных мероприятий обстоятельства не подтверждают реальность хозяйственных операций между налогоплательщиками и указанными контрагентами, расходы не являются экономически оправданными и документально подтвержденными.
По результатам рассмотрения материалов выездной налоговой проверки, акта, возражений налогоплательщика, материалов дополнительных мероприятий налогового контроля налоговым органом вынесено решение о привлечении к ответственности за совершение налогового правонарушения, на основании которого налогоплательщику предложено уплатить налог, в том числе НДС.
Анализ арбитражной практики
Так, Высший Арбитражный Суд РФ в Постановлении от 13.02.2009 N ВАС-16068/08 решил, что действующее налоговое законодательство и законодательство о бухгалтерском учете не содержат нормы, устанавливающие допустимые способы подписания счетов-фактур, и не предусматривают запрет на совершение подписи руководителя путем проставления штампа (факсимиле). Факсимильная подпись — это способ выполнения оригинальной личной подписи, поэтому проставление ее на счетах-фактурах не свидетельствует о нарушении компанией требований, установленных ст. 169 НК РФ. Следовательно, счет-фактура, оформленный подобным образом, не лишает плательщика НДС права на вычет. При этом необходимо соблюсти условие ст. 160 ГК РФ: возможность использования факсимиле должна быть прямо предусмотрена в договоре.
8 апреля 2009 г. в Определении N ВАС-3935/09 ВАС РФ вновь обратился к «факсимильной» проблеме. Коллегия судей ВАС РФ поддержала налогоплательщика, правовую позицию, занятую Арбитражным судом Республики Башкортостан, Восемнадцатым арбитражным апелляционным судом и ФАС Уральского округа, и отказала налоговому органу в передаче дела в Президиум ВАС РФ. Данное Определение стало третьим, в котором судьи ВАС РФ указали на необоснованность позиции Минфина России и ФНС России по вопросу использования документов с факсимильными подписями. Ранее об этом говорилось и в Определении ВАС РФ от 20.08.2007 N 10091/07.
К аналогичному выводу приходят и федеральные суды. Системно анализируя нормы п. 6 ст. 169 НК РФ, п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и ст. 4 Федерального закона от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», суды приходят к выводу: факсимильная подпись является не копией, а способом выполнения оригинальной личной подписи. В связи с этим счета-фактуры с факсимильной подписью соответствуют требованиям ст. 169 НК РФ. На этом основании судьи некоторых федеральных округов вынесли решения в пользу налогоплательщиков, принявших к вычету суммы НДС, указанные в счетах-фактурах, на которых были проставлены факсимильные подписи (см., например, Постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 02.03.2010 по делу N А53-2634/2009, от 12.10.2009 по делу N А32-12030/2007-19/302, Восточно-Сибирского округа от 13.10.2009 по делу N А33-16226/08 (Определением ВАС РФ от 15.01.2010 N ВАС-17618/09 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ), Дальневосточного округа от 14.10.2009 N Ф03-5231/2009, Северо-Западного округа от 30.11.2009 по делу N А13-8617/2008, Волго-Вятского округа от 28.09.2009 по делу N А43-29505/2008-40-1257, Поволжского округа от 26.03.2009 по делу N А55-6067/2008 (Определением ВАС РФ от 17.07.2009 N ВАС-8971/09 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ), от 12.03.2009 по делу N А12-6410/2008).
Вопреки распространенному мнению успех в этих спорах сопутствует налоговым органам далеко не всегда. Приведенные выше примеры наглядно свидетельствуют, что судебно-арбитражная практика, мягко говоря, довольно далека от единообразия. Таким образом, покупатель может принять к вычету НДС на основании счета-фактуры, составленного с использованием факсимильной подписи.
Однако эту позицию, скорее всего, налогоплательщику придется отстаивать в суде.
Окончательное решение «факсимильной» проблемы находится в компетенции Президиума ВАС РФ.
Если налогоплательщик не желает возникновения трений с налоговиками при проверке, счета-фактуры с факсимильными подписями ему следует по возможности все же заменить на счета-фактуры с оригинальной личной подписью руководителя организации и главного бухгалтера либо индивидуального предпринимателя.
А продавцам следует обратить внимание на формулировку п. 6 ст. 169 НК РФ: счет-фактура может быть подписан не только руководителем и главным бухгалтером, но и уполномоченными распорядительным документом лицами. При оформлении счета-фактуры последним способом вместо фамилий и инициалов руководителя и главного бухгалтера организации в счете-фактуре рекомендуется указывать фамилию и инициалы подписавшего его лица (Письма Минфина России от 06.02.2009 N 03-07-09/04, от 28.04.2009 N 03-07-09/23). ФНС России в Письме от 18.06.2009 N 3-1-11/425@ обращает внимание, что если в счете-фактуре в реквизитах «Руководитель организации» и «Главный бухгалтер» присутствуют их фамилии и инициалы, под указанными реквизитами рекомендуется дополнительно указать следующие сведения: «За руководителя организации» и «За главного бухгалтера» соответственно. При этом уполномоченное лицо ставит свою подпись и после нее указывает фамилию и инициалы лица, подписавшего данный счет-фактуру.
Кстати, в Письме от 09.07.2009 N ШС-22-3/553@ ФНС России констатировала: в отличие от организации, индивидуальному предпринимателю положениями ст. 169 НК РФ право подписания счета-фактуры его уполномоченным представителем не предоставлено. Поэтому он не вправе возложить обязанность подписания счетов-фактур на уполномоченных им лиц. При этом было сообщено, что с Минфином России указанное мнение согласовано (Письмо Минфина России от 29.06.2009 N 03-07-15/98). Более того, в Письме Минфина России от 14.01.2010 N 03-07-09/02 указано: финансовое ведомство поддерживает мнение, изложенное в Письме ФНС России от 09.07.2009 N ШС-22-3/553@, об отсутствии в налоговом законодательстве нормы, предусматривающей право индивидуального предпринимателя возлагать обязанности подписывать счета-фактуры на уполномоченных им лиц. По данному вопросу тоже можно спорить, но, скорее всего, дело дойдет до суда.
Л.П.Фомичева
Аттестованный аудитор
Минфина России,
налоговый консультант
Факсимиле на счете-фактуре: можно ли?
Можно ли на накладных и счетах-фактурах проставлять подпись директора – факсимиле? Имеются ли какие-то последствия со стороны проверяющих органов, если на накладных-счетах-фактурах поставлена подпись директора – факсимиле?